متخصصان فرایند، چگونه کسب و کارها را به سوی دیجیتالی شدن سوق می دهند؟

نقش تکاملی متخصصان فرایند:

توسعه ابزارهای دیجیتال، تاثیر زیادی روی همه  مشاغل در جهان داشته است. حتی برخی افراد معتقدند که تحول دیجیتال یک انتخاب نیست؛ بلکه یک ضرورت است. در حالی‌ که بسیاری از شرکت‌ها برای موفقیت در تحول دیجیتال تلاش می‌کنند ؛ گروه زیادی از ابزارهای دیجیتال، پیامدهایی را برای متخصصان فرایند در حال حاضر و در آینده خواهند داشت.

نزدیک به یک دهه است که معلوم گردیده است؛ فرایندها، در تحول دیجیتال، نقش اصلی و مهمی دارند. هنوز در برخی از شرکت‌ها، متخصصان فرآیند، روی فرآیند‌های کوچک در بخش خود، تمرکز می‌کنند. در سایر مکان‌ها، متخصصان فرایند سعی می‌کنند بهبود‌های بیشتری را همراه با کاهش هزینه‌ها ایجاد کنند و از دید مشتریان خارجی به کسب و کار نگاه نمی‌کنند. در برخی دیگر، نقش فناوری اطلاعات را کمرنگ می‌بینند و همکاری خوبی با بخش IT ندارند. خبرگان فرایند برای ایجاد ارزش مشتری، باید کار خود را ارتقا داده و با دید پایانی و عملکردی به فرایندها نگاه کنند.

مهارت‌های مورد نیاز متخصصان فرایند:

برای آنکه متخصصان فرایند، بتوانند به جایگاه شایسته‌ای در دنیای کسب و کار دیجیتالی آینده برسند؛ نیاز به یادگیری مهارت‌های ویژه‌ای دارند. به عنوان اولین مهارت مهم، آنها باید بتوانند؛ نقشه سفر مشتری را توسعه دهند. این مهارت، برای اینکه اعضای تیم مدیریت ارشد، بتوانند کسب و کار را از دیدگاه مشتریان ببینند؛ ضروری است. آنچه در اینجا اهمیت دارد؛ ایجاد نقشه سفر مشتری در سطح قابل قبول و همراه با جزئیات می‌باشد. با داشتن سطح بالایی از این مهارت، فرد می‌تواند بر روی آنچه واقعاً برای مشتری مهم است؛ تمرکز کند. با استفاده از واژه سفر مشتری می‌توان با تیم اجرایی، در مورد اهمیت همکاری متقابل، صحبت کرد. به این طریق، متخصصان فرایند می‌توانند با این دیدگاه که ” تحول دیجیتال باید از مشتری شروع شود”؛ کارها را اداره کنند.

قدم بعدی این است که متخصصان فرایند با ابزارهای دیجیتال آشنا شوند. این ابزارها می‌توانند در زمینه‌های اجتماعی، موبایل، تجزیه و تحلیل، فضای ابری، فرایند‌های رباتیک یا RPA ، فرایند‌کاوی و داده‌های بزرگ باشند. جک لوییس، متخصص زنجیره تامین با بیش از 43 سال تجربه در UPS، معتقد است “آینده زنجیره تامین دیجیتال است”. او فکر می‌کند که حداقل چهار عنصر متصل به هم وجود دارند؛ که باید پرورش یافته و مدیریت شوند تا متخصصان فرایند زمینه لازم برای توسعه فریم ورک‌هایی مانند PDCA (طرح- بررسی- انجام دادن- عمل کردن) برای تولید نتایج را داشته باشند. این چهار زمینه عبارتند از:

• داده های با کیفیت بالا
• تجزیه و تحلیل پیشرفته
• مجموعه ای از ابزارهای دیجیتال
• مدیریت قوی یا تغییر مدیریت

استفاده یکپارچه از ابزارهای دیجیتال و مدیریت شایسته:

توجه کنید که در اینجا، تاکید بر استفاده از مجموعه‌ای از ابزارهای دیجیتال است. باید به جای اینکه از هر ابزار دیجیتال، به صورت تکی استفاده شود؛ از مجموعه‌ای از ابزارهای دیجیتال، به صورت یکپارچه استفاده گردد؛ تا نتایج بهتری به دست آید. توجه به این نکته مهم است؛ که هر ابزار دیجیتال، در بخش جداگانه ای قرار داده نشود. دانشگاه فلوریدای جنوبی یکی از اولین مراکزی بود که استفاده همزمان از ابزارهای دیجیتال را پذیرفت. این دانشگاه ترکیبی از مدیریت فرایند کسب و کار، مدیریت موردی، تجزیه و تحلیل پیش‌بینی کننده را با متدولوژی توسعه و تحویل چابک پذیرفت تا یک دید 360 درجه در دانشجویان ایجاد کند. در ضمن، سایر شرکت‌های پیشرو نیز با توجه به تغییر انتظارات و رفتارهای مشتریان به دلیل عمومی شدن استفاده از دستگاههای موبایل و اینترنت؛ متوجه مزایای این روش یکپارچه شدند.

مدیریت شایسته و تغییر مدیریت نیز موضوعات بسیار مهم دیگری هستند. در مصاحبه ای با مجله CIO، CIO و SVP زنجیره تأمین محصولات مصرفی رینولدز، متوجه شدند؛ که مشتریان و توقعات آنها در حال تغییر هستند و برای برآورده کردن این توقعات راهی به جز طراحی مجدد کسب و کارها و تغییر فرهنگ برای پذیرش این موارد، وجود ندارد.

ایجاد مهارت‌های طراحی تفکر توسط متخصصان فرایند:

در مرحله بعد، متخصصان فرایند باید مهارت‌های طراحی تفکر را ایجاد کنند. در حالی که هنوز هم بهبود دیجیتال مهم است؛ اما در عصر دیجیتال کافی نخواهد بود. برخی از متخصصان طراحی تفکر مانند کلی ریچاردسون، موسس Digital Fast-Forward، طراحی تفکر را یک قدرت برتر برای حل مسائل می‌داند؛ که به تیم‌ها اجازه می‌دهد؛ هنگام مواجهه با چالش‌ها نوآوری کنند و از خلاقیت خود برای رها کردن تکنولوژیهای جدید مخرب استفاده کنند.

بیشتر بخوانید: 4 گام برای موفقیت در بهبود فرایند کسب و کار  

معیارهای جدید اندازه‌گیری کارایی:

گروهی از متخصصان بهبود فرایند که تنها بر روی بهبود تدریجی تمرکز می‌کنند؛ ممکن است به زودی متوجه شوند که عوامل اجرایی، به تکنولوژی هایی مانند RPA و فرایند کاوی برخلاف روش‌های قدیمی بیشتر توجه می‌کنند.

در نهایت متخصصان فرایند، باید از ذهن خود برای بیان نقش فرایندها در مدلهای کسب و کار و مدلهای عملیاتی، استفاده کنند. این مدلها، روی یک فریم‌ورک از جریانهای ارزشی یا فرایند‌های کسب و کار انتها به انتها، ساخته می‌شوند و ابزارهایی را برای گفتگو در مورد نحوه جریان یافتن کارها در یک بخش و نحوه ساخت و اندازه‌‌گیری ارزش‌ها فراهم می‌کنند. این می‌تواند سبب شود؛ به جای این‌که برای اندازه‌گیری کارایی از معیارهای مالی سنتی استفاده شود؛ کیفیت و به موقع بودن در نظر گرفته شده و از معیارهای ذکر شده در جدول زیر استفاده گردد.

جدول 1- اندازه گیری کارایی

از طریق گفتگو در مورد مدلهای عملیاتی و اندازه گیری کارایی، تیم مدیریت ارشد، متوجه می‌شود؛ که علت موفقیت تحول دیجیتال استراتژی است؛ نه تکنولوژی.

نقش متخصصان فرایند ماهر، در دیجیتالی شدن کسب و کارها:

ایجاد مهارت در ساختن نقشه سفر مشتری، مجموعه ابزارهای دیجیتال، تفکر طراحی و مدل‌های عملیاتی، کمک می‌کنند که متخصصان فرایند، مهارت‌های لازم برای پرسیدن و پاسخ دادن سوالاتی مانند سوالات زیر را داشته باشند:

• چگونه ممکن است ما از دیجیتال و لنز‌های فرایند، برای ایجاد آسانتر و بهتر نقشه سفر مشتری استفاده کنیم؟
• چگونه ممکن است ما با استفاده از دیجیتال، فرایند‌های خود را بهتر و سریع‌تر بسازیم؛ هزینه‌ها را کاهش دهیم و تجارت مشتریان با کسب و کارمان را تسهیل کنیم؟
• ما چگونه می‌توانیم محصولاتمان را دیجیتالی کنیم و از یک لنز فرایند برای ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریانمان استفاده کنیم؟

می‌توانید همین الان با تیم بهفا برای مشاوره رایگان، درارتباط باشید.