چکیده متن
در سازمان ‌هایی که رویکرد فرآیند محوری را دنبال می ‌کنند، باید به صورت دوره ‌ای، وضعیت بلوغ فرآیند ها پایش شده تا برنامه ‌های افزایش سطح بلوغ برای آن ‌ها تدوین گردد. ممیزی فرآیند های کسب‌ و کار روشی است که می‌ تواند وضعیت فرآیند های سازمان را از منظر مدیریت آن‌ ها گزارش‌کند [...]
اشتراک گذاری

سنجش بلوغ فرآیندی


در سازمان ‌هایی که رویکرد فرآیند محوری را دنبال می ‌کنند، باید به صورت دوره ‌ای، وضعیت بلوغ فرآیند ها پایش شده تا برنامه ‌های افزایش سطح بلوغ برای آن ‌ها تدوین گردد. ممیزی فرآیند های کسب‌ و کار روشی است که می‌ تواند وضعیت فرآیند های سازمان را از منظر مدیریت آن‌ ها گزارش‌کند تا بتوان بر مبنای نتایج آن تصمیم‌ گیری نمود. در این مقاله به بررسی ممیزی فرآیندها، دلایل آن، مزیت های حاصل شده از آن و نیز یکی از مدل های معروف و پرکاربرد این حوزه پرداخته خواهد شد.

از مدت ‌ها قبل سازمان‌ ها اقدام به پیاده سازی مدیریت فرآیند های کسب و کار نمودند. اما با اتمام این کار و این مرحله از چرخه مدیریت فرآیند های کسب و کار این سؤال برای تمامی آن ها مطرح شدNow what?  حالا باید چه کرد؟ آن ها مطمئن نبودند که بهبود و اجرایی سازی فرآیند ها در سازمانشان چه اتفاقی خواهد افتاد. سازمان‌ های کوچک که تازه فعالیت در حوزه‌ی پیاده سازی مدیریت فرآیند ها را آغاز کرده بودند صرفا به پیاده سازی مراحل BPM می ‌پرداختند و به بعد از آن توجهی نداشتند، اما سازمان‌ های بالغ می ‌دانستند که تنها پیاده ‌سازی این رویکرد مدیریتی برای یک بار آن هم با نیاز های دوره خاص مورد بررسی نتایج، قابل توجهی را حاصل نخواهد کرد. آن ها می دانستند که باید با اجرای فرآیند های بهبود یافته و باقی فرآیند ها به بررسی نتایج حاصل از آن ها بپردازند. به همین دلیل فرآیندی حهت ارزیابی سایر فرآیند ها طراحی نمودند، اما باز هم این سؤال مطرح است که Now what?

این شرایط بود که سبب شد سازمان ها به سراغ سنجش اثربخشی فرآیند ها و خروجی بر اساس فرآیند طراحی شد بروند.  یکی از راه‌ های اصلی جهت تعیین میزان اثر بخشی و آگاهی از کیفیت فرآیند های اجرایی در سازمان، سنجش بلوغ فرآیند ها و نیز ممیزی آن ها است. سطوح مختلفی جهت ارزیابی بلوغ فرآیند ها و ممیزی فرآیندی سازمان ‌ها وجود دارد که انتخاب هر یک با سیاست ‌های مد نظر سازمان ‌ها در ارتباط می ‌باشد. گاهی برخی از سازمان ها به بررسی یکایک فرآیند ها پرداخته و سطوح بلوغ هر یک را به طور جداگانه ارزیابی و تعیین می‌ کنند. در دیدگاهی دیگر سازمان هایی وجود دارند که میزان و سطح بلوغ سازمان از منظر فرآیندی مورد توجهشان است لذا فارغ از سنجش تک به تک فرآیند ها، مرتبه بلوغ سازمان خود از منظر فرآیندها را تعیین می ‌کنند.

برخلاف روش سنتی ممیزی که بر ارزیابی انطباق با استاندارد ‌های ملی یا قوانین و رویه‌ های داخلی متمرکز هستند، ممیزی فرآیند بر ارزیابی کارآیی و اثربخشی فرایند های کسب و کار که برای تحقق اهداف استراتژیک بسیار مهم هستند ، تمرکز دارد. ممیزی فرآیند ها شامل یک تحقیق ساختاری از فرآیند های مهم در جهت صحت اجرای فرآیند های کلیدی در وهله اول و سپس دیگر فرآیندهای مرتبط با آن‌هاست. برخی از اهداف ممیزی به شرح شکل زیر است:

ممیزی فرآیند به مانند تمام رویکرد های به کار گرفته شده در سازمان جهت ارزیابی عملکرد، نتایج مثبتی را به دنبال دارد. از مزایای انجام ممیزی فرآیند می‌توان به موارد مطروحه در شکل زیر اشاره کرد:

مدل‌ های مختلفی در ادبیات مدیریت فرآیند ها، جهت تعیین سطح بلوغ فرآیند ها وجود دارد همچون مدل PEMM مایکل همر، مدل BPMM از OMG، مدلCMMI  از SEI  و مدل منتشر شده توسط APQC و … .

در این مقاله به بررسی مدل CMMI  پرداخته خواهد شد. چارچوب این مدل اولین بار در سال ۱۹۸۹ در کتاب « مدیریت نرم‌افزار های فرآیندی » که در ایالت متحده آمریکا به چاپ رسید، مطرح شد؛ اما به تدریج در سال ۱۹۹۵ با توسعه چارچوب فوق، از بررسی سیستم‌ های فرآیندی فراتر رفت و به بررسی و ارزیابی تمامی جوانب فرآیندی پرداخت. مدلCMMI شامل مفاهیم مختلفی می‌شود که در ادامه به یکی از آن ها پرداخته خواهد شد.

سطح بلوغ فرآیند:

این مدل شامل پنج سطح بلوغ است که از شرایط ابتدایی فرآیند ها که صرفا بدون هیچ سند اجرایی، در سازمان پیاده می ‌شوند تا حالت ایده‌آل که بهبود فرآیند و بهبود مستمر فرآیندی در سازمان می‌باشد را شامل می‌شود.

پنج سطح فوق در ادامه یک به یک تشریح خواهد شد. این پنج سطح به نحوی طراحی شده است که مسائل مختلف که مرتبط با فرآیند ها هستند هم چون قابل پیش بینی بودن فرآیند، میزان اثر بخشی فرآیند و میزان کنتزل بر فرآیند را پوشش دهند.

۱- سطح بلوغ ۱: ابتدایی: حالتی که فرآیند صرفا در سازمان اجرا ‌می‌شود.

۲- سطح بلوغ ۲: مدیریت شده: حالتی که فرآیند ها دارای مستندات پشتیبان باشند.

۳- سطح بلوغ ۳: تعریف شده: حالتی که فرآیند های اجرایی با مستندات موجود و مرتبط با آن ها مطابقت داشته و بر اساس استاندارد های مرجع ( همچون APQC PCF ) تعریف شده باشند.

۴- سطح بلوغ ۴: مدیریت کمی فرآیندها: فرآیند ها تماما دارای شاخص ‌های ارزیابی عملکرد بوده و به صورت مستمر و ادواری شاخص ‌های مذکور اندازه‌گیری و ارزیابی می‌ شوند.

۵- سطح بلوغ ۵ : بهبود یافته: فرآیند هایی که براساس نتایج اندازه گیری شاخص ‌های ارزیابی عملکرد و عارضه‌ یابی صورت گرفته، بهبود می‌یابند.

با اجرای مدل سنجش بلوغ فرآیندی، حدود ۲۵ درصد از سازمان در سطح ۲ و ۳ قرار دارند. درصد کمی از سازمان ها در سطح ۴ و ۵ قرار می گیرند چرا که تعریف، اندازه گیری شاخص ها و نیز بهبود مستمر فرآیندها همواره دشوار بوده و امکان قرار گرفتن سازمان ها در این مراحل را دشوار می کند. این مسئله از سویی دیگر به رویکرد سازمان ها که صرفا متوجه تعیین و بکارگیری سیستم های مدیریت فرآیند ها می باشد مرتبط است. این مسئله در شکل زیر به تصویر کشیده شده است.

هنگامی که سازمان‎ها به این مسئله دچار می‎شوند، در اولین اقدام، مسئله را متوجه واحد مدیریت فرآیند و عدم اجرای صحیح ممیزی فرآیند می دانند درحالی که با اجرای چندباره ممیزی نتیجه یکسان حاصل می گردد. در مرحله بعد اقدام به تغییر سیستم‎های خود کرده تا از این سطح خارج شده و به سطح بالاتری از بلوغ دست یابند. راهکارهای صحیح خروج از این سطوح، ممیزی همه جانبه فرآیند‎ها شامل، اسناد فرآیندی، اجرایی شدن فرآیندها، ذی نفعان فرآیندی، سیستم‎های فرآیندی، اهداف و ارکان جهت ساز مرتبط با فرآیندها، ارتباطات فرآیندی و … است که تعیین کننده دقیق و درست سطح بلوغ فرآیند می ‎باشد.

 

سیما قربانی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *