عوامل مختلفی بر موفقیت مدیریت فرآیند تاثیر گذار هستند و مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM رویکرد جدیدی نیست، اما نظرات در مورد آنچه که دقیقاً BPM را شامل می شود متفاوت است. بنابراین، قبل از اینکه در مورد بهترین شیوه های مدیریت فرایند و عوامل موفقیت آن صحبت کنیم، مهم است که مشخص کنیم مدیریت فرآیند کسب و کار چیست.
مدیریت فرایند چیست و چرا مهم است؟
BPM رویکردی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار است که سازمان‌ها برای انجام کارهای خود از آن استفاده می‌کنند. این رویکرد از روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده است. در حالی که مدیریت فرایند شامل تکنولوژی توانمندسازی سازمان می‌شود، باید تاکید کرد که BPM ابزار و راهی برای ساخت برنامه‌ها نیست. مدیریت فرایند رویکردی است برای شناسایی، طراحی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار.
در حالی که BPM یک رویکرد بالغ و پویا است ولی با ظهور روش‌های جدید فرآیند، فناوری‌ها و مدل‌های کسب و کار جدید، تکامل یافته است. به روز رسانی بهترین الگوهای اجرای پروژه سنتی BPM برای انعکاس این ایده‌های جدید لازم است. چند مورد از این تکنولوژی‌های جدید شامل هوش مصنوعی، ابزارهای اتوماسیون و اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA) هستند که به توانایی BPM در ایجاد بهبود مستمر و تحول کسب و کار کمک می‌کنند.
بیشتر بخوانید: مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟
بهترین الگوهای مدیریت فرایند
شاید اکنون بیش از هر زمان دیگری، نوآوری و خلاقیت، شرکت‌هایی را که موفق می‌شوند از شرکت هایی که موفق نمی شوند را جدا می‌کند. مدیریت فرایند خلاقیت را با کمک به شرکت‌ها برای درک بهتر عملیاتشان، امکان مشاهده و مدیریت پیچیدگی‌های عملیات کسب و کار امروزی و ارائه تجزیه و تحلیل برای بهبود گردش کار کسب و کار و پشتیبانی برنامه‌ها، ممکن می‌سازد.
مدیریت فرایند همچنین به شرکت‌ها کمک می‌کند تا برای آینده آماده شوند، زیرا تیم‌های مدیریت فرایند شروع به ایجاد قابلیت‌هایی می‌کنند که مرحله طراحی کسب و کار در وضعیت آینده سازمان شناسایی می‌شوند. در واقع، این نوع چابکی کسب و کار بدون یک فرآیند پشتیبانی شده توسط BPM نمی‌تواند اتفاق بیفتد.
1. داشتن دید درست نسبت به پروژه
پروژه‌های مدیریت فرآیند پروژه های کسب و کار هستند، نه پروژه‌های فناوری. اهداف یک پروژه مدیریت فرایند معمولاً کاهش هزینه، ساده سازی عملیات، حذف خطا، تغییر سریع و بهبود تعامل با مشتری است. در حالی که به‌روزرسانی‌های فناوری و توسعه و بهبود برنامه‌ها معمولاً بخشی از ابتکارات BPM هستند، تمرکز اصلی پروژه‌های BPM باید عملیات کسب و کار و مدیریت سازمانی باشد. این امر تضمین می‌کند که بهبود مستقیم و قابل اندازه گیری کسب و کار می‌تواند به طور مستمر به شیوه‌ای کنترل شده در حین تکامل کسب و کار ارائه شود.
هدف BPM ایجاد تغییرات در کار و گردش کار با هدف بهبود عملیات کسب و کار است. پروژه‌های مدیریت فرایند که فناوری محور هستند، اغلب تمرکز خود را صرفاً به اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار با هدف حذف کارکنان معطوف می‌کنند. از سوی دیگر، پروژه‌های BPM با محوریت کسب و کار، بر ساده‌سازی عملیات، حذف مشکلات، بهبود محصول، بهبود عملکرد و تعامل بهتر با مشتری برای کاهش هزینه‌ها تمرکز دارند.
این الگو تضمین می‌کند که پروژه متمرکز بر کسب و کار باقی می‌ماند و BPM بهبود و نوآوری را به سمت کار و اصلاح گردش کار هدایت می‌کند و به تیم‌های بهبود اجازه می‌دهد اهداف کسب و کار را در کانون توجه پروژه نگه دارند. این تمرکز همچنین تضمین می‌کند که انتظارات مدیریت درک شده و برآورده می‌شوند.
2. تشکیل یک تیم مدیریتی مشترک از افراد متنوع
اگر یک گروه مشارکتی شامل افراد مناسب نباشد، می‌تواند مانع رشد سازمان و عدم موفقیت پروژه‌ی مدیریت فرایند شود. یک گروه مدیریت فرایند سازمان باید متشکل از حامی، مدیران کسب و کار تحت تأثیر پروژه، یک مدیر پروژه فنی فناوری اطلاعات برای رهبری توسعه یا ارتقاء برنامه و یک معمار فرآیند BPM باشد. گروه‌های مشارکتی BPM معمولاً نیمه وقت هستند و پروژه‌ها را هدایت می‌کنند و در عین حال کارهای معمول خود را نیز انجام می‌دهند. با این حال، برای موثر بودن، همه اعضای یک گروه مشارکتی پروژه مدیریت فرایند باید آموزش مفهومی BPM را دریافت کنند تا درک خود را از آنچه در پروژه اتفاق می‌افتد، ارتقا دهند.
پروژه‌های موفق BPM افراد مختلفی را درگیر می‌کنند که دیدگاه‌های متفاوتی در مورد کسب و کار و نحوه تغییر آن به ارمغان می‌آورند. این تنوع نظرات و تجربیات منجر به خلاقیت و نوآوری بیشتر خواهد شد.
وقتی پروژه‌ها به نتایجی دست نمی‌یابند، اغلب به این دلیل است که اهداف نادرست، غیرعملی یا بسیار پرهزینه را انتخاب می‌کنند. یک گروه مشارکتی متشکل از افراد متنوعی که دیدگاه‌های متفاوتی را ارائه می‌کنند و می‌توانند جایگزین‌های سنجیده‌شده‌ای برای ایده‌هایی که با آن‌ها موافق نیستند ارائه دهند. همچنین می‌تواند از اشتباهات جدی و انتظارات پروژه در سطح اولیه جلوگیری کند. علاوه بر این، گروه‌های متنوع اغلب هنگام بررسی طرح مدیریت فرایند نسبت به یک گروه همگن، نوآوری و پیشرفت بیشتری ایجاد می‌کنند.
3. ایجاد یک مرکز تعالی مدیریت فرایند (COE)
یک تیم COE، متشکل از متخصصان باتجربه بهبود فرآیند کسب و کار است که اجرای پروژه مدیریت فرایند را درک می‌کنند. این تیم شامل مدیران پروژه مدیریت فرایند و کارشناسان با تجربه در استفاده و قابلیت‌های فناوری اتوماسیون (ابزارهای قدیمی و هایپراتوماسیون) است. کارشناسان COE به عنوان مشاوران داخلی عمل می‌کنند و به تیم‌های پروژه به صورت پاره وقت می‌پیوندند و به آن‌ها اجازه می‌دهند تا روی چندین پروژه به طور همزمان کار کنند.
تخصص مورد نیاز برای انجام پروژه مدیریت فرایند، در COE قرار دارد. همچنین این تیم جایی است که اسناد پروژه جمع آوری و ذخیره می‌شود. این اسناد شامل متدولوژی مدیریت فرایند، نسخه‌های قبلی BPM مورد استفاده برای پروژه‌ها، استانداردهای کسب و کار و فناوری اطلاعات، مدیریت تکنیک BPM، فهرست قابلیت‌های ابزارهای ابر اتوماسیون و هوش مصنوعی، طرح‌های پروژه قبلی و سایر اسناد مربوطه می‌شود. سایر تخصص‌های فرآیند مانند Lean یا Six Sigma نیز اغلب در COE متمرکز می‌شوند. این خدمات تخصصی توسط اعضای COE به رهبران پروژه ارائه خواهد شد که باعث ارتقای ثبات و استفاده از بهترین الگوها در سراسر پروژه‌ی BPM می‌شود.
گروه COE سخت کار می کند تا دانش خود را به تیم های پروژه‌ای که به صورت جداگانه توانایی این کارشناسان را ندارند، منتقل کند. COE مدیریت فرایند ریسک و هزینه پروژه را با بکارگیری هر دو روش و استانداردهای BPM بر مبنای ثابت برای تیم‌های پروژه کاهش می‌دهد. ثباتی که به دست می‌آید واریانس نتیجه و شکست پروژه را کاهش می‌دهد.
پیشنهاد بهفا: تحول دیجیتال (Digital Transformation) چیست و چرا اهمیت دارد؟
4. کنترل انتظارات مدیریت
محدوده و برنامه ریزی پروژه از طریق سه متغیر، زمان، هزینه و ویژگی‌ها به دست می‌آید. هنگامی که این متغیرها مورد مذاکره قرار گرفتند، نوبت به نوشتن یک بیانیه رسمی و دقیق پروژه می‌رسد که پروژه را توصیف می‌کند و محدوده و محصولات قابل تحویل آن را تعریف می‌کند. اگر دامنه و اهداف در این بیانیه بسیار مبهم باشد، مردم مطالبی را در پروژه ثبت شده‌اند را درک نخواهند کرد. هنگامی که پروژه بدون برخی از این مفروضات تحویل داده می‌شود، مدیران سازمان، پروژه را شکست خورده اعلام می‌کنند. بنابراین، مهم است که محصولات قابل تحویل تعیین شوند و انتظارات به طور رسمی در طول مذاکره زمان، هزینه و ویژگی، به همراه چگونگی تعریف موفقیت تعریف شوند. سپس بیانیه پروژه باید مورد موافقت گروه مدیریت ارشد و مدیران حوزه کسب و کار قرار گیرد تا پایه و اساس انتظارات ایجاد شود.
زبان غیر دقیق و تفسیری است. معنای اصطلاحات اغلب بر اساس پیشینه یک فرد است. هدف از این فعالیت اجتناب از ابهام و توافق بر روی نتایج خاص پروژه است. یک بیانیه پروژه به خوبی اندیشیده شده پایه و اساس موفقیت را تعیین می‌کند. به وضوح انتظارات را بیان می‌کند و قابل تحویل را به همراه آنچه پروژه انجام خواهد داد، تعریف می‌کند. این امر برآورد هزینه و زمان را بهبود می‌بخشد و نیروی انسانی و تخصص مورد نیاز را پیش بینی می‌کند. اگر هر بخشی از پروژه تغییر کند، اثر تغییر باید محاسبه شود و بیانیه پروژه بر اساس آن تنظیم شود.
بسیاری از پروژه‌های BPM شکست می‌خورند زیرا انتظاراتی را که در وهله اول نادرست بوده است را برآورده نکردند. بیانیه پروژه دقیق و صادقانه‌ای که همه آن را امضا می‌کنند و از اهداف یش از حد امیدوارکننده، غیر واقعی که ارزش افزوده ندارند و راه حل‌هایی که مطابق انتظار عمل نمی‌کنند یا ارزش مورد انتظار را ارائه نمی کنند، محافظت می‌کنند.
پیشنهاد بهفا: فرآیندکاوی چیست؟
جمع بندی
تغییرات پشتیبانی شده توسط مدیریت فرایند با سایر رویکردهای فرآیند محور بسیار متفاوت است. اما به دلیل قابلیت های یکپارچه BPM، می‌توان از روش‌ها و تکنیک‌های آن با سایر رویکردهای مرتبط با فرآیند، با استفاده از نقاط قوت هر یک استفاده کرد. این کار به مدیر تیم پروژه اجازه می‌دهد تا اقدامات مورد نیاز را از تخصص‌ها و رشته‌های مختلف بیرون بکشد و آن‌ها را با یکدیگر ترکیب کند.
بنابراین مدیران پروژه باید با رویکردهای مختلف و ابزارهای آن‌ها آشنا شوند تا بتوانند ترکیبی از رویکردها را تعریف کنند که نحوه اجرای پروژه را بهینه می‌کند. این رویکردها شامل شش سیگما، شبیه سازی، فرآیندکاوی، چابک و RPA هستند.
بدون دیدگاه