چکیده متن

از ساختار سازمانی سنتی به سوی ساختار فرآیندمحور در بخش اول از مطلب  ساختار سازمانی در سازمان‎های فرآیندمحور، فرآیندها را دسته بندی کردیم. اما فرآیندها چگونه به واحدهای سازمانی تبدیل می‌شوند؟ طراحی ساختاری اساسا سه وظیفه را انجام ‌می‌دهد: تعیین روابط رسمی گزارش‌دهی تعیین گروه بندی افراد در بخش‌ها و ادارات در سازمان طراحی سیستم‌ها برای اطمینان […]

اشتراک گذاری


از ساختار سازمانی سنتی به سوی ساختار فرآیندمحور

در بخش اول از مطلب  ساختار سازمانی در سازمان‎های فرآیندمحور، فرآیندها را دسته بندی کردیم. اما فرآیندها چگونه به واحدهای سازمانی تبدیل می‌شوند؟

طراحی ساختاری اساسا سه وظیفه را انجام ‌می‌دهد:

  1. تعیین روابط رسمی گزارش‌دهی
  2. تعیین گروه بندی افراد در بخش‌ها و ادارات در سازمان
  3. طراحی سیستم‌ها برای اطمینان از ارتباط هماهنگی و یکپارچگی تلاش

این وظایف به طرق مختلف قابل دست‌یابی است، دو رویکرد رایج ساختار عملکردی یا محصول‌محور است.  ساختار‌های ترکیبی و ماتریسی سعی در ترکیب نقاط قوت هر دو نوع ساختار را دارند و اگر چه کاملا از هم متفاوت هستند، اما دارای همان فلسفه مدیریت هستند.

داونپورت معتقد است که نگاه فرآیندی به کسب و کار دلالت بر این دارد که سازمان آن‌چه را جهت تولید ارزش برای مشتری لازم دارد انجام می‌دهد،‌ درحالی که سازمان‌های سنتی دیدی ایستا از مسئولیت‌ها و رابطه گزارشگری ارائه می ‌دهند.

تغییرات سریع محیط کسب و کار، کوتاه شدن چرخه عمر محصولات و خدمات و ضرورت ورود فناوری به همه سطوح صنعت باعث از جمله عوامل مهم نیاز به فرآیندگرا شدن در سازمان‌ها است. برای بهبود کیفیت مشتری‌مداری بعنوان مهم‌ترین چالش‌ هر کسب و کار، شرکت‎ها استراتژی‎های متفاوتی را در پارادایم سازمانی موجود به کار بردند مثل تمرکز زدایی،‌ افزایش ارتباط با مشتری …. اما هیچ کدام به طور کامل موفق نبودند چرا که اساسا ساختار سازمان‌ها تغییر نکرده است و همچنان مشتریان یک نقش ثانویه دارند. بنابراین لزوم ایجاد ساختار سازمانی بر اساس فرآیندها قویا حس می‌شود.

ساختار سازمانی بر اساس فرآیندها

طراحی مجدد یک شرکت به سمت یک سازمان مبتنی بر فرآیند به این معنی است که کلیه فعالیت ها ، که به منظور ایجاد ارزش برای مشتری به هم تعلق دارند در کنار هم گروه بندی می شوند. برای همین منظور در ابتدا  فرآیندهای مشتری تعریف می‎شوند که پایه و اساس یک واحد سازمانی هستند. سپس فرآیندهای توسعه و برنامه ریزی و کنترل را اضافه می‎کنیم که برای رسیدن به هدف اصلی واحد سازمانی ضروری است. این بدان معنی است که ساختار سازمانی یک شرکت بر اساس واحدهای کسب و کار است که در حول فرآیندهای اصلی سازماندهی می شوند. بنابراین پرسنل  باید ۸۰ تا ۹۰ درصد از وقت خود را به فعالیت هایی که به این فرآیندهای اصلی تعلق دارند مشغول کنند.

اهداف واحدهای مختلف سازمانی باید بخشی از ماموریت یا استراتژی کلی شرکت باشد، اما این امر به روشی متفاوت از سازمان های سنتی حاصل می‌شود. هر واحد سازمانی بخش مشخصی از فرآیندهای مشتری را اجرا می‌کند. بنابراین اهداف همیشه با ارزش مشتری در ارتباط هستند.

طراحی مجدد سازمان یا واحد کسب و کار از ساختار عملکردی یا محصول محور به ساختار فرآیندی به معنای این نیست که فرد باید ساختار سازمانی را کاملاً فراموش کند یا از بین ببرد. سازماندهی در طی فرآیندها به معنای این نیست که سازمان‎ها می‎توانند فقط بر روی فرآیندهای سازمانی طراحی شوند چرا که ایجاد یک شرکت مبتنی بر فرآیند به معنای نابودی ساختار سازمانی قبلی

طراحی مجدد سازمان یا واحد کسب و کار از ساختار عملکردی یا محصول محور به ساختار فرآیندی به معنای این نیست که فرد باید ساختار سازمانی را کاملاً فراموش کند یا از بین ببرد چرا که ایجاد یک شرکت مبتنی بر فرآیند به معنای نابودی ساختار سازمانی قبلی نیست. چنان که داون‌پورت استدلال می کند که سازمان های مبتنی بر فرآیند “یک سازش قدرتمند بین نیاز به حفظ ساختار و تمایل به اتخاذ یک رویکرد انعطاف پذیر در نحوه انجام کارها هستند”.در نتیجه ، لزومی ندارد فرایندها تنها پایه برای ساختار سازمانی شوند. مهارتهای عملکردی و محصول گرا در یک سازمان مبتنی بر فرآیند بسیار مهم هستند، به طوری که بیشتر بنگاه‌ها مجبورند ساختار ماتریسی چند بعدی را اتخاذ کنند که در آن مسئولیت فرایند یک بعد کلیدی است. علاوه بر این ، فعالیت‌ها می توانند بین شکاف فرآیندها به همان روشی که بین عملکردها در یک سازمان مبتنی بر کارکرد انجام می شود، قرار گیرند. در نتیجه ، یک سازمان کاملاً مبتنی بر فرآیند باید به یکپارچه‌سازی فرآیندهای متقابل توجه کند.

سازمان های فرآیندمحور به مجموعه ای از فرآیندهای مکمل احتیاج دارد که بتواند به عنوان یک کل عمل کنند. اگرچه بناست مجریان فرآیند دارای سطح بالایی از خودمدیریتی باشند اما نیاز است تا اطمینان حاصل کنیم برآیند خروجی فرآیندها در راستای نیل به اهداف بوده و به طور منسجم و موثر در حال پیشروی هستند. با این حال باید توجه داشت واحدهای سازمان از طریق استراتژی بر پایه فرآیند مشتری و توسعه بنا شوند و به گونه‌ای طراحی شوند که میزان لزوم هماهنگی روزانه به حداقل برسد. در غیر این صورت احتمالا مجددا به ادغام فرآیندها نیاز داریم.

 

جهش از واحدهای کسب و کار فرآیندمحور به یک شرکت فرآیند محور

بارتلت (۱۹۹۷) نشان داد که واحدهای مبتنی بر فرآیند قویا به استراتژی های شرکت و مدیران سطوح بالا متصل هستند. در ادامه به پیامدها و نتایج مدیریت در سطح شرکت می‌پردازیم:

  • بنگاه های فرآیندمحور که که به جای تقسیم کار بین کارمندان و پست‌ها ( مثل بنگاه‌های وظیفه محور) به تجمیع فعالیت‎ها و تمرکز بر نتیجه می‌پردازند موفق‌ترند. پیاده سازی روش چندکارکردی یکی از حیاتی‌ترین عوامل موفقیت برای تکامل یک سازمان فرآیندمحور است. افراد به گروه های مختلف تقسیم می‌شوند که هر گروه مبتنی بر یک فرآیند است و این تیم ها مسئولیت پذیری، قدرت تصمیم‌گیری و انعطاف‌پذیری بیشتری نسبت به گروه ها در سازمان های ستنی ارائه می‌دهند. همچنین هر یک از افراد در گروه‌ها ،‌ همچون گذشته صرفا به انجام یک فعالیت روتین و تکراری نمی‌پردازد بلکه کار او به تناسب نیاز خروجی مورد نیاز در هرروز ممکن است کمی متفاوت شده و درجه پیچیدگی آن بیشتر می‌شود.

 

  • تیم‌های فرآیندی می‌توانند سازمان‌دهی فرآیند را بهبود بخشند چرا که نسبت به قبل استقلال بیشتری دارند لذا می‌توانند سرعت خود را به سرعت تغییرات در بازار نزدیک کنند. این بدین معنی است که تیم های فرآیندی با گذشت زمان به مراکز یادگیری تبدیل ‌می‌شوند و پیوسته در حال ارتقای خود و در نتیجه سازمان هستند.

 

  • مالکان فرآیند و مدیران، نفرات اصلی شرکت‌های فرآیند محورند. آن‌ها نزدیک‌ترین افراد به تیم‌های فرآیندی و مشتریان هستند. بهترین رقبا را می‌شناسند و از فناوری های برتردر صنعت خود آگاه هستند. اگر نظارت و کنترل روی این مدیران بیش از اندازه باشد آن‌ها از نقش عملیاتی و مفید خود دور می‌شوند.

 

  • رفتن از سمت یک سازمان ساختارمحور به سوی سازمان فرآیند محور مستلزم تغییراتی در سطح مدیران میانی و بالاتر است. در ادامه در مورد نحوه توزیع قدرت در بازمهندسی ساختار سازمانی بیشتر گفنه می‌شود.

 

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *