ساختار سازمانی در هرسازمان نقش مهمی را ایفا می‌کند و چارچوب کاری برای همه‌ی اعضای تحت نظر را معین می‌کند. بنابراین تشریح دیدگاه فرآیندی در سازمان‌های فرآیندمحور به صورت جدی احساس می‌شود. بعضی از شرکت‌ها بعنوان یک بخش فرعی در ساختار سازمانی، واحد فرآیندی را اضافه می‌کنند تا از مزایای آن در سازمان استفاده کنند. بدیهی است که قرار دادن واحد فرآیند در فرع یک سازمان فرآيندمحور بدون تغییرات جدی در کل ساختار سازمانی و تعاریف، نمی‌تواند سازمان را به اهداف خود برساند. حال آن‌که می‌توان از یک ساختار چندبعدی استفاده کرد که بعد غالب و کلیدی در آن بعد فرآیند است و بر بقیه ابعاد تسلط دارد. برای تدوین چنین ساختاری به دو نکته کلیدی بایستی توجه کرد:
اول آن که واحدهای سازمانی حول فرآیندهای اصلی تشکیل می‌شوند.
دوم، باقی فرآیندها به این واحدها اضافه شوند تا لزوم هماهنگی بین واحدها و زمان اتلاف‌شده حداقل و استقلال و سرعت هر واحد حداکثر شود. در این نوشته‌ی چند قسمتی که خلاصه‌ای است از مقاله‌ی «ساختار سازمانی در سازمان‌های فرآیندمحور» نوشته‌ی دکتر ون‌هاوربرک و تورمنز در سال ۱۹۹۸، به تبیین این دو نکته و ذکر مثال جهت پیاده‌سازی آن می‌پردازیم.
مدیریت فرآیندها در مرکز مدیریت و اداره هر سازمان است و در حالی که در گذشته کمتر به آن توجه می‌شد اما طی سالیان اخیر سرعت استفاده از آن در حال رشد قابل ملاحظه‌ای است.
برای تهیه ی یک ساختار سازمانی فرآیند محور به دو نکته اساسی بایستی توجه کرد:
- شرکت به واحدهای سازمانی تقسیم شده که هر واحد حول فرآیندهای اصلی شکل گرفته است.
- دیگر فرآیندها به این واحدها اضافه می‌شوند تا بهره وری عملکرد را افزایش داده و از نیاز به هماهنگی‌های مکرر بین واحد ها جلوگیری کنند.
شناسایی سازمان‌های فرآیندمحور
ابتدا به تعریف فرآیندهای کسب و کار می‌پردازیم. برای این مفهوم دو تعریف مهم ثبت شده است:
- به مجموعه فعالیت های ساختاریافته که برای تولید یک خروجی خاص جهت ارائه به مشتری خاص در یک بازار طراحی شده گفته می‌شود.
- مجموعه ای از فعالیت‌ها که یک یا چند نوع ورودی دریافت کرده و یک خروجی خلق می‌کند که برای مشتری ارزش‌آفرین است.
فرآیندها در قلب هر سازمان قراردارند چرا که وسایلی هستند برای سازمان تا به وسیله آن برای مشتری خلق ارزش کند. باید توجه داشت معمولا هر بنگاه یا سازمان- هرچقدر بزرگ- می‌تواند نقشه فرآیندی خود را با ۵ تا ۱۵ فرآیند اصلی ترسیم کند. به طور کل می‌توان فرآیندها را به ۴ دسته تقسیم کرد:
- مشتری:
این فرآیندها بطور مستقیم برای ذی‌نفع خارج از سازمان – مشتری – خلق ارزش می‌کنند.
- توسعه:
این فرآيندها به شرکت اجازه می دهد در یک افق زمانی طولانی تر در محیط صنعت توانایی رقابت و جذب مشتری داشته باشد. فرآیندهایی مثل توسعه محصول یا نوآوری در محصول، خدمات و فناوری.
*دو نوع فرآیند مذکور در هسته اصلی دیگر فرآیندها در اکثر سازمان‌ها هستند.
- برنامه ریزی و کنترل:
این نوع فرآیند معمولا به ۲ قسمت تقسیم می‌شود:
- فرآیند برنامه ریزی و کنترل که اختصاصا به فرآیند توسعه و مشتری مرتبط است، مثل مدیریت توزیع محصول
- فرآیند برنامه ریزی و کنترل که به کل سازمان مرتبط است مثل مدیریت زنجره تامین و یا برنامه ریزی و کنترل کسب وکار (بطور مثال بر اساس کارت امتیازی متوازن)
- فرآیند کارکنان و خدمات:
آن‌ها فعال کننده‌ی بقیه ی انواع فرآیندها هستند . مثل بخش مدیریت منابع انسانی، مالی، اداری ، IT و …
ادامه دارد …
بدون دیدگاه