عناصر مدیریت فرایند کسب و کار: چارتها، فرم ها و متغیرها

آشنایی با عناصر مدیریت فرایند کسب و کار:

حوزه مدیریت فرایند کسب و کار، بسیار پیچیده بوده و همزمان با تحول دیجیتال، دائماً در حال رشد است. گاهی اوقات کلمات اختصاری نشان دهنده BPM دارای جهش چند برابری می‌شوند و به جای افزایش وضوح مطلب، باعث سردرگمی و اغتشاش می‌گردند. به عنوان نمونه می‌توان به کلمات iBPMS, S-BPM, RW-BPMS و BP² اشاره نمود. باید برای تجسم، بهینه کردن، اتوماتیک سازی(در جاهایی که ممکن است) و پیاده‌سازی عناصر مدیریت فرایند کسب و کار تلاش نمود. همزمان با این تلاش، همیشه نیاز به استفاده از عناصر مرکزی معین برای ایجاد، نگهداری و بهبود مداوم نظم BPM است. فلوچارت‌ها، فرم‌های کاربر نهایی، متغیرها، یکپارچگی‌های سیستم‌ و برخی از انواع گزارشات، همیشه در اعماق قلب همه چیز، وجود دارند. در ضمن تکنولوژی که استفاده می‌شود و متدولوژی که به کار می‌رود؛ تاثیری در وجود آنها ندارد.

فلوچارت‌ها در مدیریت فرایند کسب و کار

اساسی‌ترین نیاز و اولین گام به سوی دنیای مدیریت فرایند کسب و کار، امکان ترسیم جریان فرایند دلخواه و دنباله‌های موردی است. خوشبختانه، این عناصر مدیریت فرایند کسب و کار  ویژگی‌هایی هستند؛ که تقریباً در همه تکنولوژیهای BPM به خوبی پوشش داده می‌شوند و به حداقل تلاش برای پیاده‌سازی نیاز دارند.

از راه حل‌های منبع باز تا منابع سازمانی، تقریباً همگی برخی از انواع ارائه دهنده‌های گرافیکی را پیشنهاد می‌دهند. با استفاده از این روشهای گرافیکی می توان یک نمایش بصری،غیر تکنیکی و سریع از جریان فرآیند را ارائه داد. برخی از پلتفرم‌ها حتی با استانداردهای صنایع مختلف مانند BPMN, BPEL, WF و سایر موارد همگام هستند.

فرم ها، دومین عنصر در  BPM:

با درنظر گرفتن همان اصول، معمولاً دومین و شاید مهم‌ترین مرحله یک ابتکار BPM، ایجاد و نگهداری فرم‌های کاربر نهایی است. این فرم‌ها به‌طور پویایی با پیش‌نویس کردن فرایند گره خورده‌اند. تلاش برای ایجاد این عناصر مدیریت فرایند کسب و کار به نوبه خود شامل بیشترین تجربه کاربر نهایی می‌شود. در ضمن هنگام ایجاد این فرم‌ها، بیش از 80% منابع اختصاص یافته به یک پیاده‌سازی مصرف می‌شود. در سطح فرم‌های فرایند، منطق فرایند واقعی شکل می‌گیرد. در این قسمت، فیلدهای موجود در فرم‌ها و زیر فرم‌ها به ورود داده‌ها، اعتبارسنجی سیاست‌ها و محاسبات پیچیده و آسان واکنش نشان می‌دهند. به عنوان یک زیر مجموعه از ایجاد فرم، فرد همیشه در یک روش شبه‌موازی با تعریف متغیرهای فرایند و جهان داده به وجود آمده، مواجه می‌شود.

فرم ها راهی برای بهبود و بهینه سازی فرایند:

اگر فرد بخواهد تکنولوژی و متدولوژی BPM را به حداقل کاهش دهد؛  باید به طراحی و پیاده‌سازی فرم‌های قوی و پیچیده توجه کند. در واقع این مرحله، به عنوان مهم‌ترین جنبه تطابق و موفقیت فرایند بعدی، بسیار مهم است. فرم‌های سریع، هوشمند، تطبیق‌پذیر و مقاوم، برای رسیدن به هدف بهبود و بهینه سازی پیوسته فرایند بسیار مهم هستند. چنین فرم‌هایی، در برخی موارد می‌توانند خودشان را به عنوان برنامه‌های کاربردی کاملی ببینند؛ که کاملاً با کدنویسی ایجاد شده‌اند( که تا حدی با طبیعت BPM سازگار نیستند) یا توسط ویزارد ساخته شده‌اند. در حالت استفاده از ویزارد، کد‌نویسی کمتری انجام می‌شود و فریم‌ ورک‌های ایجاد فرم، در پس زمینه، کدهای صفحه سرور فعال را ایجاد می‌کنند( به عنوان مثال، فرم‌های هوشمند K2).

در تحلیل نقشی که فرم‌ها به عنوان یکی از عناصر مدیریت فرایند کسب و کار در موفقیت فرایند مدرن، باید ایفا کنند؛ باید به نقش آنها در زمینه اینترنت اشیا یا همان IoT نیز توجه کرد. جنبه‌هایی مانند تطبیق‌پذیری، ردپای صفر و تجربه‌های کاربر موبایل(اپلیکیشن محور)، از طریق روشی که فرم‌ها با آن طراحی و پیاده‌سازی می‌شوند؛ پررنگ‌تر یا کم رنگ‌تر می‌شوند.

ضرورت یکپارچه‌سازی سیستم‌های فرایند:

برای رساندن پیاده‌سازی BPM به یک سطح انتها به انتهای صحیح، همان‌طور که در CBOK ABPMP آمده است؛ یکی دیگر از عناصر مدیریت فرایند کسب و کار که وجود آن ضرورت دارد؛ یکپارچه‌سازی سیستم‌های فرایند است. هیچ فرایند انسان محوری، بدون یکپارچه‌سازی به کارایی بالقوه خود نمی‌رسد. با مشاهده چرخه‌های تغییر و نوآوری، تکنولوژی‌ها و نرم افزار‌های کسب و کار، می‌توان گفت که BPM و ERP یا همان “برنامه‌ریزی منابع سازمانی”، نقاط متضاد دو حد هستند. مادامی‌که فرایندهای BPM باید به صورت دوره‌ای تنظیم شوند و در فواصل کوتاه زمانی، با نوسانات بازار تطبیق داده شوند؛ راه‌ حل‌های ERP فرکانس تغییرات خیلی آهسته‌تری دارند. از این چشم‌انداز، پس از یکپارچه‌سازی سیستم در فرایند‌های کسب و کار، یکی از مهم‌ترین ابزارهایی که با استفاده از آن، می‌توان تجربیات کاربر نهایی BPM را توسعه داد؛ استفاده از اهرم ERP است ( البته بدون تکرار مجموعه داده‌های آن).

در کنار ادغام BPM و ERP، تعاملات سیستمی زیاد دیگری وجود خواهند داشت؛ که تاثیر یک فرایند کسب و کار بهینه شده را افزایش می‌دهند. ادغام BPM  با فرایندهای متقابل و تعاملات معمولی با سیستم هایی مانند CRMs, BIs, ECM’s و BRE’s نمونه‌هایی از این مورد هستند. برخی از فروشندگان شروع به تلاش برای یکپارچه‌سازی سیستم کردند؛ که منجر به همان چیزی شد که گارتنر آن را iBPMS نامیده است. iBPMS چندین اپلیکیشن کسب و کار را در یک فریم‌ورک در دسترس قرار می‌دهد( معمولاً BPM, ECM, BRE, BI و ESB را کنار هم قرار می‌دهد)؛ بنابراین نیاز به تعامل با سیستم‌های خارجی را کاهش می‌دهد.

بیشتر بخوانید: ۵ راه بهبود مدیریت فرآیند کسب و کار شما  

نقش گزارش‌ها در میان عناصر مدیریت فرایند کسب و کار:

گزارش‌ها یا به صورت ابتدایی‌تر، داده‌های فرایند خام ذخیره شده را می‌توان آخرین عنصر از عناصر مدیریت فرایند کسب و کار دانست. حالا،  برای اطمینان از گزارش‌گیری پیشرفته، BAM یا همان نظارت بر فعالیت کسب و کار، تشخیص الگو و تحلیل‌های پیش‌بینی کننده، ویژگی‌های قوی هستند که در یک اتوماسیون فرایند باید وجود داشته باشند. در ضمن برای به دست آوردن یک بینش خوب، نسبت به فرایندهای واقعی و فراهم کردن بهبودهای مداوم، باید همه داده‌ها و فرایند‌های کسب و کار با استفاده از یک روش اتوماتیک، یکنواخت، انباشته و مقیاس‌پذیر ذخیره شوند؛ که کار بسیار سختی است. اجزای کلیدی گزارش‌های کسب و کار خوب و قابل پیشرفت، در مشتقات فرایند و تلاش‌های طراحی متغیر فرم و در بخش درک معیارهای فرایندی که خوب تعریف شده است؛ می‌باشند.

جنبه‌های ارزشمند دیگری نیز مانند شناسایی یک فریم ورک آنتولوژی مناسب، وجود دارند؛ که بهتر است هنگام نگاه کردن به “هنر بهینه‌سازی و اتوماتیک کردن فرایند‌های کسب و کار” به آنها توجه شود. اما بر اساس تجربه ما در NSI، در تعیین خروجی موفقیت آمیز پروژه‌های BPM، هیچ‌‌کدام به اندازه عناصر پایه‌ای BPM، ایجاد فلوچارت، طراحی فرم و تعریف متغیرها و جمع آوری و ساخت گزارشات در تعیین خروجی موثر نیستند.

می‌توانید همین الان با تیم بهفا برای مشاوره رایگان، درارتباط باشید.