موفقیت شرکت با بهبود مدیریت فرآیند کسب و کار:
ممکن است شما با چندین کسب و کار در ارتباط باشید و با فرایندهای کسب و کاری برخورد کنید؛ که تضمین می‌کنند؛ اعمال و واکنش های شما کمتر فاش می‌شوند. البته ممکن است شما با فرایندهای کسب و کار ناکارآمدی نیز برخورد کنید؛ که تجربه بدی را برای شما ایجاد می‌کنند. همزمان با رشد شرکت‌ها، باید به بهبود مدیریت فرآیند کسب و کار توجه شود.
در عصر تحول دیجیتال، شرکت‌های در حال رشد، تغییراتی را تجربه می‌کنند که آنها را پیچیده‌تر می‌کند. دلایل پیچیده شدن شرکت‌ها می‌تواند؛ افزایش تعداد افرادی که با کسب و کار تعامل دارند، افزایش داده‌هایی که بین بخش‌های مختلف مبادله می‌شوند، افزایش تنوع انتظارات مشتریان و تعامل آنها با شرکت باشد. این تغییرات هزینه‌ها و ریسک کسب و کار را افزایش می‌دهند. به عنوان یک صاحب کسب و کار، باید در این زمان‌ها بیشتر مراقب باشید، در غیر این صورت ممکن است بهره‌وری، کیفیت و کارایی شما و همچنین اشتیاق و اعتماد به نفس کارکنان شما تحت تاثیر قرار بگیرند. حتی این تغییرات ممکن است؛ منجر به سقوط کل کسب و کار شوند. برای این که یک شرکت موفق شود؛ باید اقدامات متناسب با این تغییرات را انجام دهد.
درک مفهوم فرایند و مدیریت فرایند کسب و کار:
برای آن‌که بتوانید اهمیت بهبود مدیریت فرآیند کسب و کار را درک کنید؛ ابتدا باید بدانید منظور از فرایند کسب و کار چیست. هر کسب و کاری برای رسیدن به اهداف خود، مجموعه‌ای از اقدامات را به صورت رسمی یا غیر رسمی، انجام می‌دهد؛ این اقدامات همان فرایندها هستند.
فرایندهای رسمی به عنوان رویه‌ها نیز شناخته می‌شوند. فرایندهای غیر رسمی توسط کارکنان برای انجام کارها ساخته می‌شوند و کاربردهای خاص خود را دارند.
مدیریت فرایند کسب و کار، بررسی دوره‌ای فرآیندها به منظور بهبود آنها و اطمینان از پیشرفت و هماهنگی آنها با نیازهای کارکنان و مشتریان در زمان مناسب است.
در ادامه با 5 راه حل برای بهبود مدیریت فرآیند کسب و کار آشنا خواهید شد.
۱- فرایند را ترسیم کنید
ابتدا باید تعیین کنید؛ کدام بخش از کسب و کارتان باید بهبود داده شود. سپس با استفاده از ابزارهایی مانند نمودار Swim Lane یا یک فلوچارت که برای نمایش بصری فرایند هستند؛ فرایند را مستند کنید. به خاطر این که هر یک از مراحل ممکن است شامل مراحل دیگری باشند؛ هر قدم را با جزییات بررسی کنید.
۲- فرایند را تحلیل کنید
برای بهبود مدیریت فرآیند کسب و کار تعیین کنید که کدام روشها، برای کارمندان شما مشکلاتی را ایجاد می‌کنند. بررسی کنید که کدام روشها قدیمی شده‌اند و دیگر کارایی لازم را ندارند. ضروری است؛ که از کارمندانی که با فرایندها تعامل دارند؛ در مورد محدودیت‌هایی که هنگام کار با فرایند با آن مواجه هستند؛ سوال بپرسید. همچنین از آنها بخواهید؛ اگر راهکاری برای بهبود وضعیت موجود دارند؛ آن را ارائه دهند. البته این، به این معنا نیست؛ که شما باید همه ایده‌های آنها را قبول کنید.
سعی کنید ار تجزیه و تحلیل علل ریشه‌ای، برای فهمیدن اینکه مشکلات دقیقاً از کجا شروع می‌شوند؛ استفاده کنید. هنگام تجزیه و تحلیل مشکل، تعیین کنید؛ آیا با حل مشکل مفروض، کل فرایند کسب و کار بهبود می‌یابد یا خیر. گاهی اوقات وجود یک فرایند مشکل‌دار و خسته‌کننده لازم است؛ زیرا اعمال سایر بخش‌ها را بهینه می‌کند.
۳- فرایند را مجدداً طراحی کنید
زمانی که شما مناطق مشکل‌دار را شناسایی کردید؛ برای بهبود فرایند کسب و کار، باید آن بخش‌ها را توسعه دهید؛ یا این که راههای ساده‌تری در اطراف آنها پیدا کنید. برای این که تعیین کنید آیا راه‌حل های شما، برای مشتریان موثر هستند یا خیر؛ بهتر است یک نگاشت تجربه مشتری را در نظر بگیرید.
هنگام طراحی مجدد فرایند، شما به منابع بیشتری نیاز خواهید داشت و این منابع باید برای موفقیت پیاده‌سازی همه تغییرات، در جای خود باشند. شما باید با کمک روسای بخش‌ها و مدیران ارشد، تمام منابع مورد نیاز را فهرست کنید.
بیشتر بخوانید: ۵ نکته برتر برای تحولی موفق در کسب و کار
۴- تغییر را پیاده سازی کرده و با آن ارتباط برقرار کنید
هنگام شناسایی مشکل در فرایند کسب و کار و حل آن با استفاده از فرایندها، همه کارمندان و مدیر شرکت را در جریان رشد کار قرار دهید. با همه اعضای تیم ارتباط برقرار کنید و به آنها توضیح دهید که ایجاد برخی تغییرات به نفع کل سازمان است. در حین ایجاد تغییرات، ممکن است مجبور شوید؛ نرم افزار مورد استفاده را تغییر دهید، افراد سازمان را از بخشی به بخش دیگر منتقل کنید و حتی دوره‌های آموزشی را برای آنان برگزار نمایید. مدیریت تغییرات ایجاد شده بسیار مهم است؛ زیرا ممکن است سبب ایجاد مشکلات جدیدی شود و کارمندان در پذیرفتن این تغییرات مقاومت کرده و منجر به شکست شود.
یکی از جنبه‌های بهبود مدیریت فرآیند کسب و کار، این است که برند کسب و کار را مجدداً طراحی کنید. از ابزارهای ایجاد کننده لوگو، تغییر منحنی و Kotter’s 8-Step استفاده کنید و مدل را تغییر دهید. چشم انداز جدیدی را ایجاد کنید؛ که مشتریان و کارمندان، با آن دید جدید به کسب و کار نگاه کنند.
۵- فرایند را بازنگری کنید
پیاده‌سازی یک فرایند جدید، زمانبر است و پس از آن‌که تنظیم شود؛ افراد کمی از آن استفاده می‌کنند. بنابراین نمی‌توان پس از پیاده‌سازی آن، باگ‌ها و مشکلاتی را که ممکن است در آن وجود داشته باشد؛ فوراً شناسایی نمود. با کارمندان کلیدی که با فرایندهای تغییر یافته به صورت مستقیم، کار می‌کنند؛ ارتباط برقرار کنید تا بتوانید بفهمید همه چیز طبق برنامه کار می‌کند یا خیر. با استفاده از این روش، هر نتیجه غیر منتظره مثبت یا منفی ناشی از تغییر باید بررسی شود. استراتژی‌های بهبود پیوسته‌ای را به کار ببرید؛ تا بتوانید تضمین کنید که تعاملات مثبتی بین همه اجزای فرایند وجود دارد.
نتیجه گیری:
مطمئن شوید، مدیریت فرایند کسب و کار شما یکپارچه بوده و استمرار دارد. بهبود مدیریت فرآیند کسب و کار به کسب و کار شما کمک می‌کند؛ در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنید و در عین حال باعث رشد فرآیندها می‌شود.
فرایندها باید مستقل از افرادی باشند؛ که آنها را پیاده ازی می‌کنند؛ بنابراین حتی اگر، گروه پیاده‌سازی تغییر کرده و افراد جدیدی در این گروه قرار بگیرند؛ فرایندها می‌توانند نجات داده شوند.
نتیجه بهبود مدیریت فرآیند کسب و کار این است که مشتریان خوشحالی را ببینید؛ که با رشد کسب و کار شما هم از نظر فروش و هم از نظر ارزش، همراه شما هستند.
می‌توانید همین الان با تیم بهفا برای مشاوره رایگان، درارتباط باشید.
بدون دیدگاه