پیاده سازی مدیریت فرایند چه ضرورتی در سازمان دارد؟ امروزه هر سازمانی برای دستیابی به هدف خود تلاش می کند. بخشی از این هدف می تواند افزایش فرآیند کاری فعلی یا بهبود کارایی کارکنان باشد. این اهداف قابل اندازه‌گیری و دست یافتنی به نظر می رسند به شرطی که پیاده سازی روشمند مدیریت فرایند وجود داشته باشد.
مدیریت فرآیند کسب و کار یکی از این فرآیندهاست که عملکردهای سازمانی را با نیازهای مصرف کننده همسو می‌کند و به کارگیری موثر منابع شرکت را تضمین می‌کند. با اجرای صحیح فرآیند توسط شرکت مناسب در کنار شما، می‌توانید از منابع به بهترین شکل استفاده کنید.
چک لیست 10 مرحله ای پیاده سازی مدیریت فرایند
در زیر چک لیستی برای پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار ارائه شده است که شما را در این مسیر راهنمایی می‌کند.
۱. شناسایی نیازهای مشارکت کنندگان کلیدی
اولین قدم برای دستیابی به یک عملیات موفق BPM با شناخت نیازهای ذینفعان شرکت ضروری است. هر فردی شخصیت متفاوتی برای کار با سازمان شما دارد. به عنوان یک تصمیم گیرنده کلیدی، باید الزامات و موانع آن‌ها را درک کنید.
پس از انجام این کار، دیدگاه جدیدی در مورد مشکلاتی که باید برطرف شوند، دریافت خواهید کرد. اپراتورهای فنی و عملکردی هر دو نقش مهمی در اجرای BPM دارند و در نظر گرفتن توصیه‌های آن‌ها می‌تواند به شما در فرآیندهای بعدی کمک کند.
پیشنهاد بهفا: فرایند کسب و کار چیست؟
۲. انتخاب پلتفرم مناسب مدیریت فرایند
پلتفرمی که انتخاب می‌کنید و فرآیندهایی که پیاده‌سازی می‌کنید مستقیماً با اثربخشی اجرای BPM متناسب هستند. از آنجایی که تصمیم گرفته‌اید مدیریت فرآیند کسب و کار را در سازمان خود جا بیندازید، باید پایه و اساس مناسب را انتخاب کنید. هرچه پلتفرم بهتر باشد، عملکرد بهتری خواهید داشت.
بازار مملو از ابزارهایی است که یا بر مدیریت عملیات یا مستندسازی متمرکز هستند. اما مسیر نوآوری تنها در صورتی می‌تواند محقق شود که نیازهای سهامداران کلیدی و الزامات کسب و کار در نظر گرفته شود. شما به یک راه حل نرم افزاری نیاز دارید که حتی برای یک کاربر غیر فنی قابل درک باشد.
۳. شناسایی عوامل تمرکز
اکثر شرکت‌ها اهمیت یک ابزار BPM مناسب را درک کرده اند. اما فقط درک ضرورت کافی نیست. فرآیندهای کلیدی که در آن شما باید این تغییرات را بگنجانید نیز مهم هستند. در واقع شما باید بتوانید به سوالات زیر پاسخ دهید:
- چرا می‌خواهید مدیریت فرایند پیاده سازی شود؟
- باید روی چه فرآیندی تمرکز کنیم؟
- چه نتیجه‌ای از اجرا انتظار داریم؟
- فعالیت‌های سازمانی در کجا تاخیر دارند؟
- چه تغییراتی می‌تواند به پر کردن شکاف کمک کند؟
پیشنهاد بهفا: بهبود فرایند کسب و کار چیست؟
۴. تست ابزار
نرم افزار BPM که انتخاب کرده‌اید می‌تواند به شما در درک بهتر عملکردها کمک کند. پس از اجرای آزمایش، می‌توانید مشخص کنید که چه فرآیندهایی می‌توانند خودکار شوند و چه فرآیندهایی مطابق با علامت کارایی نیستند. خودکارسازی رویه‌های پیچیده دشوار به نظر می‌رسد. اما با یک ابزار قابل مدیریت، می‌توانید از افزونگی جلوگیری کنید.
یک ابزار ارگونومیک که حتی پیچیده ترین مراحل را کامپیوتری می‌کند. همچنین شروع در مقیاس کوچک به شما این امکان را می‌دهد که پاسخ‌هایی را بیابید که آیا نرم افزار BPM قادر به تغییر مثبت سازمان است یا خیر. بنابراین، شما باید آزمایش را از نزدیک زیر نظر داشته باشید.
۵. شناخت صاحبان فرآیند
با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار می‌توانید از شرایط بحران اجتناب کنید. با استفاده از این روش، ابزار، مالک فرآیند می‌شود. برای اجرای موفقیت‌آمیز فرآیند کسب و کار، ضروری است که صاحبان فرآیندهایی را که مسئولیت اقدامات خود را بر عهده می‌گیرند، اختصاص دهید. وقتی همه نقش‌ها، مسئولیت‌ها و اختیارات خود را بدانند، می‌توانید انتظار عملکرد روان را داشته باشید.
۶. تعیین اهداف
آیا هر سازمانی می‌تواند بدون هدف کار کند؟ پاسخ با قاطعیت “نه” است. درست همانطور که داشتن اهداف سازمانی ضروری است، داشتن معیارهای مرتبط با اجرای مدیریت فرآیند کسب و کار نیز بسیار مهم است.
تنظیم استانداردها به شما این امکان را می‌دهد که عملکردهای روزانه، پیشرفت‌ها و دامنه کار را پیگیری کنید. وقتی هدف مشخصی از آنچه می‌خواهید از ابزار عملیات BPM بدست آورید، می‌توانید وظایف را اولویت بندی کنید و از حداکثر بهره وری بهره ببرید. به عنوان مثال، اجرای مدیریت پرونده به عنوان بخشی از استراتژی BPM به سازمان شما کمک می‌کند تا به موارد مشابه رسیدگی کنید و فرایندها را استانداردسازی کنید.
۷. اجرای گردش کار به صورت پایلوت
برای اطمینان از پایلوت آزمایشی موفقیت آمیز گردش کار فرآیند، ضروری است ابتدا یک تمرین نقشه برداری فرآیند کسب و کار جامع انجام شود که شامل مستندسازی و تجزیه و تحلیل فرآیندهای جاری برای شناسایی زمینه‌های بهبود و اتوماسیون است. گردش کار فرآیندی که از طریق راه حل BPM برشمرده‌اید نیز به یک دوره آزمایشی نیاز دارد. باید ببینید BPM پیاده سازی شده روی فرآیندهای موجود تاثیر می‌گذارد یا خیر. خواه در مورد زمان پردازش واقعی، میزان تحمل داده یا کیفیت نتیجه باشد. در ابتدا، مهم است که ببینیم آیا این موارد بر استانداردهای فعلی تأثیر منفی می‌گذارند یا خیر. وقتی خروجی را می‌بینید، می‌توانید درک کنید که چه فرآیندهایی می‌توانند خودکار شوند. در غیر این صورت، باید تجدید نظر کنید.
۸. تشویق به همکاری
همانطور که در بالا بحث شد، پرسنل فنی که با استفاده و اجرای پلت فرم BPM آشنا هستند و کارگران عملکردی می‌دانند چگونه فرآیند را اجرا کنند. همه افراد تحت این دو سر نقش مهمی در اجرای موفقیت آمیز مدیریت فرآیند کسب و کار دارند. زمانی که همه حرفی داشته باشند و حق بازخورد دادن داشته باشند، استراتژی‌گذاری ساده‌تر می‌شود.
۹. آموزش کاربران
BPM به طور قابل توجهی کارایی را بهبود می‌بخشد و افزونگی را حذف می‌کند. آموزش تیم خود در مورد مسئولیت‌هایشان، در هر کجا و هر زمان که نیاز باشد، تعیین می کند که چگونه می‌توانید نتیجه مدیریت فرایند را به طور موثر مشاهده کنید. اگرچه پلتفرم کم کد برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار در شرکت شما قابل درک است، اما بهتر است یک کارگاه آموزشی برای کاربرد بهتر آن توسط تیم برگزار کنید.
پیشنهاد بهفا: تجزیه و تحلیل فرایند کسب و کار چیست؟
۱۰. تجزیه و تحلیل
تجزیه و تحلیل ضروری ترین بخش کل فرآیند را به خود اختصاص می دهد. پس از هر مرحله از چک لیست BPM، باید یک بیانیه تجزیه و تحلیل ایجاد کنید تا بدانید که آیا فرآیند اتوماسیون، ادغام فرآیند کسب و کار تأثیر مثبتی ایجاد کرده است یا خیر. اگر تاثیر را دنبال کنید، می‌توانید انحرافات را ببینید و اقدامات اصلاحی انجام دهید. صاحبان فرآیندهایی که منصوب کرده‌اید باید مسئولیت اندازه گیری عملکرد را بر عهده داشته باشند.
جمع بندی
BPM ساختاری است که به سازمان شما اجازه می‌دهد تا از رقابت پذیری خود بهره برداری کند. این ترکیب یکپارچه از طراحی، نظارت، نظارت و یکپارچه سازی وظایف متمایز سازمان است. با پیاده سازی BPM، می‌توانید مطمئن باشید که حتی کوچک ترین کارها نیز تحت نظارت هستند. همچنین، راه‌حل‌های کم کد می‌تواند به شما این امکان را می‌دهد که یک محیط کاری پیشرفته دیجیتالی با کارایی بهبود یافته ایجاد کنید.
بدون دیدگاه