معمولا بعد از ایجاد و رسم گردش کار فرآیندها، گردش کار دارای نواقصی است و بهینه نمی‌باشد. به همین دلیل یک چک لیست گردش کار با 8 سوال تهیه شده تا ببینیم جریان فرآیندها به درستی ایجاد شده‌اند یا خیر.
در زیر به توضیح 8 سوال پرداخته شده است:
آیا رویداد شروع تعیین شده است؟
ممکن است این موضوع بدیهی به نظر برسد اما در بعضی از مواقع این رویداد به درستی و به طور کامل تعریف و مشخص نمی‌شود. به عنوان مثال: در صورتی که فرآیند با درخواست مشتری برای کمک شروع شود، می توان گفت که این روند با تماس مشتری با میز راهنمای شرکت آغاز می شود؛ اما این تماس می‌تواند از طریق ایمیل، تماس تلفنی، مکاتبه و چت باشد. همه این‌ها باید روشن و واضح باشد تا دست اندرکاران این فرآیند از زمان شروع آن به درستی مطلع شوند.
آیا رویداد نهایی تعیین شده است؟
ممکن است این روند به سادگی با حل سوال یا مشکل مشتری به پایان برسد؛ اما چگونه نشان داده می‌شود؟ آیا نامه الکترونیکی حل مسئله به مشتری همراه با یک نسخه برای ناظر ارسال می‌شود؟ این رویداد نیز مانند رویداد شروع باید واضح و روشن باشد تا مسئولین فرآیند به درستی از آن مطلع باشند.
آیا مسئولیت‌ها تعریف شده است؟
در بعضی از نمودارهای جریان فرآیند مسئول فرآیندها مشخص نشده است. برای جلوگیری از این موضوع، استاندارد BPMN از pool و laneها استفاده می‌کند. روش دیگر تعریف مسئولیت‌ها از طریق ماتریس RACI است.
آیا مالک فرآیند مشخص شده است؟
این مسئله بسیار مهم است که تعیین شود که چه شخص یا گروهی از افراد مسئول نظارت بر روند و گزارش عملکرد آن هستند.
آیا تمامی ورودی‌های فرآیند تعریف شده است؟
رویداد شروع نباید با ورودی‌های فرآیند اشتباه گرفته شود. به عنوان مثال، ممکن است فعالیتی در میانه فرآیند به اطلاعاتی نیاز داشته باشد که از فرآیند دیگری ناشی می‌شود. برای گردش کار روان، بسیار حائز اهمیت است که تمام ورودی‌ها مشخص شود تا مسئولین بتوانند آن‌ها را بدون مشکل اجرا کنند.
آیا دروازه‌ها و تصمیم گیری‌ها واضح است؟
غالباً در طی یک فرآیند، بسته به شرایط خاص، جریان فعالیت را می‌توان به دنباله‌ای از کارها یا کار دیگری هدایت کرد. اطمینان حاصل کنید که این “دروازه ها” به خوبی مشخص شده اند و درک شرایطی که تعیین می کند کدام جریان را دنبال کنید، آسان است؛ بنابراین تصمیم گیری آسان تر می شود.
آیا فرصت‌های بهبود شناسایی شده است؟
فرصت بهبود، مهم‌ترین موضوع این چک لیست می‌باشد. باید تاخیرها، تنگناها، اتلاف‌ها، مشکل در تبادل اطلاعات و مسئولین شناسایی و بررسی گردد. در صورتیکه این مشکلات وجود داشته باشد، لازم است فرآیند باز طراحی گردد.
آیا شاخص‌های عملکردی تعیین شده است؟
شاخص‌های عملکردی بیشتر به پایش و اندازه‌گیری فرآیند مرتبط است؛ اما باید به این نکته توجه داشت که بدون توجه به شاخص‌های عملکردی، نمی‌توان گردش کار درستی ایجاد کرد. شاخص‌ها امکان اندازه‌گیری عملکرد را می‌دهد و اینکه آیا واقعاً فرآیند بهینه‌سازی شده است یا خیر؛ بنابراین با تجزیه و تحلیل این نتایج، می‌توان فهمید که آیا این فرآیند به بهبود و پیشرفت بیشتری نیاز دارد؟
بدون دیدگاه