پدیداری مشکلات در فرآیندهای کسب و کار موضوع متداول در بحث مدیریت کسب و کار است. اگرچه در واقعیت تعداد زیادی مشکل وجود دارد اما در ادامه این مقاله به بررسی 4 مورد از مهم‌ترین مشکلات پرداخته می شود:
-
تقسیم غیر یکنواخت فرآیند
بعضی از بخش‌های فرآیند سیستم خودکار هستند؛ در صورتی که بخش‌های دیگر هنوز به صورت دستی اجرا می‌شوند. در نتیجه، کار ابتدا در یک سیستم IT سپس به صورت دستی، سپس در سیستم IT دیگر انجام می‌شود که در این سیستم مشکلات و شکاف‌هایی وجود دارد. چالش ها و مسائل این موضوع در ادامه بیان شده است. کارمندان بخش‌های مختلف برای تکمیل عملیات لازم است اطلاعات را تأیید کرده و تأییدیه بگیرند. همچنین ورود و مقایسه داده‌های دستی باعث اتلاف وقت می‌شود و مستعد خطا است. خلاء موجود در اتوماسیون و استفاده از سیستم‌های مختلف IT، کنترل روند کار از ابتدا تا انتها را دشوار و با مشکلاتی روبرو می‌کند.
-
بوروکراسی بالا
این مشکل معمولا برای شرکت‌هایی که بیش از 500 کارمند دارند، رخ می‌دهد. نیاز به تأییدهای بیش از حد قبل از شروع فرآیند، زمانی که تصمیم گرفته شود آیا سازمان باید یک نمونه فرآیند خاص را اجرا کند یا خیر.
تصمیم گیری در طی فرآیند که شامل قطع روند یا تغییر جریان فرآیند است، در حالی که برخی از عملیات قبلاً انجام شده است. این بدان معنی است که وقت و منابع صرفاً هدر می‌رود.
-
اصلاحات زیاد
در طول فرآیند، فعالیت‌ها غالبا برای اصلاح یا بازنگری به مجریان ارسال می‌شوند. به طور متوسط، حدود 30٪ از زمان کار فرآیند می‌تواند در چنین اصلاحاتی تلف شود، که منجر به کارایی ضعیف می‌شود.
-
روند کاری بسیار پیچیده
اگر فرآیندهای اداری بیش از حد پیچیده باشند، باید آن‌ها را تغییر داد. یک فرآیند همسو و مناسب به سمت سادگی می‌رود. با گذشت زمان، شرایط جدید، معاملات و مصوبات برای تأمین منافع مجریان و بخش‌های مختلف به هر فرآیند اضافه می‌شود. اگر فرآیندهای شما عملیات اضافی زیادی را جمع کرده است، وقت آن است که نگاهی دقیق به آن‌ها بیندازیم.
بدون دیدگاه