مهم‌ترین سوال دربارهی BPM این است که آیا ارزش گذاشتن وقت و انرژی دارد؟ در تئوری کار می‌کند، اما در آیا عمل هم جواب می‌دهد؟ چگونه باید نتایج مدیریت فرآیند را اندازه گیری و گزارش کنیم؟
پاسخ اشتباه
بیایید ابتدا با پاسخ اشتباه برخورد کنیم. هیچ سازمانی مشکلی تحت عنوان “ما مدل فرآیند کافی نداریم” ندارد. اینکه بگوییم ما 50 نفر را در مورد تجزیه و تحلیل 6 سیگما آموزش داده‌ایم یا یک ساختار فرآیند را مدل کردیم یا یک شاخص کلیدی عملکرد فرآیند را تعیین کردیم، نتیجه‌ی بهبود کسب و کار نیست. البته که همهی این موارد ضروری هستند اما کافی نیستند.
از نظر مدیران اجرایی که هنوز کاملاً با قابلیت مدیریت مبتنی بر فرآیند درگیر نشده‌اند، ممکن است تمام این فعالیت‌ها بیشتر شبیه یک مشکل باشد تا یک راه حل، یا بیشتر شبیه اتلاف منابع باشد تا یک نتیجه موفقیت آمیز. اما ما به مدل‌ها، ساختارها، روش‌ها و آموزش‌های مناسب یک مدل مدیریتی نیاز داریم، آن‌ها ابزاری برای رسیدن به هدف هستند، ولی به خودی خود هدف نیستند. صرفا داشتن ابزارهای مدیریتی مهم نیست. ما باید از آن‌ها استفاده کنیم تا عملکرد واقعی سازمانی را ارائه دهیم.
پاسخ بهتری وجود دارد
ما در مدیریت مبتنی بر فرآیند سرمایه‌گذاری میکنیم؛ زیرا فکر میکنیم این روش بهتری برای مدیریت است. هدف ما ایجاد پیشرفت در عملکرد سازمانی است و این باید در مرکز ارزیابی و گزارش سودمندی BPM باشد.
- مزایای کسب و کار را شناسایی کنید
اولین کاری که باید بتوانیم انجام دهیم شناسایی مزایای کسب و کار ارائه شده است که ترجیحاً با شواهد کمی و عینی پشتیبانی شود. شواهد در اینجا در مورد کاهش در زمان و هزینه، حل مشکلات خاص رضایت مشتری، حذف یک خطر کمی، یا هر نتیجه دیگری است که اثبات کمی از ارزش ارائه می‌دهد. مزایا ممکن است بزرگ یا کوچک باشد؛ اما مجموع کلیه مزایا معیار اصلی ارزیابی خواهد بود. انجام این کار ممکن است آسان نباشد اما باید انجام شود.
- شواهد قانع کننده را جمع آوری کنید
جدا از داده‌های قطعی پیشرفت‌ها، جمع آوری شواهد قانع کننده از طریق پشتیبانی از فعالیت مبتنی بر فرآیند که توسط مدیران در سطوح مختلف بیان شده است، میسر است. این سوال که “آیا مدیران سراسر سازمان فکر می‌کنند فعالیت‌های فرآیند ارزشمند هستند؟” یک ارزیابی رضایت مشتری است.
رویکرد شاخص خالص ترویج کنندگان (Net Promoter Score (NPS ممکن است به خوبی کار کند؛ زیرا یک عدد واحد برای تمرکز داده‌ها فراهم می‌کند و جمع آوری داده‌ها ساده است. NPS به خاطر اندازه گیری ساده و بسیار گسترده‌ای که دارد توسط برخی مورد نقد قرار گرفته است. به همین علت لازم است برای اطمینان از نتیجه صحیح، به درستی آزمایش و تنظیم شود.
- اندازه گیری و گزارش در مورد تأثیر BPM
سومین نوع اندازه گیری و گزارش مورد نیاز در مورد چگونگی کارکرد و توسعه سازمان مدیریت مبتنی بر فرآیند است. این مورد ارتباط بیشتری با یافتههای ذکر شده در ابتدای بحث دارد. اگر بتوانیم با استفاده از شواهد قطعی و غیر قطعی نشان دهیم که مدیریت مبتنی بر فرآیند ارزش انجام دادن را دارد، پس باید نشان دهیم که سازمان توانایی خود را در انجام این کار توسعه می‌دهد.
- بنابراین ،سه نوع ارزیابی وجود دارد که باید برای پیگیری و گزارش سودمندی مدیریت مبتنی بر فرآیند انجام دهیم:
- داده‌های قطعی در مورد حل مسئله و درک فرصت مرتبط به رویکرد فرآیند، شواهدی از صرفه جویی در هزینه یا زمان و مشکلات عملیاتی حل شده (اثبات ارزش به صورت کمی، معتبر و هدفمند)
- پشتیبانی به دست آمده از مجموعه مدیران و کارکنانی که سهولت زندگی کاری خود را در رویکرد فرایندی پیدا کردند. (پشتیبانی ذهنی، کیفی، شخصی.)
- شواهدی وجود دارد که نشان می‌دهد توسعه زیرساختهای مدیریت مبتنی بر فرآیند در حال انجام است. اینکه BPM در حال توسعه است، این اطمینان را می‌دهد که بهبود عملکرد ارائه شده ادامه یافته و حتی افزایش مییابد. (توسعه مداوم روند مدیریت فرآیند)
بنابراین، اگر قرار است مدیریت مبتنی بر فرآیند پشتیبانی شود، باید مفید بودن آن اثبات شود. این اثبات ممکن است واضح نباشد و برای آشکار کردن آن ممکن است نیاز به کشف آن باشد. غالباً اندازهگیری و گزارشدهی، نادیده گرفته میشود که باید به آن توجه کرد.
بدون دیدگاه