در این مقاله 4 گام اصلی برای خلاصی از رکود اقتصادی که گریبان گیر کسب و کارهای مختلف در شرایط کنونی شده است را مرور می‌کنیم.
کسب و کارها همواره در حال فعالیت و تلاش برای بقای خود در میان رقبا هستند. برخی معتقدند در این شرایط جنگ قدرت، دیگر زمانی برای رسیدگی به فرآیندها و آگاهی از وضعیت آن‌ها و بهبود نیست. در صورتی که در همین شرایط جنگ قدرت، رسیدگی به وضعیت فرآیندها و بهبود آن‌ها، تسهیل‌گر برنده شدن سازمان شماست؛ راهکاری غیر ملموس اما تاثیرگذار.
توسعه سازمان، گسترش عملکرد، افزودن سامانه‌های اطلاعاتی و … همگی از اهمیت فرآیندها حکایت داشته چرا که با رسیدگی به فرآیندها امکان مدیریت این مسائل ممکن خواهد شد. جالب است بدانید بسیاری از پروژه‌های بزرگ در حوزه فرآیندها، در زمان رکود اقتصادی رخ داده است. برای مثال در اواخر دهه 90 و سال 2008 که رکورد اقتصادی بزرگی شامل حال سازمان‌ها شد، کسب و کارهای بزرگی چشم به فرآیندها دوخته و راه نجات خود را ارزیابی و بازنگری فرآیندهایشان دانستند. به عبارت دیگر، در این شرایط بود که راهی مطمئن برای نجات سازمان حتی در شرایط رکود، متولد شد.
اما آنچه گفته شد برای سال‌های اخیر است. ولی لازم است بدانید در سال 1930 رکود اقتصادی بزرگی به وقوع پیوست که با راهکارهای ساده و گذار سازمان‌ها سعی در بهبود وضعیت خود داشتند اما توان تحمل شرایط اقتصادی موجود را نداشته و راهکارهای ارائه شده بیش از چند هفته، نتوانست تعطیلی شرکت‌ها را به تعویق بیندازد. اما مشابه همین مسئله در سال 2008 و حباب اقتصادی سال 2000 به وقوع پیوست که سازمان‌ها با بهره گیری از مدیریت فرآیندهای کسب و کار به راهکاری طولانی مدت برای دوام خود در عرصه رقابت دست یافته و حضور خود در این شرایط را تضمین کردند. وضعیت کنونی نیز برای سازمان‌ها امن نیست و بسیاری از کسب و کارها بقای خود را از دست داده‌اند. اما اگر شما نیز در چنین شرایطی به سر می‌برید و یا به زودی درگیر آن خواهید شد، پیشنهاد می‌شود گام های زیر را طی کنید:
1- فرآیندهای خود را از منظر اهمیت برای بقای کسب و کار و ارتباط با مشتری سازمان مورد بررسی قرار دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا منابع موجود در فرآیندهای حائز اهمیت را مصرف کنید.
2- فرآیندهای منتخب را با سناریوهای مختلف شبیه سازی کنید. فرآیندها با چه تعداد نیرو، چه کیفیت خروجی و در چه بازه زمانی به اجرا در می‌آیند و حدود هر یک برای بهینه سازی فرآیند را مشخص کنید. برای منابع اضافی شناسایی شده، راهکار بهینه بیابید تا از هدر رفت آنان جلوگیری شود.
3- دور کاری در اجرای فرآیندها همیشه راهکار بهینه نیست. بلکه نیازمندی به زیرساخت‌های فناورانه برای این مهم و بررسی فرآیندها از منظر میزان ریسک و انطباق با نتایج درخواستی اولویت داشته و اثربخش بودن اجرای دور کاری را تضمین می‌کند.
4- به تجزیه و تحلیل فرآیندها بپردازید که کدام نیاز به اجرای مکانیزه و کدام نیاز به اجرای دستی دارند. بهره گیری از سامانه‌های اطلاعاتی راهکاری همیشگی برای کاهش هزینه و بهبود عملکرد نیست. شرایط موجود تعیین کننده راهکار اثربخش در پیاده سازی فرآیندهای مهم و اساسی سازمان است.
گام های 4 گانه فوق، کمک بسیاری در جلوگیری یا کاهش سرعت از بین رفتن کسب و کار شما خواهد نمود. این مهم همان مدیریت فرآیندهای کسب و کار است اما با نگاهی به شرایط اقتصادی موجود و محدودیت منابع در سازمان ها.
سیما قربانی
بدون دیدگاه