ماتریس تخصیص مسئولیت (Responsibility Assignment Matrix) یا همان RACI، ماتریسی متشکل از فعالیت‌ها و نقاط تصمیم‌گیری فرآیندهای سازمانی و نقشها و پرسنل سازمان است که برای تعیین نحوه مشارکت و همکاری هریک از نقشها در انجام وظایف و فعالیت‌ها یک فرآیند یا پروژه مورد استفاده قرار میگیرد. به همین‌منظور، در هریک از سلول‌های ماتریس، ارتباط فرد یا نقش سازمانی با فعالیت مربوطه مشخص می‌شود که می‌تواند یکی از چهار حالت مسئول (Responsible)، پاسخ‌گو (Accountable)، مشاور (Consulted) یا مطلع (Informed) باشد.
در ادامه برخی از مزایای ماتریس RACI بررسی شده است که اهمیت آن برای یک مدیر پروژه، تا چه میزان سودمند خواهد بود.
- ساده سازی ارتباطات: وجود این ماتریس در یک پروژه می‌تواند جهت بازگشت به چرخه حیات پروژه مفید باشد. به جای درگیر کردن هر فرد در هر تصمیم، می‌توان ارتباطات را ساده کرد، افراد مناسب را در زمان مناسب درگیر کرده و تعیین نقشها و تصمیم‌گیری تسریع گردد.
- جلوگیری از هدر رفتن نیروی کار: وقتی نیاز به استفاده از نظرات افراد مختلف در یک کار باشد با مشکلات گوناگونی صورت میگیرد. شاید بهتر باشد این نظرات را با هم تلفیق کرد و در این شرایط استفاده از ماتریس RACI می‌تواند مفید باشد. نکته مهم در خصوص تمایز بین مشاوره و فرد آگاه این است که می‌توان افرادی که در بازخورد موثر هستند و کسانی که فقط در مورد پیشرفت کار اطلاعات به روزی به دست می‌آورند را از هم جدا کنید.
- جلوگیری از اضافه کار و انباشت وظایف: مشخص است که مدیر پروژه مسئولیت زیادی را به عهده دارد و اغلب چندین نقش را در یک پروژه پوشش می‌دهد. ماتریس RACI می‌تواند ابزاری مفید برای کمک به تفویض اختیار و جلوگیری از هدردادن وقت مدیر پروژه باشد. همچنین به کاهش نقاط شکست پروژه کمک می‌کند، جایی که تمام دانش و مسئولیت یک کار به عهده یک شخص است، انباشت وظایف ایجاد شده و تمرکز بر روی کار کمتر خواهد شد.
- تنظیم انتظارات: با استفاده از این ماتریس می‌توان کارایی بسیاری برای پروژه ایجاد کرد. زمانیکه در ابتدای پروژه ماتریس RACI را در نظر گرفته شود، تعیین انتظارات مدیر یا مسئول کار پیش رو، می‌تواند راحت‌تر باشد. افراد درگیر این پروژه باید بتوانند به وضوح ببینند که کجا باید درگیر شوند و در کدام وظایف مشارکت کنند.
همچنین به اختصار می‌توان به سایر مزایای ماتریس RACI در زیر اشاره کرد:
- تحلیل حجم کار: شناسایی حجم کار افراد از طریق ماتریس RACI به سهولت انجام می‌گردد.
- سازماندهی مجدد: ماتریسRACI تضمین می‌کند که وظایف و فرایندهای اصلی نادیده گرفته نشده‌اند
- گردش کارکنان: نقش و مسئولیت‌های نیروهای تازه وارد ازطریق ماتریس RACI به سرعت شناسایی می‌شود
- تخصیص کار: ماتریس RACI توزیع وظایف میان گروه‌ها و افراد را به صورت کارا و موثر انجام می‌دهد
- حل و رفع اختلافات: ماتریسRACI باعث ایجاد فضایی برای بحث و تبادل نظر درباره نقشها و مسئولیت‌ها و رفع اختلاف‌ها می‌شود.
- مستندسازی نقشها و مسئولیت‌ها: یک راه ساده برای مستند سازی مسئولیت‌ها و نقشها در سازمان‌ها، استفاده از ماتریس RACI است.
- بهبود فهم و درک: از نقشها و مسئولیت‌های مربوط به یک فرایند کاری، اعضات تیم در یک پروژه، در یک بخش اداری
بدون دیدگاه