چکیده متن

تمام سازمان‌ها دیر یا زود به ایده‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار توجه خواهندکرد. جذابیت‌های BPM – فروش بالا، هزینه پایین، چابکی فراوان- افرادی که پیش‌تر به سمت مدیری فرآیندهای کسب‌وکار نرفته‌اند را به سمت استفاده از آن سوق می‌دهد. مدل بلوغ فرآیند، از موردتوجه‌ترین مفاهیم حوزه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است. اما دامی در اینجا وجود دارد. […]

اشتراک گذاری

مدل بلوغ مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار: استراتژی عمیق یا سطحی؟


تمام سازمان‌ها دیر یا زود به ایده‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار توجه خواهندکرد. جذابیت‌های BPM – فروش بالا، هزینه پایین، چابکی فراوان- افرادی که پیش‌تر به سمت مدیری فرآیندهای کسب‌وکار نرفته‌اند را به سمت استفاده از آن سوق می‌دهد.

مدل بلوغ فرآیند، از موردتوجه‌ترین مفاهیم حوزه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است. اما دامی در اینجا وجود دارد. افراد به BPM مانند اقیانوسی از فرصت‌ها نگاه می‌کنند که هر مسیری را می‌توان در آن پی گرفت. اما درواقع بیش‌تر شبیه خط آهنی به نام «مقیاس بلوغ مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار» است. شناخت نقشه این خط آهن بسیار ضروری است، چرا که بلوغ فرآیند بخشی از فرهنگ سازمانی است که نمی‌توان بدون فکر آن را انتخاب کرد و به سادگی آن را تغییر داد- این‌کار را تنها باید پله پله انجام داد. یک نفر به طور صادقانه باید ایستگاه فعلی را شناسایی کرده و برای ایستگاه بعدی بلیت بخرد. استفاده از راه‌هایی که به نظر میانبر می‌رسد، باعث خراب شدن قطار BPM سازمان می‌شود.

مدل‌های بلوغ مختلفی توسط افراد مختلف پیشنهاد‌شده‌است. گارتنر، فارستر و کارنیج ملون . اما در پیکره عمومی دانش ارائه‌شده توسط ABPMP، به تمام این مدل‌ها اشاره شده و هم‌چنین مدل جدیدی توسط نویسنده ارائه شده‌است. با وجود اجماع بر روی بالاترین سطح بلوغ، مدل‌های مختلف، مسیرهای مختلفی جهت رسیدن به آن را ارائه می‌دهند.

جهت فهم این نکته، به جدول زیر توجه کنید که بالاترین سطح بلوغ، «بهینه‌شده» یا «Proactively Managed» است.

ردیف SEI CMMI Gartner Forrester ABPMP
۰ شناسایی عدم کارآیی عملکردی ناموجود
۱ آغازین آگاه به فرآیند تک کاره تک کاره
۲ مدیریت‌شده خودکار سازی و کنترل داخلی فرآیند (فرآیندهای همکار) قابل تکرار تعریف‌شده
۳ تعریف‌شده خودکارسازی و کنترل میان‌فرآیندی (مدیریت فرآیند با درنظر گرفتن مرز) تعریف‌شده کنترل‌شده
۴ مدیریت‌شده به صورت کیفی کنترل ارزش کسب‌وکار(فرآیندهای هدف‌گرا) اندازه‌گیری شده معماری‌شده
۵ بهینه‌سازی ساختار سازمانی چابک (فرآیندهای بهینه) بهینه‌شده Proactively managed

فرآیندها در طول حرکت در مسیر مقیاس بلوغ، دو مسیر پیش رو دارند.

  1. وسیع‌شدن-افزایش محدوده کار فرآیند، از انتخاب فرآیندهای اولویت‌دار گرفته تا سیستم تشکیل‌دهنده کسب‌وکار
  2. عمیق‌شدن- افزایش درجه کنترل، با تاکید زیاد، از مستندسازی فرآیندهای پایه‌ای تا مدیریت کامل چرخه فرآیند کسب‌وکار.

این دو چالش از یکدیگر مستقل‌اند، لذا تعریف مدل بلوغ فرآیند با استفاده از یک ماتریس دو بعدی به جای یک مقیاس خطی قابل قبول‌تر است.

وسیع شدن
سیستمی از فرآیندها یک فرآیند
عمیق شدن قابل مدیریت (۴) بهینه‌سازی/ proactive کسب‌وکار چابک: توانایی انجام تحول فرآیند با بازاندیشی درمورد فرآیندهای کسب‌وکار. فرآیندهای شرکت، استراتژی‌های آن را به طور پویا پشتیبانی می‌کنند. (۳الف) مدیریت‌شده/ کنترل‌شده دارای توانایی مدیریت یک فرآیند با استفاده از چرخه PDCA از برنامه‌ریزی و اجرا تا اندازه‌گیری و تصمیم به تغییر
قابل تعریف (۳ ب) طراحی‌شده/ یکپارچه‌شده داری توانایی تعریف سازمان به عنوان یک سیستم تشکیل‌شده از فرآیندهای مرتبط با هم. توانایی تعریف و ابقای معماری کسب‌وکار و معماری فرآیند. (۲)قابل تکرار/ تعریف‌شده دارای توانایی تعریف یک فرآیند کسب‌وکار مرتبط با ارزش تحویلی و دستورالعمل‌های عملیاتی. عدم کنترل بر روی اجرای فرآیند و عملکر آن
(۱) آغازین/ Ad hoc دارای توانایی  تعریف فعالیت‌های عملیاتی و دستورالعمل‌های ساده. عدم درک از فرآیندهای انتهابه انتها و میان‌کارکردی

تنها راه جهت شروع پس از مرحله آغازین یا Ad hoc، مرحله قابل تکرار/تعریف شده است. گام بعدی، وضوح کمتری دارد. یک سازمان می‌تواند با افزایش درجه کنترل و رفتن به مرحله مدیریت شده/کنترل‌شده، اقدام عمیق‌تر شدن کند یا این‌که محدوده مدیریت فرآیند را گسترده کرده و به مرحله ۳ب برود. یا این‌که تلاش کند این دو رویکرد را ترکیب کند. در هرحال، مقصد نهایی هر دو راه، یکی بوده و مطلبی که اهمیت دارد، انتخاب راه است.

حال با بازگشت به مدل‌های بلوغ ارائه‌شده در ابتدای مطلب، به این پرسش پاسخ می‌دهیم که هر کدام چه مسیری را پیشنهاد می‌دهد.

  • در SEI CMMI، «مدیریت‌شده کمی» بلافاصله به مرحله نهایی «بهینه‌سازی» می‌رسد. که نشان می‌دهد این مدل ابتدا به گسترده‌کردن و سپس به افزایش درجه کنترل می‌پردازد.
  • مدل Gartner بر روی «خودکارسازی و کنترل» در ابتدای مرحله دوم، پیش از توسعه محدوده سیستم فرآیندها تاکید دارد.
  • Forrester با قراردادن «اندازه‌گیری‌شده» دقیقا پیش از «بهینه‌شده» روشی مطابق CMMI را پیش می‌گیرد.
  • ABPMP «کنترل‌شده» را پیش از «معماری‌شده» یا «طراحی‌شده» قرار می‌دهد.

به طور خلاصه، فارستر و SEI CMMI، استراتژی ابتدا «عمیق‌شدن» را پیشنهاد کرده و گانتر و ABPMP، استراتژی ابتدا «وسیع شدن». اما هر کارشناس مدیریت فرآیندها، باید خودش درمورد اینکه کدام استراتژی را انتخاب کند، تصمیم بگیرد. اما این مطلب توجه افراد را به معیاری جهت انتخاب مدل مناسب بلوغ فرآیندی جلب می‌کند.

به عنوان پیشنهاد شخصی، با توجه به این‌که هر دو روش را تجربه کرده‌ام، استراتژی «عمیق شدن» را بیش‌تر می‌پسندم. دلایل این انتخاب به شرح زیر است:

  • افراد سازمان تا پیش از تجربه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار بر اساس چرخه PDCA، نمی‌توانند به درستی آن را درک کنند. بدون فهم عمیق از فرآیند و موارد بنیادین که در نقشه فرآیند باید مورد توجه قرار گیرد، استفاده از روش «وسیع‌شدن» تنها کاتالوگی از عملیات فرآیند بوده و نمی‌توان آن را بر اساس زنجیره ارزش فرآیند پیاده کرد.
  • مدیریت کردن فرآیند تعریف‌شده‌ای که هنوز در محیط کاری به طور اتوماسیون اجرا نشده‌است، کاری بسیار دشوار و هزینه‌بری است. کنترل و پایش فرآیند به طور دستی کاری بسیار زمان‌بر است. در حالی که استفاده از BPMS می‌توان آن را سهولت بخشد. «وسیع‌کردن» فرآیند بدون این زیرساخت‌ها منجر به خستگی و از بین رفتن انرژی مدیر و کارکنان می‌شود.
  • وجود فرآیندهای تعریف‌شده‌ای که به دلیل کمبود منابع جهت مدیریت آن‌ها، بلا استفاده مانده‌اند، باعث سردرگمی افراد شده و حتی می‌تواند باعث عدم اجرای صحیح دیگر فرآیندها شود. ضمن این‌که تغییر فرآیندهای یک سازمان آن‌قدر سریع است که نمی‌توان فرآیندی را تعریف کرد و مدیریت آن را برای چند سال به تاخیر انداخت.

بیشتر فعالان مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، چنین نظری را دارند: ابتدا بر روی فرآیندهای انتخاب‌شده تمرکز کن، بعد فرآیندها را ساختاربندی و اولویت‌بندی کن، تعداد محدودی از باارزش‌ترین فرآیندها را انتخاب کرده و بدون هیچ اتلاف وقتی، بر روی آن کنترل کامل پیدا کن. حال برای مرحله بعد حاضر شو- وسعت دادن به فرآیند با شبیه‌سازی تیم فرآیند و فعالیت‌های انجام‌شده و ساختن سازمان فرآیند صحیح شرکت. درواقع این، استراتژی عمیق‌تر شدن است.

منبع: BPM.com

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

  1. امیر یزدانی : ۲۳ شهریور ۱۳۹۶ ساعت ۹:۳۱ ق.ظ

    با سلام
    با تشکر از مقاله خوبتون. من فکر میکنم در هر توسعه ای به ویژه توسعه های پیچیده ای مثل بلوغ فرایندها، رویکرد مناسب رویکرد تدریجی-تکراری (Iterative & Incremental) می باشد. شرح مختصری از این رویکرد رو در مقاله سایت کافه سازمان با عنوان “تکراری، تدریجی یا هر دو میتوانید ملاحظه فرمایید.
    http://www.amiryazdani.ir/%D8%AA%DA%A9%D8%B1%D8%A7%D8%B1%DB%8C%D8%8C-%D8%AA%D8%AF%D8%B1%DB%8C%D8%AC%DB%8C-%DB%8C%D8%A7-%D9%87%D8%B1-%D8%AF%D9%88/