چکیده متن

در مطلب لزوم اجرای مدیریت فرآیندهای کسب وکار مطابق یک چرخه، با روند کلی چرخه دمینگ یا PDCA آشنا شدیم، در اینجا مراحل و لزوم اجرای فاز اول این چرخه را توضیح خواهیم داد. هدف فاز برنامه (plan)  در چرخه PDCA، تضمین همراستایی زمینه کسب و کار و فرآیندهای طراحی شده با اهداف استراتژیک سازمان […]

اشتراک گذاری

فاز برنامه‌ریزی در چرخه PDCA


در مطلب لزوم اجرای مدیریت فرآیندهای کسب وکار مطابق یک چرخه، با روند کلی چرخه دمینگ یا PDCA آشنا شدیم، در اینجا مراحل و لزوم اجرای فاز اول این چرخه را توضیح خواهیم داد.

هدف فاز برنامه (plan)  در چرخه PDCA، تضمین همراستایی زمینه کسب و کار و فرآیندهای طراحی شده با اهداف استراتژیک سازمان است. هدف از اجرای این مرحله مهم، تضمین درک حدود و وسعت فرایند است. جهت تعیین زمینه کسب و کار باید در مورد موارد زیر تصمیم گیری شود:

  • مشتری فرایند
  • خروجی فرایند و درک روشن از دلیل ارزشمندی خروجی فرایند برای مشتری
  • چگونگی همراستایی فرایند و خروجی فرایند با ماموریت سازمانی و پشتیبانی از اهداف استراتژیک ( به عبارتی چگونگی تناسب زمینه ای فرایند با معماری فرایند اصلی)
  • ورودی (ورودیهای) فرایند، رویدادهای آغازین، و آغازگر فرآیند
  • کنترل هایی نظیر مقررات خارجی یا سیاست ها و قوانین داخلی، که طراحی و اجرای فرایند را محدود می نمایند
  • اهداف عملکرد پایه (اثربخشی و کارایی) ( با این فرض که یک فرایند کسب و کار موجود است)
  • اهداف عملکرد آتی (اثربخشی و کارایی)

به محض تعیین زمینه کسب و کار، فعالیت‌های داخلی فرایند کسب و کار را می توان طراحی نمود. این مرحله در تعریف مواد قابل تحویل تولید شده، کار انجام شده، زمان انجام کار، مکان و فرد و محدودیت های آن، بسیار اهمیت دارد. فرآیندی که به طور صحیح طراحی شده‌باشد، به وضوح تمام موارد زیر را درنظر گرفته است:

  • فعالیتهای تشکیل دهنده کسب و کار
  • مواد قابل تحویل تولید شده در طول اجرای فرایند و حالت های مختلف پیشرفت آنها
  • سازمان ها، توابع، و نقش های شرکت کننده در اجرای فرایند
  • سیستم های اطلاعاتی بکاررفته برای پشتیبانی از اجرای فرایند
  • مکان های مختلف انجام فعالیتها و ذخیره مواد قابل تحویل
  • رویدادهای خاصی که آغازگر اجرای فرایند به حساب می آیند
  • قوانین کسب و کار محدود کننده فرآیندهای کسب و کار
  • سنجه‌های عملکرد فرایند و نقاط اندازه گیری

علاوه بر موراد فوق، روابط بین اجزای فرآیند کسب و کار از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و یک فرآیند صحیح باید آن‌ها را در نظر بگیرد. برای مثال نقش‌ها مشخص باشد، مسئولان اجرای فرآیندها، خروجی هر فعالیت، رویدادهای آغازگر هر فرآیند و مکان انجام فرآیند باید وضوح در مدل فرآیندی شرح داده شود.

در صورتی که به موارد ذکر شده عمل شود، در این فاز موفقیت حاصل شده است. پس از انجام این مرحله می‌توان درک روشنی از چگونگی پشتیبانی فرایند کسب و کار از ماموریت سازمانی پیدا کرد. به عبارت دیگر می‌توان این مسئله که آیا خروجی فرآیند می‌تواند ارزشی برای مشتری بیافریند یا نه در این مرحله اعتبار سنجی می‌شود. در صورت عدم موفقیت و عدم برنامه ریزی درست، توسعه فرآیند بر اساس فرضیات و احساسات درونی خواهد بود. در این صورت سازمان سازمان به دلیل عدم همراستایی فرآیندها با ماموریت، احساس جدایی پرسنل عملیاتی از مدیریت و عدم توانایی پیشرفت آسیب خواهد دید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *