همانطور که فرآیندکاوی در طول اجرای پروژه RPA و پس از پایان آن، به عنوان یک ابزار حیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرد، پیش از راه اندازی پروژه RPA نیز یکی از گام‌های ضروری، استفاده از تکنولوژی فرآیندکاوی است. در اولین گام اجرای پروژه پیاده سازی RPA، فرآیندکاوی کمک می‌کند که بهترین گزینه‌ها را برای خودکارسازی انتخاب نموده و همچنین پتانسیل هریک از فرآیندها را مشخص کرده تا بتوان فرآیندی را که دارای بیشترین توان برای تغییر توسط خودکارسازی است، جهت ورود به پروژه RPA انتخاب نمود.
در فاز جاری سازی RPA، فرآیندکاوی کمک می‌کند تا بهترین سناریو را برای اجرای ربات‌ها طراحی کرده و همچنین امکان تست ربات‌ها را پیش از پیاده سازی جهت شناسایی مشکلات و رفع آن ها نیز فراهم می‌کند.
در فاز پس از جاری سازی، پایش ربات‌ها جهت بررسی میزان اثربخشی آن‌ها و سوق دادن آن‌ها به سوی وضعیت ایده آل، امر بسیار مهمی تلقی شده که این گام نیز توسط فرآیندکاوی اجرا خواهد شد. همچنین فرآیندکاوی این امکان را برای سازمان فراهم می‌کند تا با استفاده از مقایسه قبل و بعد از اجرای پروژه، بتواند ROI آن را محاسبه نماید.
فرآیندکاوی دقیقا چیست؟
اگر وضعیت As-Is یا همان وضع موجود را در مقابل TO-Be یا همان وضع مطلوب قرار دهیم، باید گفت که تحلیل فرآیندکاوی تصویر جامع و دقیقی از اینکه فرآیندهای سازمان در واقعیت چگونه عمل می‌کنند ارائه می‌دهد و این تصویر می‌تواند با آنچه که در ذهن کارمندان درباره نحوه عملکرد فرآیند وجود دارد، مورد مقایسه قرار گیرد.
درصورت عدم بهره گیری از فرآیندکاوی، مدیران جهت تحلیل فرآیند، به مصاحبه با کارکنان روی می‌آورند. در سطوح پایین‌تر نیز از روش مشاهده استفاده می‌شود. از معایب این رویکردها می‌توان به ذهنی بودن، گستره‌ی محدود و عدم وضوح و دقت کافی اشاره کرد. جهت شفاف سازی موضوع، باید به تصمیم گیران سازمان گوشزد کرد که تفاوت چشم گیری میان آنچه که روی کاغذ نوشته شده و آنچه که در عمل اتفاق میفتد وجود دارد. فرآیندکاوی تمام داده مورد نیاز خود را از نگاره رویداد ذخیره شده در سیستم‌های نرم افزاری موجود در سازمان استخراج می‌کند و از این داده برای شناسایی و تحلیل فرآیندی که در واقعیت در حال اجراست، استفاده می‌کند.
پس از دریافت نقشه تعاملی فرآیند و تحلیل عمیق آن، نرم افزارفرآیندکاوی گلوگاه‌ها، دوباره کاری‌ها، تاخیرها، ناکارآمدی‌ها، انحرافات و فعالیت‌های زائد فرآیند را ارائه کرده و تحلیلگر می‌تواند به سادگی از آن ها استفاده کند. فرآیندکاوی به مدیران کمک می‌کند تا جریان فرآیند را بهینه کنند، کشف کنند که چگونه می‌توانند صرفه جویی در هزینه‌های اجرای فرآیند داشته باشند، چگونه زمان را کاهش دهند و چه اقداماتی جهت افزایش بهره وری به انجام رسانند. به طور خلاصه می‌توان گفت با استفاده از فرآیندکاوی می‌توان افزایش رضایت مشتری و افزایش سود آوری را در سازمان ایجاد نمود.
و اما چگونه فرآیندکاوی با خودکارسازی رباتیک فرآیند هماهنگ می‌شود؟
این حقیقت انکار ناپذیری است که تنها پس از تحلیل فرآیند و بهینه سازی آن از طریق رفع گلوگاه‌ها، دوباره کاری‌ها، زوائد، انحرافات و ناکارآمدی‌ها توسط ابزارهای فرآیندکاوی می‌توان به راه اندازی و اجرای ربات از طریق پیاده سازی پروژه RPA در بستر زیرساخت‌های موجود در سازمان فکر کرد!
در پایان فاز پیاده سازی پروژه RPA در سازمان، پس از اولین باری که یک ربات مورد استفاده قرار می‌گیرد، نرم افزار فرآیندکاوی به صورت مداوم فرآیند خودکار شده را پایش نموده، استثنائات را مدیریت کرده و فرصت‌های موجود جهت افزایش سطح خودکارسازی را نیز به نمایش در می‌آورد. جاری سازی ربات‌ها تنها به این معنا است که وظایف فرآیند از حالت دستی به حالت خودکار تغییر وضعیت داده اند، اما جهت حصول اطمینان از اجرای صحیح آن ها نیاز است تا پایش پیوسته و مداوم فرآیند خودکار شده به انجام برسد.
همانطور که در شکل فوق مشاهده می‌کنید، حدود 40 درصد از سازمان‌ها در حال حاضر از فرآیندکاوی به عنوان بخشی از عملیات‌های خود استفاده می‌کنند که این موضوع نقطه قوت و یک عامل پیش برنده جهت راه اندازی پروژه RPA است. با توجه به نتیجه این نظرسنجی می‌توان گفت با توجه به جدید بودن تکنولوژی فرآیندکاوی و عمر کوتاه آن، مورد استقبال چشم گیری از طرف سازمان‌ها قرار گرفته است.
نتایج حاصل از گزارش دیگری که توسط PEX Network تهیه و منتشر شده است، نشان می‌دهد که اقبال سازمان‌ها به بهره‌گیری از تکنولوژی فرآیندکاوی رو به افزایش است. این افزایش به میزانی است که حدود 70 درصد از شرکت کنندگان این نظرسنجی اذعان داشته‌‍اند که در طول 6 تا 18 ماه آینده از فرآیندکاوی استفاده خواهند نمود.
بدون دیدگاه