آنچه به عنوان تضمینی در دستیابی به نتایج پیش بینی شده در بهره گیری از فرآیند کاوی عنوان می‌شود مراحل چهار گانه زیر است:
- انتخاب فرآیند و تعریف محدوده آن
- تعیین محل ذخیره سازی داده های فرآیندی
- تدوین فرآیند براساس داده های موجود
- اندازه گیری نتایج تحلیلی بدست آمده و اجرا اقدامات بهبود
انجام هریک از این مراحل به منابع سازمان از منظر تیم اجرایی، سامانه های اطلاعاتی موجود و داده های فرآیندی مرتبط با آن و … بستگی دارد. اما حداکثر 3 یا 4 ماه در سازمان زمان بر خواهد بود. همواره پیشنهاد می شود به طور موازی با اجرای گام های چهار گانه فوق، اقدامات مربوطه مدیریت تغییر نیز در سازمان به اجرا درآید که با اتمام گام چهارم، زیرساخت های لازم و تسهیل گری های مربوطه جهت پیاده سازی اقدامات بهبود فرآیند در سازمان ایجاد شده باشد.
1_ انتخاب فرآیند و تعریف محدوده آن:
این مرحله پایه گذار مراحل بعدی است. در این مرحله ابتدا اهدافی که برای دستیابی به آن به سراغ فرآیند کاوی رفته اید را مشخص کنید. با تعیین اهداف، فرآیند مرتبط با آن را تعیین کنید. سپس به سراغ محدوده فرآیند شامل ذی نفعان، سامانه های مرتبط، شروع و پایان فرآیند بروید. در این مرحله نرم افزار مناسب جهت تحلیل داده های فرآیند را نیز انتخاب کنید.
2_ تعیین محل ذخیره سازی داده های فرآیندی:
با انتخاب و تعیین فرآیند، سامانه های اطلاعاتی و به طور محل ذخیره سازی داده های مربوطه به آن را مشخص کنید. محل ذخیره سازی داده حتما نباید سامانه های اطلاعاتی باشد، بلکه اسناد فیزیکی موجود در سازمان نیز منبع خوبی برای مرحله کشف فرآیند در فرآیند کاوی هستند.
3_تدوین فرآیند براساس داده های موجود:
با تعیین محل ذخیره سازی داده ها، اقدام به تدوین پرسش نامه مربوطه نموده و برای هر پرونده موجود، فرآیند را کشف و ثبت نمایید. این مرحله از گام های زمان بر در اجرای فرآیند کاوی در سازمان هاست. با جمع آوری داده های فرآیندی و ورود آن به نرم افزار فرآیند کاوی انتخابی، جزئیات و گام های اجرایی فرآیند را مشخص و جهت دستیابی به تحلیل های مدنظر آماده شوید.
4_ اندازه گیری نتایج تحلیلی بدست آمده و اجرا اقدامات بهبود:
تمامی اقداماتی که تاکنون به اجرا درآمد، برای تحقق اهدافی است که در ابتدای مسیر پروژه مشخص شده است. در این مرحله با کمک داده های جمع شده و نرم افزار فرآیند کاوی به تحلیل های مناسب فرآیند همچون تکرارها، گلوگاه ها و …. دست پیدا می کنید. این مسئله، تدوین فرآیند بهبود یافته و تعریف پروژه های بهبود در سازمان را برای تیم تحلیل گر آسان می کند. اجرای مراحل چهار گانه فوق، به صورت عملیاتی ، شما را در بهره گیری از فرآیند کاوی در تحلیل فرآیندها یاری رسانی خواهد نمود.
بدون دیدگاه