در ادامه مطلب پیشین، نکاتی را به صورت خلاصه اما کلیدی برای ایجاد و پیاده سازی تفکر فرآیندی در سازمان یک به یک مطرح خواهیم نمود. پیاده سازی این نکات در سازمان، سبب یاری رسانی در جهت اجرای اقدامات مربوط به مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان خواهد بود. نکات فوق الذکر به شرح زیر می باشد:
- به کارکنان خود کمک کنید تا به این فهم مشترک دست یابند که نمود خارجی کار های انجام شده توسط یک سازمان، خروجی های آن سازمان است. ضمنا نحوه کنار هم قرارگرفتن این کار ها، یک فرآیند کسب و کار می باشد و هر کدام از افراد یک سازمان در یک یا بیش از یک فرآیند دخیل هستند. این اقدام برای کارکنان یک سازمان، ابتدایی بوده، اما نیازمند آموزش و ایجاد مفاهمه یکسان در خصوص فرآیند ها است. ایجاد این فهم مشترک، یاری رسان سازمان ها در پیاده سازی مدیریت فرآیند های کسب و کار در سازمان بوده و سبب افزایش کیفیت کارکنان در اجرای وظایف خود و دستیابی به نتایج آن است.
- از کارکنان سازمان خود بخواهید فرآیند هایی که در آن ها دخیل هستند را مشخص نموده و گام‌های اجرایی آن ها را بصورت شماتیک ترسیم نمایند. از آن‌ها بخواهید که ورودی و خروجی هر کدام از این گام ها را بیان نمایند. برای این کار سعی کنید زبان اصلی ترسیم فرآیند ها 0 را در سازمان خود را انتخاب کنید اما اگر این مسئله سبب لغو اجرای این مهم در میان کارکنان می‌شود از هر زبان مشترکی در این خصوص می توان بهره برد. این اقدام سبب توسعه عملکرد و تفکر فرآیندی در سازمان خواهد شد. این اقدام ممکن است با خطا و ایرادات بعضا زیادی همراه باشد اما درگیر شدن و همراهی کارکنان در جهت فرآیند گرایی در سازمان، اثرات مثبت بسیاری همچون گام برداشتن سریع تر سازمان در تبدیل شدن از یک مجموعه وظیفه گرا به یک مجموعه فرآیند گرا دارد.
- از کارکنان سازمان بخواهید تا ورودی های ضروری کار های خود را تعیین نموده و بیان کنند که روی آن ورودی ها چه می کنند و خروجی آن کار چیست؟ از آن ها سوال کنید که ” چه کسی، اطلاعات و اسناد ورودی شما را تامین می کند؟ چه اسنادی برای شروع اجرای اقدامات و وظایف شما لازم و ضروری بوده و باید دریافت شود؟ چه کسی خروجی های شما را دریافت می کند؟ آن ها با خروجی های کار های شما چه می کنند؟ کیفیت خروجی های شما به چه طریق روی کار آن ها اثر می گذارد؟”.
- ادبیات دسته بندی فرآیند ها به سه دسته اصلی، پشتیبانی و مدیریتی را در سازمان ایجاد کرده و آموزش کامل دهید. تمایزی بین فرآیند های اصلی و پشتیبان سازمان قائل شوید. فرآیند های اصلی سازمان شما، آن فرآیند هایی هستند که مستقیما برای مشتریان شما ارزش آفرینی می نمایند و به عبارتی فلسفه وجودی سازمان شما را محقق می سازد. نمونه‌ای از این فرآیند ها، فرآیند پشتیبانی خرید مشتری و فرآیند توسعه‌ی محصول می باشد. اما در مقابل فرآیند های پشتیبان در سازمان شما، آن فرآیند هایی هستند که به یاری فرآیند های اصلی می آیند و زیر ساخت های لازم جهت نیل به اهداف را برای آن ها فراهم می آورند. این فرآیند ها بستر ساز اجرای اقدامات کلیدی و مهم سازمان بوده و نبود آن ها، سبب بروز مشکل و یا عدم پیاده سازی فرآیند های اصلی در سازمان خواهد شد. نمونه‌ای از این فرآیندها، فرآیند استخدام، فرآیند آموزش و فرآیند خرید می باشد.
- به کارکنان بالا دست و پایین دست باید نشان دهید که چگونه کار ها و تصمیمات آن ها روی کار های دیگر واحد ها و افراد دیگر سازمان تأثیرگذار است. بطور مثال، کارکنان بخش ورود اطلاعات سفارش مشتریان می توانند از کارکنان بخش رضایت مندی مشتریان، درخواست کنند تا تعیین نمایند که چگونه مشخصات غیرشفاف محصولات و اطلاعات کم مشتری در خصوص کالا ها، روی فرآیند سفارش دهی تأثیر می گذارد؟ این اقدام علاوه بر تعیین کیفیت اسناد و فعالیت ها در فرآیند، ارتباطات فرآیندی را نیز پایش نموده و تاثیر گذاری آن را بررسی خواهد نمود.
- نمودار گردش کار فرآیند های کسب و کار را در تیم خود ایجاد نمایید. سپس با تیم خود بررسی نمایید که چه زمان هایی تغییر و بی‌ثباتی در فرآیند ها ایجاد می گردد. این موضوع را مورد تحلیل قرار دهید که اگر افراد منطبق بر فرآیند های مدون سازمان شما رفتار نکنند، چه تأثیراتی روی مشتریان و کارکنان شما خواهد گذاشت؟ این تحلیل صورت گرفته اگر به روش های پیشنهادی در متون مدیریت فرآیند های کسب و کار نیز نباشد، بر اساس خبرگی مجریان فرآیند به اجر درآمده که خود یکی از راه های اصلی برای تعیین کیفیت فرآیند و تحلیل عملکرد آن است.
سیما قربانی
بدون دیدگاه