با توجه به تعریف، عمل ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار با هدف افزایش کارایی سازمان با استفاده از ساده‌سازی فعالیت‌ها انجام می‌شود. این کار با دورزدن گام‌هایی که الزامی نیستند و از بین بردن تلفات با استفاده از تکنیک‌های نوین مدلسازی فرآیند انجام می‌شود. کاری که گفتنش آسان، اما انجام دادن آن دشوار است.
چطور می‌توان فهمید چه چیز را باید ساده و یا حذف کرد؟ یا چطور می‌دانید چه فعالیت‌هایی نیاز به بهبود کارآیی دارند؟
جهت تشویق یک شرکت برای ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکارش، باید 5 نکته کلیدی را مورد توجه قرارداد.
پنج نکته برای ساده‌سازی فرآیندها
هدف اکثر شرکت‌ها افزایش سود است. حتی آن‌هایی که فعالیت‌های بشردوستانه انجام می‌دهند و یا موسسات غیرانتفاعی. حتی آن‌هایی که وظیفه گسترش ایده‌ها را بر عهده دارند، از فرآیندهایی با ورودی‌ها و خروجی‌های مشخص تبعیت می‌کنند.
برای رشد این سازمان‌ها، با مدلسازی باید اطمینان حاصل کرد که مجموع منابعی که در زنجیره ارزش به کار گرفته می‌شوند، کمتر از نتیجه نهایی تحویل‌داده شده به مشتری یا جامعه است.
به عبارتی دیگر، هر گام از فرآیند باید در جهت محصول (یا خدمت) نهایی بوده و ارزش ایجاد کند. این ایجاد ارزش نکته‌ای است که ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار حول آن شکل گرفته‌است.
1-تحلیل زنجیره ارزش
زنجیره فرآیند به فعالیت‌ها تقسیم می‌شود. اولین چیزی که باید برای شناخت فعالیت‌های قابل حذف برای بهبود فرآیند انجام داد، تحلیل ارزشی است که هر فعالیت به فرآیند اضافه می‌کند.
برای مثال، برای یک برند عطر، طرح بسته‌بندی و ساخت لوگو ارزش بسیار زیادی به محصول نهایی اضافه می‌کند. لذا آن‌ها باید از انجام این مراحل با حداکثر کارایی مطمئن شوند.
اما برای برند عطری که در بازارهای ارزان‌قیمت فعالیت می‌کند، این مراحل از فرآیند اهمیت کمتری داشته و حتی می‌توان آن را برون‌سپاری کرد تا فرآیند ساده‌تر شود. به این ترتیب، به جای ساخت تیمی از طراحان، شرکت می‌تواند از بسته‌بندی‌های استاندارد موجود در بازار استفاده کند تا تمام این گام‌های اضافی حذف شود.
2-خودکارسازی فعالیت‌های پرتکرار
در مثال تولیدی عطر ذکر شده در بخش قبل، شرکت درمورد طراحی برچسب بسته‌بندی تصمیم می‌گیرد. لذا استفاده از ماشین‌های خودکار جهت فرآیند برچسب‌زنی، اقتصادی‌تر و کاراتر است. لذا فعالیت‌های پرتکرار باید خودکارسازی شود. (در این مورد، فعالیت‌هایی مانند توزین، پرکردن و بسته‌بندی)
به علاوه، اگر یک فعالیت پرتکرار هنوز مسئول اضافه کردن ارزش بسیار زیاد به زنجیر است، بهتر است خودکار نشود. برای مثال رستوران‌های سطح بالا را درنظر بگیرید، که آشپزهای متخصص هر روزه انواع خاصی از غذا را که تکراری هم هست، آماده می‌کنند.
3-گلوگاه‌ها
گلوگاه‌ها نقاطی در زنجیره هستند که هنگام ساده‌سازی فرآیند باید روی آن تمرکز ویژه‌ای داشت، چراکه آن‌ها در مقابل جریان کار مقاومت می‌کنند.
این اتفاق معمولا وقتی می‌افتد که دسترسی به منابع از بین می‌رود. منابعی مانند مواد، اطلاعات یا خدمات یا یا این‌که به دلیل عدم توانایی فنی کارکنان یا عدم کارایی تجهیزات، امکان دسترسی به منابع وجود نداشته و فعالیت‌های زنجیره متوقف می‌شود.
4-تحلیل دست‌به‌دست‌ها
هرگاه فرد یا سیستمی اطلاعات را به دیگری می‌فرستند، یک فرآیند دست‌به‌دست شدن اتفاق می‌افتد.
این فرآیند دارای ریسک خطا در ارسال اطلاعات، یا تاخیر در آن است. این اتفاقات، باعث به وجود آمدن گلوگاه خواهدشد. پس نیاز به توجه به آن‌ها و درصورت نیاز، خودکارسازی آن‌ها است.
5-اوقات اعتماد
یکی از نقاط بنیادین هر فرآیند، وقتی است که مشتری نهایی با فرآیند، تراکنش انجام می‌دهد.
فروختن یک خودرو جدید صفر کیلومتر توسط یک واسطه را درنظر بگیرید. برندهای عالی به کل این فرآیند، به خصوص تشریفات آن توجه می‌کنند. لذا یک لحظه عالی را برای مشتری خلق می‌کنند. این کار باعث رضایت شده و این خاطره را برای همیشه در ذهنش زنده نگه می‌دارد.
ساده‌سازی مدیریت فرآیندها یک فعالیت دقیق بوده و به مطالعه و کار گروهی زیادی نیاز داد. با در نظر گرفتن این نکته، استفاده از یک ابزار ابری هماهنگ و همکارانه با دسترسی چندین موبایل می‌تواند کمک زیادی به این کار کند.
ترجمه و تنظیم: حسین مرشدین
دانلود مقاله
بدون دیدگاه