سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار سیستمی است که از طراحی، تحلیل، اجرا و پایش فرآیندهای کسب‌وکار بر مبنای مدل‌های فرآیندی پشتیبانی می‌کند. این سیستم‌ها تکامل یافته نوع دیگری از سیستمهای اطلاعاتی آگاه به فرآیند هستند که سیستم مدیریت گردش کار یا همان Workflow Management System نام داشتند. تمرکز سیستم مدیریت گردش کار تنها بر فازهای مدلسازی و اجرای فرآیند بوده و دیگر فازهای چرخه BPM توسط این سیستم پشتیبانی نمی‌شد. هدف سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار اجرای خودکار فرآیندها در صورتی است که تمامی فعالیت‌های آن در زمان صحیح و با منابع صحیح انجام شود. برای اینکه درک کنید که BPMS چگونه این کار را انجام می‌دهد، لازم است BPMS را شبیه یک سیستم مدیریت پایگاه داده (DBMS) در نظر بگیرید. DBMS یک پکیج نرم‌افزاری است که شرکت‌های مختلفی در سراسر دنیا با عناوین مختلفی مانند Microsoft SQL Server، IBM DB2 و Oracle Database Server آن را ارائه می‌دهند. با استفاده از این نرم افزار، این امکان برای کاربر فراهم می‌شود که داده موردنظر خود را از سیستم دریافت کند، بدون اینکه دخالتی در چگونگی ذخیره سازی و بازیابی آن‌ها داشته باشد.
در یک روش مشابه، سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یک سیستم نرم‌افزاری استاندارد است. فروشندگان این نرم افزار، بسته‌های متفاوتی از مشخصه‌های این نرم‌افزار به مشتریان خود پیشنهاد می‌دهند که این مشخصه‌ها فازهای متفاوتی از چرخه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار را پوشش می‌دهند. این مشخصه‌ها طیف گسترده‌ای از سیستمهای ساده که تنها به خودکارسازی فرآیند می‌پردازند تا سیستمهای پیچیدهای که در آن‌ها مباحث مرتبط با هوش فرآیند (مانند پایش پیشرفته فرآیند و فرآیندکاوی)، پردازش رویدادهای پیچیده (CEP)، معماری خدمات محور و یکپارچه سازی با شبکه‌های اجتماعی و نرم‌افزارهای دیگر مورد استفاده در سازمان، مطرح می‌شود.
مزایای استفاده از BPMS:
- کاهش حجم کاری: BPMS بخشی از فعالیت‌های فرآیند را خودکار می‌کند که درصورت نبودن سیستم به صورت دستی و توسط کارکنان انجام می‌شد. در سازمان‌های کاغذ محور، انتقال کار معمولا توسط پست‌های داخلی صورت میگیرد که ممکن است گاهاً حتی یک روز کاری به طول بیانجامد.
- شفافیت اجرا: یکی از مزایای استفاده از BPMS ایجاد شفافیت در اجرای فرآیند است. این شفافیت در دو جنبه مورد بررسی قرار میگیرد. در بخش اول اطلاعات مرتبط با عملیات‌ها به دلیل اینکه در بستر سیستم اجرا می‌شوند، شفاف می‌گردد. در بخش دوم نیز داده‌های تاریخی موردنیاز و دسترسی به آن‌ها نیز با سهولت و شفافیت بیشتری مواجه خواهد شد.
- انعطاف پذیری یکپارچه سازی سیستم: یکی از مشکلات بسیار مهمی که توسط BPMS رفع می‌شود، موضوع یکپارچگی سیستمهای اطلاعاتی است. وجود سیستمهای جزیره‌ای در سازمان‌ها، ایجاد تغییرات در فرآِیند را با دشواری مواجه می‌کند. هم‌چنین به دلیل وجود BPMS بسیاری از سیستمهای اطلاعاتی عملا از مجموعه سیستمهای سازمان حذف شده و قابلیت‌های آن‌ها توسط BPMS پشتیبانی خواهد شد.
- کاهش تعرضات از قوانین: پس از پیاده‌سازی BPMS در سازمان، فرآیندها شفاف می‌شوند. این شفافیت منجر به کاهش تخلفات در سازمان می‌گردد. زیرا کلیه گام‌های فرآیند در سیستم تعریف شده و مجریان آن‌ها موظف به اجرای قواعد تعریف شده در سیستم هستند و قواعد مذکور در سیستم به صورت بازدارنده عمل می‌کند. هم چنین به دلیل افزایش شفافیت و امکان ردیابی، تمایل افراد نیز به عدم اجرای قوانین کاهش می‌یابد.
سیستم های مدیریت کسب و کار ، پایش فرآیندهای کسب‌وکار رو خیلی راحت تر کردند. بهتره مدیران با سابقه تعصب نداشته باشند و شیوه های سنتی مدیریت را کنار بگذارند و از شیوه های نوین مثل نرم افزارهای مدیریت یکپارچه کسب و کار سجایانگار و هوش مصنوعی استفاده کنند.
بله درسته