در مطلب پیشین از سری مطالب آموزشی مراحل مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، در مورد دلایل بازطراحی فرآیندها توضیحاتی داده شد. در این جا، قصد داریم به طور دقیق تر مشخص کنیم بازطراحی فرآیند (Business process redesign) چیست و چه تاثیری بر فرآیند می‌گذارد؟
اگر قرار باشد دید کلی داشته باشیم، هر تغییر کوچک و بزرگی در سازمان را می‌توان بازطراحی نامید، اما در واقع، بازطراحی وقتی حاصل می‌شود که تغییرات مرتبط با فرآیند در سازمان ایجاد شود. برای مثال در یک بانک که برای درخواست وام نیاز به کاغذبازی و پر کردن فرم است، تغییر جنس کاغذ هیچ تاثیری بر فرآیندهای سازمان نداشته و خارج از حیطه عملکرد سازمان است. لذا این مورد و موارد مشابه، در محدوده بازطراحی فرآیندهای کسب‌وکار نمی‌گنجد.
جهت ایجاد تعریف مشخص از بازطراحی فرآیندهای کسب‌وکار، چارچوبی جهت مشخص‌سازی مهم‌ترین وجوه این کار تعریف می‌شود که در آن هفت عنصری که در یک بازطراحی ممکن است تغییر کند، شرح داده شده‌است:
- مشتریان داخلی و خارجی فرآیند کسب‌وکار
- دیدگاه عملیات فرآیند کسب‌وکار که با چگونگی پیاده‌سازی یک فرآیند کسب‌وکار، به خصوص تعداد فعالیت‌هایی که در فرآیند شناسایی می‌شود.
- دیدگاه رفتار فرآیند کسب‌وکار، که با نحوه اجرایی‌شدن فرآیند کسب‌وکار ارتباط دارد. این دیدگاه به طور خاص با نحوه زمان‌بندی و تخصیص فعالیت‌ها برای اجرای مرتبط است.
- سازمان و مشارکت‌کنندگان در فرآیند کسب‌وکار، در دو سطح مورد بررسی قرار می‌گیرند. ساختار سازمانی (عناصری مانند: نقش‌ها، کاربران، گروه‌ها و دپارتمان‌ها) و جمعیت سازمانی (افراد: عامل‌هایی که فعالیت‌هایی به آن‌ها تخصیص داده شده و قرار است توسط او اجرایی شود.)
- اطلاعاتی که فرآیند کسب‌وکار استفاده کرده یا ایجاد می‌کند.
- فناوری‌هایی که مورد استفاده فرآیند کسب‌وکار قرار می‌گیرد.
- محیط خارجی که فرآیند متناسب با آن تهیه شده‌است.
سوالی که در بازطراحی مطرح می‌شود این است که بازطراحی دقیقا چه تاثیری بر فرآیند خواهد داشت؟ جهت پاسخ به این سوال از چهارضلعی شیطانی استفاده می‌شود. این چارچوب براساس چهار بعد عملکرد تهیه شده‌است. این چهار بعد، عبارت‌اند از:
- زمان
- هزینه
- کیفیت
- انعطاف‌پذیری
در بهترین حالت، بازطراحی فرآیند کسب‌وکار، زمان و هزینه مورد نیاز جهت اجرای فرآیند را کاهش می‌دهد. کیفیت خدمات ارائه شده را بهبود بخشیده و توانایی فرآیند کسب‌وکار در مقابله با تغییر را افزایش می‌دهد. خصوصیت اصلی این چارچوب، نشان‌دادن تاثیر بهبود یک بعد بر تضعیف بعد دیگر است. برای مثال فعالیتی مانند بررسی مجدد در فرآیند گنجانده می‌شود تا کیفیت خدمت ارائه شده بهتر شود. اما همین کار باعث افزایش طول زمان انجام فرآیند خواهدشد. دلیل نام‌گذاری عجیب این چارچوب، همین تاثیرات است که مدیریت آن‌ها کاری دشوار بوده و توجه ویژه‌ای را می‌طلبد.
بدون دیدگاه