چکیده متن
افزایش کارایی از طریق از بین بردن زوائد فرآیند یکی از مهم‌ترین وظایف فرآیندکاوی است. دوباره‌کاری یکی از انواع زوائد فرآیندی است که بهره‌وری اجرای فرآیند را با اختلالات جدی مواجه می‌کند. به همین خاطر اگر به دنبال بهبود فرآیندی هستید، حتما باید نگاه ویژه‌ای به دوباره‌کاری‌ها داشته باشید. دوباره‌کاری یک فعالیت تکرارشونده است که [...]
اشتراک گذاری

شناسایی دوباره‌کاری‌های فرآیند با استفاده از فرآیندکاوی


افزایش کارایی از طریق از بین بردن زوائد فرآیند یکی از مهم‌ترین وظایف فرآیندکاوی است. دوباره‌کاری یکی از انواع زوائد فرآیندی است که بهره‌وری اجرای فرآیند را با اختلالات جدی مواجه می‌کند. به همین خاطر اگر به دنبال بهبود فرآیندی هستید، حتما باید نگاه ویژه‌ای به دوباره‌کاری‌ها داشته باشید.

دوباره‌کاری یک فعالیت تکرارشونده است که درطول فرآیند به دلایل مختلف چندین مرتبه انجام می‌شود. دوباره‌کاری به فعالیت یا فعالیت‌های خاصی اطلاق می‌شود که در یک فرآیند مربوط به یک Case خاص، بیش از یک مرتبه انجام می‌شود. باید درنظر گرفت که فعالیت‌هایی که در طراحی فرآیند به گونه‌ای چیده شده‌اند که الزام تکرار آن‌ها وجود دارد، در دسته دوباره‌کاری‌ها محسوب نمی‌شوند. به عنوان مثال ایجاد تغییر در جزئیات یک درخواست خرید، که در طول یک فرآیند، پس از صدور درخواست خرید چندین مرتبه تکرار می‌شود از نمونه‌های دوباره‌کاری به شمار می‌رود. دوباره‌کاری‌ها را در دو دسته مختلف می‌توان تقسیم‌بندی نمود.

  1. یال به خود (self-loop): یال به خود به معنای انتقال از یک فعالیت به همان فعالیت است. به عبارتی دیگر، درصورتی که یک فعالیت داخل خود چندین مرتبه تکرار شود، یال به خود ایجاد می‌شود. باید در نظر داشت که در اینجا فعالیت‌ها روی یک caseواحد انجام می‌شود و در صورت تغییر case، دیگر فرآیند دچار دوباره‌کاری نشده است.
  2. حلقه (loop): حلقه به معنای تکرار چندین فعالیت فرآیند در طول اجرای آن روی یک case واحد است. تفاوت این دسته از دوباره‌کاری‌ها با دسته قبل، در این است که در اینجا پس از اجرای فعالیت (ها)، چند فعالیت دیگر انجام شده، و سپس به همان فعالیت‌ها بازمی‌گردند.

وجود دوباره‌کاری‌ در فرآیند، نامناسب است؛ زیرا منجر به ایجاد بار کاری بیشتر، صرف زمان بیشتر و افزایش زمان تکمیل فرآیند برای همان case و در ادامه برای caseهای بعدی می‌گردد. دلایل متعددی منجر به بروز دوباره‌کاری در فرآیند می‌شوند. تمام این دلایل را می‌توان به دو بخش مختلف شامل تغییرات کسب‌وکار و قصور تقسیم بندی کرد.

  1. تغییرات کسب‌وکار: اولین بخش، دوباره‌کاری‌های قابل قبول است که به دلیل ایجاد تغییرات در کسب‌وکار روی می‌دهد. به عنوان مثال درصورت ایجاد تغییر در درخواست مشتری، تغییر مدیریت، تغییر قیمت خرید محصولات و تغییر زمان تولید، باید برخی از فعالیت‌ها از ابتدا انجام شوند. این دسته از دوباره‌کاری‌ها را قابل قبول می‌نامند که حذف آن‌ها امکان پذیر نیست. ویژگی دیگر این دوبراه‌کاری‌ها غیرقابل پیش بینی بودن آن‌ها است که کنترل آن‌ها را غیرممکن می‌کند. گاهی از اوقات این دوباره کاری‌ها به دلیل عدم دریافت یا ارائه برخی از اطلاعات است. به عنوان مثال، فرآیند اعطای تسهیلات بانکی را در نظر بگیرید. درصورتی که در ابتدای فرآیند اطلاعات کافی درباره شرایط موردنیاز جهت دریافت تسهیلات موردنظر به مشتری داده نشود، ممکن است در طول اجرای فرآیند درخواست مشتری تغییر کند. درصورتی که  پس از تحلیل فرآیند مشخص شد که دوباره‌کاری‌ها از این جنس هستند، می‌توان جهت بهبود فرآیند، تمرکز بر ارائه اطلاعات کافی و دقیق را پیشنهاد نمود. جابجایی گام‌های مرتبط با اطلاع رسانی و انتقال آن‌ها به مراحل اولیه فرآیند نیز می‌تواند به بهبود فرآیند منجر شود.
  2. قصور: دسته دوم دوباره‌کاری‌ها که باید برای یافتن آن‌ها در فرآیند تمرکز کرد، دوباره‌کاری‌هایی است که به دلیل قصور و غفلت رخ می‌دهد. این دسته از فعالیت‌ها توسط مجری آن‌ها، از دقت، صحت و یا کفایت کامل برخوردار نبوده و پس از یک بار انجام آن‌ها، نیاز به تکرار آن‌ها است. به عنوان مثال فرض کنید مجری یک فعالیت، بخش کوچک اما مهمی از فعالیت را مانند ثبت آدرس مشتری، به درستی انجام نمی‌دهد.شاید این موضوع یک مشکل جزئی به نظر برسد؛ اما باید ببینید در عمل فرآیند را با چه مسائلی مواجه می‌کند. فرض کنید زمان شروع به ساخت برمبنای زمان تحویل به مشتری تعیین می‌شود. زمان تحویل به مشتری علاوه بر زمان تولید، به زمان حمل‌ونقل یا به عبارتی به آدرس مشتری وابسته است. اگر مجری آن فعالیت خوش شانس باشد، پیش از ارسال محصول، این اشتباه کشف می‌شود؛ در این صورت ممکن است در زمان تحویل اختلال ایجاد شود. اما اگر محصول ارسال شود و پس از آن این اشتباه کشف شود، باید ارسال مجدداً انجام شود. حال فرض کنید کالای موردنظر کالای فسادپذیر نیز باشد… در آن صورت باید مجددا تولید آن صورت پذیرد. زمان از دست رفته، اعتبار سازمان، هزینه دوباره‌کاری و هزینه فرصت از دست رفته از جمله مشکلاتی است که در طی این اشتباه ظاهراً جزئی، در فرآیند ایجاد می‌‌شود.

فرآیندکاوی به شما کمک می‌کند تا الگوهای دوباره‌کاری‌ها در فرآیند را شناسایی کنید. وقتی شما به ابزارهای فرآیندکاوی این اجازه را می‌دهید که فرآیندهای واقعی شما را برمبنای داده‌های IT شناسایی کنند، در واقع این امکان فراهم می‌شود که محل ایجاد دوباره‌کاری و علت ایجاد آن‌ها کشف گردد. می‌توان گفت تمام نرم‌افزارهای فرآیندکاوی قابلیت شناسایی self-loopهای فرآیند را دارند. حتی در نقشه‌های فرآیندی توسعه یافته، این یال‌ها مشاهده می‌شود. اما آنچه که شناسایی آن برای کسب‌وکارها ارزش افزوده بسیاری را ایجاد می‌کند، حلقه‌ها هستند. پس از شناسایی حلقه‌ها و چگونگی ایجاد آن‌ها، باید به دنبال دلیل ایجاد آن‌ها بروید. مصاحبه با افراد مرتبط با آن بخش از فرآیند می‌تواند اطلاعات خوبی را در اختیار شما بگذارد. برای شناسایی دلایل ایجاد دوباره‌کاری، باید به فعالیتی که آغاز کننده حلقه است توجه ویژه‌ای داشته باشید.

در نرم‌افزارهای فرآیندکاوی قابلیت فیلتر کردن فرآیند، منجر به شناسایی دوباره‌کاری‌ها از جمله یال به خود و حلقه‌ها می‌شود. فیلتر کردن مسیرهای موردنظر در منوی فیلتر نرم‌افزار، می‌تواند تحلیل‌های شفافی از دوباره‌کاری‌ها گزارش کند. به عنوان مثال موارد زیر از جمله گزارش‌هایی است که از طریق می‌توان به آن‌ها دست یافت.

  • چه تعدادی از caseها شامل دوباره‌کاری می‌شوند؟
  • فعالیت موردنظر چند بار در طول فرآیند تکرار می‌شود؟
  • دوباره‌کاری از جنس یال به خود است یا یک حلقه پیچیده متشکل از چندین فعالیت را شامل می‌شود؟
  • بیشترین تعداد دفعات تکرار حلقه یا یال به خود موردنظر چندین مرتبه است؟

 

نیلوفر شکیب

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *