برای شروع پروژه‌ی مدیریت فرآیندهای کسب و کار اطمینان از داشتن مهارت و ابزارهای مناسب امری ضروری در جهت موفقیت است. در این پست به مهمترین قابلیت‌های سازمان‌هایی که BPM با موفقیت در آن اجرا شده است، می‌پردازیم.
1- کارمندان به یکدیگر اطمینان دارند.
کارکنان باید بتوانند به خوبی با یکدیگر در اجرای یک فرآیند کمک کنند و به یکدیگر اعتماد داشته‌باشند. در غیر این صورت، کارکنان مجبور به بررسی آنچه دیگران انجام داده‌اند و مایل نیستند بار دیگر با دیگران به اشتراک بگذارند، خواهند شد.
2- مدیران اطلاعات را با کارکنان به اشتراک می گذارند.
کارکنان باید بدانند کدام مسیر سازمان را هدایت می‌کند. چشم انداز، ماموریت و استراتژی نمی‌تواند فقط حرف‌هایی در سطح مدیریتی سازمان باشد. مدیران باید بتوانند چشم‌انداز را برای کارکنان زنده سازند. به اشتراک‌گذاری اطلاعات در موفقیت پروژه‌های BPM بسیار ضروری است.
3- سازمان می‌تواند به سرعت به تغییرات در بازارهای پاسخ دهد.
سازمان‌ها باید قادر به پاسخگویی سریع به تغییرات در بازارها باشند و با هماهنگ کردن فرآیندهای سازمان خود با تغییرات بازار منعطف باشند. در حقیقت سازمان باید در اجرای مدیریت فرآیند با عوامل تاثیرگذار، سازگار باشد.
4- ارتباط بین کارکنان و مدیران وجود دارد.
ارتباطات بین مدیریت و کارمندان بسیار مهم است. کارکنان نیاز به رهبری تاثیرگذار و منصفانه دارند. اگر در سازمان ارتباطات بین مدیریت و کارمندان ارتباطی باز نباشد، مشکلات پنهان می‌ماند و مانع از اجرای صحیح فرآیندها می‌شوند.
5- مدیران ارشد به کارکنان و مدیران میانی اعتماد دارند.
پشتیبانی مدیریت ارشد بسیار مهم است. مدیران ارشد باید بتوانند به مدیران و کارکنان خود اعتماد کنند تا جو سازمان خلاقانه باقی بمانند. همچنین، هیئت مدیره باید ذهنیت باز به سمت ایده‌های سطوح پایین‌تر داشته باشد.
6- سازمان به طور آگاهانه از سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌کند.
در سازمان‌ها اغلب سیستم‌های اطلاعاتی گسترده یا هوشمندانه استفاده نمی‌شوند. سیستم‌های اطلاعات ممکن است، مانع از اجرای نوآورانه و ابتکاری BPM شوند. استراتژی فناوری اطلاعات باید با استراتژی BPM هماهنگ باشد تا این تکنولوژی برای بهینه‌سازی مورد استفاده قرار گیرد.
7- هیچ کس نباید نگران از دست دادن کار خود به دلیل تغییرات فرآیند باشد.
اگر اولین بحث تغییر سمت و جایگاه افراد باشد، هیچکس حاضر به مشارکت در بهبود و تغییرات نیست. پس از اجرای BPM کارکنان باید به جایگاهی جابجا شوند که در اجرای فرآیند تاثیرگذار و مولد باشند. بنابراین کارکنان باید قانع شوند تا با رضایت این جابجایی صورت پذیرد.
8- مدیران تغییرات در فرآیندها را پشتیبانی می‌کنند.
مدیران باید در جریان تغییرات باشند. کارکنان ممکن است ایده‌های خوبی در مورد چگونگی بهبود فرآیندها داشته باشند، این ایده‌ها باید توسط مدیران ارشد مورد بررسی قرار گیرد. فرهنگ پذیرش تغییرات باید در سازمان‌ها شکل گیرد.
ترجمه و تنظیم: سپیده جوزدانی
بدون دیدگاه