فرآیندکاوی یکی از روش‌های کشف گام‌های اجرایی ذیل فرآیندهای سازمان است. این روش به صورت دقیق و شفاف آنچه در سازمان در حال اجرا است را کشف کرده و به نمایش می‌گذارد. کشف فرآیند هسته اصلی و مورد توجه در فرآیندکاوی است که در این مقاله برخی از دلایل لزوم بهره‌گیری از این روش را مرور خواهیم کرد.
1- پیاده سازی فرآیندهای بهبود یافته
طرح های کسب‌وکار همواره مسئولیت تغییر در سازمان را برعهده دارند. اما آنچه اهمیت بالایی دارد، زیرساخت اجرای این تغییرات در سازمان است. یکی از این زیرساخت‌ها، شناخت دقیق وضع موجود فرآیندهای سازمان است که با این کار سودمندی قابل ملاحظه‌ای از نگاه فرآیندی برای سازمان ایجاد خواهد شد. از جمله آن می‌توان موارد زیر را نام برد.
الف- بهره‌گیری از وضعیت فرآیندهای جاری به عنوان یک تجربه واقعی
ب- آگاهی از آنچه که در فرآیند نباید تکرار شود. (شناخت دوباره‌کاری‌ها و جلوگیری از آن‌ها)
ج- بهینه‌سازی فرآیندهای موجود به جای طراحی فرآیندهای جدید از ابتدا
بهره‌گیری از فرآیندکاوی، به سازمان کمک خواهد کرد تا علل اصلی ایجاد مشکل و گلوگاه در فرآیند را شناسایی کرده تا با شناسایی بایدها و نبایدهای پنهان فرآیند، احتمال بروز خطا و اشتباه در آن را کاهش دهید.
2- افزایش بهره‌وری
یکی از مشکلاتی که فرآیندها ناکارآمد در سازمان به همراه دارد، نارضایتی و عملکرد ضعیف کارکنان است. فرآیندکاوی با کشف دقیق فرآیند وضع موجود و شناسایی مشکلات و گلوگاه‌ها همچون توزیع ناکارآمد کار میان مجریان آن سبب افزایش بهره‌وری در سازمان می‌شود. اجرای فرآیندکاوی به سازمان بدین صورت کمک خواهد کرد.
الف – شناسایی گلوگاه‌های فرآیند از منظر لود کاری بر مجریان فرآیند
ب – شناسایی اقدامات مشابه و اضافی در فرآیند
ج – شناسایی افراد و اقدامات کلیدی در فرآیند
با دستیابی به موارد فوق، تحلیلگر فرآیند می‌تواند در قالب کارگاهی با حضور تمامی ذینفعان فرآیند، مشکلات و گلوگاه‌ها را مطرح کرده و در خصوص بهبود فرآیند تصمیم‌گیری کند.
3- پیاده سازی سیستم های جدید و یا بهره‌گیری از سیستم های قدیمی
تکنولوژی به سرعت در حال تغییر است. سازمانی در عرصه رقابت ماندنیست که از تکنولوژی روز استفاده کرده و یا بازنگری جدی در بهره‌گیری از سیستم‌های قدیمی بکار بندد. نرم افزار فرآیندکاوی این قابلیت را فراهم می‌سازد که شما به صورت مستمر از فرآیند در حال اجرا و سیستم‌های پیشتبان فرآیند آگاهی داشته باشید و امکان رصد کردن اقدامات را برای شما به همراه دارد.
4- درک درست از فرآیندهای درحال اجرا
به کمک بهره‌گیری از فرآیندکاوی، این امکان فراهم می‌شود که شما آنچه به طور عملی در حال اجرا است را شناسایی کنید. با این کار، تمامی حالات خاص و پیچیده فرآیند در کنار آنچه به صورت عمومی و معمول اجرا می‌شود قابل درک خواهد شد. بدین صورت امکان شناسایی گلوگاه‌ها، عدم انطباق های موجود و …. برای تحلیل گران فرآیند فراهم می‌شود.
بدون دیدگاه