بازمهندسی (مهندسی مجدد) فرآیند کسب و کار چیست؟

بازمهندسی یا مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) یک رویکرد مدیریتی است که بر تجزیه و تحلیل و طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان برای دستیابی به بهبودهای قابل توجه در عملکرد متمرکز است. اجرای BPR می تواند به شرکت ها کمک کند تا به طور چشمگیری هزینه ها را کاهش دهند، کیفیت را افزایش دهند و کارایی را بهبود بخشند. این وبلاگ نمای کلی از چیستی BPR، تاریخچه، هدف، مزایا، تفاوت آن با بهبود فرآیند، مراحل درگیر و نقش اعضای تیم را ارائه می دهد.

بازمهندسی فرایندهای کسب و کار (مهندسی مجدد) یا BPR

بازمهندسی فرآیند کسب و کار (BPR) با هدف طراحی مجدد فرآیندهای اصلی که ستون اصلی عملیات یک شرکت را تشکیل می‌دهند، است. این رویکرد شامل طراحی مجدد فرآیندها برای ایجاد بهبودهای چشمگیر در معیارهای عملکرد مانند هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت است. BPR به دنبال بازنگری کل سیستم گردش کار، فعالیت‌ها و رویه‌های یک شرکت است. این رویکرد فراتر از بهینه سازی فرآیندها است و تمرکز بر مهندسی مجدد کل فرآیند است نه فقط مراحل خاص.

BPR زمانی ظهور کرد که شرکت‌ها به دنبال همگامی با تکنولوژی و شرایط بازار در حال تغییر در دهه 1990 بودند. این امر نشان دهنده تغییر رفتارهای سازمان‌ها از تمرکز بر بهبود تدریجی فرآیند به طراحی مجدد فرآیندهای اساسی است که توسط گروه فناوری اطلاعات ایجاد شده است. هدف همراستایی فرآیندها با استراتژی کسب و کار و استفاده از فناوری اطلاعات برای طراحی مجدد فرآیندهای اصلی از ابتدا به جای اصلاحات جزئی بود.

تاریخچه بازمهندسی فرایندهای کسب و کار

مفهوم بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار در سال 1990 توسط مایکل هامر، استاد سابق علوم کامپیوتر درMIT ، در مقاله‌ای با عنوان «بازمهندسی کارها: خودکار نکنید، محو کنید» معرفی شد. هامر از کنار گذاشتن فرآیندهای کسب و کار منسوخ و یافتن راه‌های جدید برای انجام کار حمایت می‌کرد.

در سال 1993، هامر این ایده را در کتابی پرفروش به نام بازمهندسی شرکت: مانیفست برای انقلاب کسب و کار که با همکاری مشاور کسب و کار جیمز چمپی نوشته شد، گسترش داد. این کتاب علاقه گسترده‌ای را به BPR برانگیخت و به یکی از تأثیرگذارترین کتاب‌های کسب و کار دهه تبدیل شد. او در این کتاب نمونه‌هایی از شرکت‌هایی را ارائه کرد که از طریق بازمهندسی به نتایج چشمگیری دست یافتند.

بیشتر بخوانید: مدیریت فرایند چیست؟

 BPRدر دهه 1990 محبوبیت پیدا کرد زیرا شرکت‌ها به دنبال ساده سازی عملیات و استفاده از فناوری‌های جدید مانند سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) بودند. با این حال، بسیاری از تلاش‌های اولیه BPR به دلیل مدیریت ناکافی تغییر، انتظارات غیرواقعی و عدم درک فرآیندهای اجرا شده با شکست مواجه شدند. این امر منجر به تغییراتی در رویکردهای BPR شد.

هدف بازمهندسی فرایندهای کسب و کار

هدف اصلی BPR بهبود عملکرد فرآیندهای یک شرکت از نظر هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت است. این رویکرد شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا به جای پیشرفت‌های تدریجی، به نتایج پیشرفت کلی دست یابند. BPR به دنبال دستیابی به اهدافی مانند:

• کاهش هزینه‌ها به میزان 25-50% یا بیشتر
• بهبود کیفیت به میزان 25-50% یا بیشتر
• کاهش زمان چرخه فرآیند به میزان 50% یا بیشتر
• افزایش بهره وری به میزان 1.5 تا 2.5 برابر

هدف بازمهندسی فرایندها کمک به شرکت‌ها برای کسب مزیت رقابتی از طریق ساده‌سازی فرآیندهای حیاتی است. گلوگاه‌ها، افزونگی‌ها و ناکارآمدی‌ها را شناسایی و از بین می‌برد. با بازنگری اساسی در نحوه عملکرد فرآیندها، شرکت‌ها می‌توانند راه‌های نوآورانه‌ای را برای انجام وظایف طراحی کنند که شاخص‌های کلیدی عملکرد را به طور چشمگیری بهبود بخشد.

مزایای بازمهندسی فرایندها

اجرای BPR می‌تواند مزایای زیادی برای یک شرکت ایجاد کند، از جمله:

• افزایش کارایی: با بهینه سازی فرآیندها، زمان/منابع تلف شده را حذف می‌کند
• کاهش هزینه‌ها: هزینه‌های نیروی کار، عملیات و فناوری را کاهش می‌دهد
• بهبود کیفیت: خطاها و نقص‌ها را از طریق طراحی مجدد فرآیند کاهش می‌دهد
• اجرای سریع‌تر: با حذف تأخیرها، زمان چرخه را کاهش می‌دهد
• افزایش بهره وری: خروجی را با همان مقدار منبع استفاده شده، افزایش می‌دهد
• خدمات پیشرفته مشتری: زمان پاسخگویی سریع‌تر می‌شود و رضایت مشتری را افزایش می‌دهد
• همسویی بهتر: پیوند محکم بین فرآیندها و اهداف کسب و کار برقرار می‌کند

BPR در مقابل BPI

بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) به بهبودهای تدریجی انجام شده در فرآیندهای درون یک شرکت اشاره دارد و به دنبال بهینه سازی و بهبود فرآیندهای موجود برای به حداکثر رساندن کارایی، اثربخشی و سازگاری آن‌ها است. ابزارهای BPI مانند مدیریت ناب و شش سیگما بر فرآیندهای پالایش تمرکز دارند.

تفاوت BPR با BPI در این است که یک رویکرد رادیکال به جای یک رویکرد افزایشی اتخاذ می‌کند. BPR فرآیندهای موجود را کنار می‌گذارد و از ابتدا شروع می‌کند. هدف بهینه سازی فرآیندهای فعلی نیست، بلکه تصویرسازی مجدد این امر است که چگونه فرآیند می‌تواند در یک سناریوی ایده آل بدون محدودیت در حال انجام شود. این کار منجر به طراحی مجدد به جای بهبود جریان کار موجود می‌شود.

مراحل طراحی مجدد فرآیند کسب و کار

طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار از طریق BPR شامل چندین مرحله کلیدی است:

1. شناسایی فرآیندها برای طراحی مجدد: تعیین فرآیندهای تاثیرگذاری بالا که برای دستیابی به اهداف عملکرد حیاتی هستند. بر فرآیندهایی که بیشترین نیاز به تغییرات چشمگیر را دارند تمرکز کنید.
2. درک فرآیندهای موجود: جریان کار فعلی و جریان اطلاعات را مستند کنید. عملکرد فرآیند را با استفاده از معیارها تجزیه و تحلیل کنید. نقاط درد، گلوگاه‌ها، زائدات و غیره را شناسایی کنید.
3. تصور فرآیندهای جدید: دوباره تصور کنید که فرآیند چگونه باید در بهترین سناریو به طور ایده آل عمل کند. راه‌حل‌های خلاقانه را بدون مانع از روش‌های فعلی کار، Brainstorm کنید.
4. فرآیندهای طراحی مجدد: از ابزارهایی مانند نقشه برداری فرآیند برای طراحی مجدد جریان‌های کاری از پایه و بر اساس نیازهای فرآیند استفاده کنید. از فناوری‌های جدید و بهترین روش‌ها استفاده کنید.
5. نمونه اولیه و آزمایش: آزمایشات در مقیاس کوچک فرآیند جدید را برای حل مسائل قبل از استقرار کامل توسعه دهید. طراحی را بر اساس یافته‌ها اصلاح کنید.
6. اجرای فرآیندهای بازطراحی شده: برنامه‌های اجرایی را توسعه دهید. ارائه آموزش‌های گسترده به تدریج فرآیند را اجرا کنید و در عین حال مراحل قدیمی را حذف کنید.
7. نظارت و اصلاح: عملکرد فرآیند را به طور مداوم اندازه گیری کنید. فرصت‌های جدید برای بهبود را شناسایی کنید. فرآیندها را بیشتر اصلاح کنید.

نقش های اعضای تیم BPR

بازمهندسی فرایندها مستلزم گرد هم آوردن یک تیم پروژه است. نقش‌های کلیدی عبارتند از:

• حامی مالی: فردی که BPR را آغاز می‌کند، تأمین مالی می‌کند، از آن حمایت می‌کند، موانع جاده را حذف می‌کند و اهداف را همسو می‌کند.
• رهبر پروژه: مسئول برنامه ریزی و مدیریت کلی تلاش برای طراحی مجدد. فعالیت‌های تیم را هماهنگ می‌کند و به دنبال پیشرفت پروژه است.
• صاحبان فرآیند: مدیریت فرآیندهای خاص برای طراحی مجدد. به مستندسازی فرآیندهای کسب و کار و پیش‌بینی فرآیندهای جدید کمک می‌کنند.
• کارشناسان BPR: ارائه تخصص حرفه‌ای در مورد فرآیندها، فناوری‌ها، سیستم‌ها و غیره برای اطلاع از طراحی مجدد را بر عهده دارند.
• متخصصان فنی: طراحان، متخصصان فناوری اطلاعات و غیره که به فعال کردن و پیاده‌سازی جریان‌ها و سیستم‌های فرآیند جدید کمک می‌کنند.
• رهبر مدیریت تغییر: تضمین می‌کند که سازمان از طریق آموزش، ارتباطات و غیره با فرآیندهای طراحی مجدد سازگار می‌شود.

با گرد هم آوردن یک تیم بازمهندسی متنوع که دانش فرآیند، مهارت‌های فنی و توانایی‌های مدیریت تغییر را ترکیب می‌کند، شرکت‌ها می‌توانند یک ابتکار موفق BPR را که عملکرد فرآیند را تغییر می‌دهد، هدایت کنند.

جمع بندی

مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار یک روش مرتبط و قدرتمند برای سازمان‌هایی است که به دنبال بهبودهای اساسی در عملکرد هستند. در حالی که تلاش‌های اولیه BPR با چالش‌هایی روبه‌رو بود، شرکت‌ها اکنون می‌توانند از چندین دهه درس‌های آموخته شده برای اطمینان از یک رویکرد متفکرانه و پایدار استفاده کنند. هنگامی که BPR به درستی با تعهد رهبری قوی، منابع کافی و مدیریت تغییر قوی اجرا شود، نوآوری‌های فرآیندی اساسی را امکان پذیر می‌کند که می‌تواند سازمان را به سمت اهداف استراتژیک خود سوق دهد. نتایج تاثیرگذاری که توسط مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار ممکن شده است، تضمین می‌کند که همچنان روشی جذاب برای شرکت‌های پیشرو در آینده خواهد بود. با یک تلاش بازمهندسی متمرکز و اجرای منظم، شرکت‌ها می‌توانند سطوح جدیدی از سرعت، هزینه، کیفیت و خدمات را از طریق طراحی مجدد فرآیند کسب و کار باز کنند.