در این مقاله به معرفی برخی از گام‌های لازم جهت اجرای فرآیند کاوی در سازمان پرداخته خواهد شد. گامهایی که بدون توجه به آن‌ها امکان اجرای فرآیند کاوی وجود ندارد.
گام 1: کدام فرآیند؟
ابتدا باید فرآیندی را که قصد دارید تجزیه و تحلیل کنید، انتخاب کنید. بهتر است فرآیند به وضوح تعریف شده باشد (بدانید که کدام فعالیتها متعلق به آن است.) و بارها اجرا شده باشد. در حالت ایده آل، شما باید با فرآیند مرتبطی شروع کنید که تا حدودی ساده و قابل بهبود باشد.
در مورد سؤالاتی که می‌خواهید پاسخ دهید هم فکر کنید: آیا می‌خواهید بدانید که فرآیند چگونه به نظر می‌آید؟ بیشترین یا کمترین فراوانی در کدام مسیرها و فعالیتها وجود دارد؟ یا شما از دیدگاه سازمانی هم قصد تجزیه و تحلیل دارید، به عنوان مثال، کار چگونه بین ادارات مختلف منتقل می‌شود؟ سؤالاتی دارید که ممکن است بر داده‌ای که می‌خواهید استخراج کنید تأثیر بگذارند.
گام 2: کدام سیستم‌های IT درگیر هستند؟
هر سیستم IT که در اجرای فرآیند دخیل است ممکن است دادة مرتبطی داشته باشد! به خصوص CRM، ERP، سیستم گردش کار و سیستم فروش بلیط که داده آن‌ها اغلب مرتبط‌‌تر با فرآیند اجرا و شامل اطلاعات قابل توجهی است. با این حال، سیستم‌های سفارشی و صفحات گسترده نیز قابل تحلیل هستند. گاهی اوقات، حتی سیستم‌های میراثی بسیار قدیمی، می‌توانند داده ورودی مورد نیاز برای فرآیندکاوی را تولید کنند.
بسته به نوع سیستم‌های مربوطه که شناسایی کرده‌اید، اطلاعات شما ممکن است در چندین مکان ذخیره شود. پایگاه داده برای سیستم‌های بزرگ پشتیبانی کننده فرآیند و سیستم‌های سفارشی یا میراثی معمول هستند. سایر سیستم‌‌ها نگاره رویداد را در قالب فایل Flat (ذخیره‌سازی محتوا در فایل‌های متنی ساده بجای ذخیره در یک بانک اطلاعاتی) ذخیره می‌کنند. ممکن است مجبور شوید قبل از ثبت داده، قابلیت ورود به سیستم خود را فعال کنید.
گام 3: آیا می‌توان حداقل الزامات را انجام داد؟
لازم است که داده حداقل الزامات تعیین شده را برای شما تأمین‌کند، تا بتوانید تجزیه و تحلیل فرآیندکاوی را اجرا کنید. این الزامات شامل Case ID، فعالیتها، زمان اجرای آن و … است.
پرونده‌های شما چه هستند؟
یک پرونده یک نمونه خاص از فرآیند است. اگر به یک فرآیند سفارش مراجعه کنید، برای مثال، گرفتن یک سفارش یک پرونده است. در یک فرآیند اداری برای مجوز ساخت در شهرداری، شماره کاربری مجوز ساخت یک پرونده است.
گام 4: فعالیت‌های شما چه هستند؟
فعالیتها گامهایی هستند که در فرآیند شما رخ می‌دهند. سیستم‌های IT نه تنها فعالیت‌هایی را که مورد توجه شما است مستند می‌کنند، بلکه اطلاعات اشکال زدایی کمتری نیز دارند. سعی کنید رویدادهایی را مستند کنید که فعالیت‌های جالبی را تعریف می‌کنند (به عنوان مثال، رویدادهای مهم مربوطه در فرآیندتان).
بدون دیدگاه