چکیده متن
زمانی که تصمیم به انجام یک پروژه‎ی فرآیندکاوی در سازمانتان می‌گیرید، تشخیص این که کدام فرآیند برای انجام فرآیندکاوی روی آن مناسب‎تر است، کاری پیچیده و مشکل است. دسترسی داده و آگاهی نسبت به فرآیند یکی از راه‎های ارزیابی فرآیندها جهت انتخاب برای انجام فرآیندکاوی، ارزیابی و میزان دسترسی به داده‎های آن و سطح آگاهی [...]
اشتراک گذاری

کدام فرآیند برای انجام فرآیندکاوی در سازمان شما مناسب‎تر است؟


زمانی که تصمیم به انجام یک پروژه‎ی فرآیندکاوی در سازمانتان می‌گیرید، تشخیص این که کدام فرآیند برای انجام فرآیندکاوی روی آن مناسب‎تر است، کاری پیچیده و مشکل است.

دسترسی داده و آگاهی نسبت به فرآیند

یکی از راه‎های ارزیابی فرآیندها جهت انتخاب برای انجام فرآیندکاوی، ارزیابی و میزان دسترسی به داده‎های آن و سطح آگاهی نسبت به آن فرآیند است.

دسترسی به داده‎ها ناظر به وجود یا عدم وجود سیستم‎های اطلاعاتی در سازمان است که پیاده سازی فرآیند را پشتیبانی نموده و داده‎های حاصل از اجرای فرآیند را ذخیره نماید. آگاهی نسبت به فرآیند نیز ناظر به اطلاعات کارکنان در مورد چیستی و ماهیت فرآیند است.

در شکل بالا ۴ موقعیتی که ناظر به دو معیار مذکور ممکن است به وجود آید آورده شده‎ است. موقعیت‎های ۴ گانه در ادامه توضیح داده شده‌اند:

۱-موقعیت پایین چپ: دسترسی کم به داده‎ها و آگاهی کم نسبت به فرآیند

دسترسی کم به داده‎ها و آگاهی کم نسبت به فرآیند در خصوص برخی از فرآیندهای سازمان‎ها نه تنها اطلاعاتی خاص در مورد اجرایی شدن آنها در سیستم‎های اطلاعاتی وجود ندارد بلکه فرآیند نیز به طور مشخص تعریف و مشخص نگردیده ‎است.

بطور مثال فرآیند برنامه ریزی سالیانه دریک شرکت تولیدی را در نظر بگیرید. این فرآیند یک بار در سال اجرا می‎گردد. معمولا اجرای این فرآیند نیز از طریق برگزاری جلسات متعدد با حضور مدیران سطوح مختلف شرکت صورت گرفته و خروجی‎های آن معمولا صورت جلسات و بیانیه برنامه ارسال آینده است.

درخصوص این دسته از فرآیندها که فرآیندهای غیرساخت یافته نیز نامیده می‎شوند، تمرکز باید بر روی تعریف، مستندسازی و تصویب فرآیندها در سطح سازمان باشد. این گام پیش‌نیاز تبدیل این فرآیندها به فرآیندهای تکرار شونده و یا بکارگیری سامانه‎های اطلاعاتی در اجرای فرآیندها است.

*میزان تناسب برای فرآیندکاوی: فرآیندهای غیر ساخت یافته تناسب کمی برای انجام فرآیند کاوی داشته و دلیل آن عدم وجود داده‎های کافی و عدم وجود درک دقیق از فرآیند در سازمان است.

۲– موقعیت بالا راست : دسترسی کم به داده‎ها و آگاهی زیاد نسبت به فرآیند

بسیاری از فرآیندها در سازمان‎ها وجود دارند که علیرغم اینکه به خوبی تعریف و تصویب شده‎اند ولی هنوز به صورت دستی در سازمان‎ها اجرا می‌‎گردند.

بطور مثال فرآیند صدور پروانه ساخت در یک شهرداری را در نظر بگیرید که هنوز دیجیتال نشده ‎است. بنابراین یک سامانه اطلاعاتی وجود ندارد که داده‎های حاصل از اجرای فرآیند را ذخیره‌سازی نماید.

درخصوص این دسته از فرآیندها تمرکز باید روی دیجیتالی نمودن آنها بوده که به معنی ایجاد یک سامانه اطلاعاتی جهت پشتیبانی اجرای فرآیند باشد.

*میزان تناسب برای انجام فرآیندکاوی: از آنجا که داده‎ای در دسترس نیست، لذا فرآیندهای دستی را بطور مستقیم نمی‎توان مورد فرآیندکاوی قرارداد. اما به دلیل وجود آگاهی زیاد نسبت به فرآیند دو اقدام زیر پیشنهاد می‎گردد :

الف : درحال حاضر داده‎های اجرا شده فرآیند را از روی اسناد پشتیبان کننده‎ی فرآیندها (مانند فرم‌‎های سازمانی، مکاتبات اداری و…) جمع آوری نموده و با استفاده از آنها فرآیندکاوی در خصوص آن فرآیندها صورت پذیرد. با توجه به نظریه‎ی بالا، جمع آوری داده درخصوص این فرآیندها می‎بایست مباحثی مانند تعمیم‌پذیری و قابلیت اطمینان نتایج را در نظر گرفت و سپس به انتخاب برخی از پرونده‎ها جهت جمع‌آوری داده پرداخته شود.

ب : در فاز دیجیتال‌سازی نیز به این امر دقت شود که این امر به گونه‎ای صورت پذیرد که داده‎های اجرایی شدن فرآیندها ذخیره سازی شده تا بتوان در آینده از ابزارهای فرآیندکاوی جهت تحلیل فرآیند استفاده نمود.

۳ موقعیت پایین راست : دسترسی زیاد به داده‎ها و آگاهی کم نسبت به فرآیند

برخی از قرآیندهای سازمانی وجود دارند که توسط سامانه‎های اطلاعاتی پشتیبانی شده اما آنها کاملا غیرساخت یافته بوده و سامانه‎های اطلاعاتی پشتیبانی شده اما آنها کاملا غیر ساخت‌یافته بوده و سامانه‎های اطلاعاتی اجازه‎ی رفتاری کاملا منعطف به کارکنان می‎دهند.

بطور مثال امروزه بسیاری از بیمارستان‎ها دارای سیستم سلامت و HIS بوده که تمام اقدامات کادر درمانی و غیر درمانی برای بیماران را ذخیره‌سازی می‎نمایند. درحالیکه جریان حرکت بیماران و عملکرد پزشکان دارای انعطاف بسیار بالایی است. در اینصورت اگر فهم دقیق فرآیند و بهبود آن مورد علاقه‎ی مدیریت باشد، فرآیندکاوی بهترین ابزار جهت کشف فرآیند در حال اجرا است. این فاز کشف فرآیندی می‎تواند مبنایی جهت تحلیل و بهبود را فراهم آورد.

*میزان تناسب برای انجام فرآیندکاوی: شناسایی و تحلیل فرآیندهای مبهم سازمانی یکی از کاربردهای بسیار جذاب فرآیندکاوی است. از آنجا که داده‎های اجرای فرآیند موجود بوده، انجام فرآیندکاوی شناخت دقیق از فرآیند در اختیار سازمان قرار دهد و حالات مختلف فرآیند را مورد تحلیل قرار دهد.

۴- موقعیت بالا راست : دسترسی زیاد به داده‎ها و آگاهی زیاد نسبت به فرآیند

زمانی که فرآیندی به خوبی تعریف و تصویب شده و سیستم‎های اطلاعاتی موجود در سازمان، اجرای آن را پشتیبانی می‎نمایند، آن فرآیند یک فرآیند اتوماتیک است. البته در سطوح مختلف می‎تواند متفاوت باشد.

بطور مثال یک سامانه ERP دیجیتال شده را در نظر بگیرید که بخشی از اقدامات هنوز به صورت دستی در آن انجام می‎گیرد. در این سامانه از آنجا که کارکنان سازمان می‎بایست ورود اطلاعات انجام دهند ( ولی پس از ورود اطلاعات موتور اجرایی سامانه به طور خودکار اطلاعات را برای فرد بعدی ارسال می‎نماید)، این سامانه دارای سطح پایینی از خودکارسازی است.

از طرف دیگر سامانه‎ی ابطال بلیط هواپیما را در نظر بگیرید که بسیاری از بخش‎های آن خودکار شده و بخش اندکی از کارها بصورت دستی توسط کارکنان صورت می‎پذیرد. این سامانه دارای سطح بالاتری از خودکارسازی است. در نهایت نیز یک فرآیند خودکارسازی شده‎ی تولید را درنظر بگیرید که به هیچ وجه کاری به صورت دستی انجام نمی‎دهد. در این حالات تمرکز بر روی بهینه‌سازی فرآیند و یافتن نقاط بهبود در فرآیند بوده که فرآیند را وارد چرخه‎ی بهبود نماید.

*میزان تناسب برای انجام فرآیندکاوی: فرآیند کاوی ابزاری بسیار کاربردی برای این دسته از فرآیندهاست. البته باید دانست که هرچه فرآیند دارای سطح بالاتری از خودکارسازی باشد آنگاه بکارگیری فرآیندکاوی جهت بهینه سازی جذابیت کمتری خواهد داشت و در این دسته از فرآیندهای کاملا خودکار، فرآیندکاوی را جهت نظارت بر فرآیند و پایش عملکرد آن مورد استفاده قرار دهند.

 

ترجمه و تنظیم: دکتر مهرداد کرمانی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *