چکیده متن

در این مقاله به تعدادی از اقدامات مهم جهت پیاده‌سازی فرآیندهای طراحی یا بازطراحی شده در سازمان اشاره خواهد شد که سبب تسهیل در پیاده‌سازی و دستیابی به نتایج از پیش تعیین شده است. رونمایی از فرآیند جدید زمانی که شما آماده­‌ی پیاده­‌سازی فرآیند جدید هستید، می­‌بایست اقدامات زیر را انجام دهید: ارتباط برقرار کنید؛ […]

اشتراک گذاری

رونمایی از فرآیند جدید


در این مقاله به تعدادی از اقدامات مهم جهت پیاده‌سازی فرآیندهای طراحی یا بازطراحی شده در سازمان اشاره خواهد شد که سبب تسهیل در پیاده‌سازی و دستیابی به نتایج از پیش تعیین شده است.

رونمایی از فرآیند جدید

زمانی که شما آماده­‌ی پیاده­‌سازی فرآیند جدید هستید، می­‌بایست اقدامات زیر را انجام دهید:

  1. ارتباط برقرار کنید؛

    در خصوص فرآیندی که می­خواهید پیاده‌­سازی نمایید، به همگان اطلاع رسانی نمایید. به تمام افراد اعم از مدیران، کارکنان و تمام اشخاصی که درگیر فرآیند مورد نظر هستند بگویید که فرآیند چیست؟ چرا به این فرآیند جدید نیاز است؟ چه چیزهایی در این فرآیند تغییر کرده و بهتر شده است؟ چه کسانی در پروژه­‌ی بهبود این فرآیند درگیر بوده‌­اند؟ و اگر فرآیند جدید پیاده‌­سازی شود، چه اتفاقی در سازمان خواهد افتاد؟

  2. آموزش دهید و آشنا نمایید؛

    برای افراد درگیر در فرآیند، از طریق نقش بازی کردن، تمرین و شبیه­‌سازی فهم دقیق­‌تری در خصوص چگونگی کارکرد فرآیند جدید ایجاد نمایید. فراموش نکنید که شما در فاز ۳ نیز از تکنیک­‌های نامبرده شده جهت بازطراحی فرآیند استفاده نموده­‌اید، اکنون نیز برای تست و آزمایش فرآیند جدید نیز می­توانید از این تکنیک­ها استفاده نمایید. بطور مثال، اگر تصمیم گرفتید تا فرآیندی را تمرین نمایید، از افرادی که در فرآیند مورد نظر کار می­کنند بخواهید تا فرآیند جدید را تجربه کرده و مشکلات احتمالی موجود در فرآیند را بیان کنند. در طول تمرین به دقت به دنبال مشکلات باشید و تصمیم بگیرید که آن­ها را چگونه رفع نمایید.

  3. بصورت آزمایشی پیاده‌­سازی کنید؛

    اگر هنوز فکر می­کنید که احتمالا مشکلاتی در فرآیند جدید وجود دارد که می­بایست جهت رفع آن­ها کار کرد، ابتدا فرآیند جدید را بصورت آزمایشی پیاده­‌سازی نمایید. در طول پیاده­‌سازی آزمایشی شما قادر خواهید بود که فرآیند جدید را در یک محدوده­‌ی کوچک و تحت کنترل پیاده­سازی نمایید. بطور مثال، می­توانید فقط یک گروه خاص از مشتریان را در این فرآیند درگیر نمایید، یا فقط در یک یا چند منطقه­ی فروش مشخص، این فرآیند را پیاده­سازی نمایید، یا تنها برای یک دسته­ی مشخصی از محصولات خود این فرآیند را پیاده­سازی نمایید. ضمنا شما می­توانید زمان پیاده­سازی آزمایشی را نیز محدود نمایید. بطور مثال فقط برای یک ماه فرآیند جدید را پیاده­‌سازی نموده و میزان اثربخشی آن را بررسی نمایید. فراموش نکنید که پیاده­‌سازی آزماشی از آن­جا که با مشتریان، محصولات و خدمات واقعی شما سروکار دارد، نسبت به تکنیک­های نقش بازی کردن، تمرین و شبیه­‌سازی دارای ریسک بیشتری می­باشد. اما اگر شما پیاده‌­سازی آزمایشی را به دقت زیر نظر بگیرید، می­توانید به سرعت مشکلات پیش آمده در فرآیند را رفع نمایید. دیگر مزیت پیاده­‌سازی آزمایشی آنست که افرادی که در پیاده­‌سازی آزمایشی فرآیند جدید درگیر شده­‌اند می­توانند به دیگر افراد درگیر در فرآیند در هنگام پیاده‌­سازی اصلی کمک نموده و آن­ها را راهنمایی نمایند.

  4. پیاده­‌سازی نمایید؛

    بصورت عمومی بیان کنید که از این به بعد فرآیند مورد نظر منطبق با تغییرات جدید در سازمان پیاده­‌سازی خواهد شد. به محض پیاده‌­سازی فرآیند جدید، آماده باشید تا داده­‌های مورد نیاز جهت اندازه‌­گیری عملکرد فرآیند جدید را جمع‌­آوری نمایید. ضمنا در دسترس کارکنان سازمان باشید تا سوالات احتمالی آن­ها در خصوص تغییرات ایجاد شده در کارهای آن­ها را توضیح دهید. فراموش نکنید که یک منحنی یادگیری وجود دارد که افراد در طول زمان تغییرات را خواهند آموخت و باید به کارکنان سازمان زمان داد تا خود را با فرآیند جدید وفق دهند.

  5.  گذشته را فراموش نمایید؛

    تمام چیزهایی که به فرآیند قدیم مربوط می­باشد را از بین ببرید، زیرا این چیزها باعث می­شود که کارکنان سازمان با استفاده از آن­ها منطبق بر فرآیند قدیم رفتار نمایند. فرم­های قدیمی، تجهیزات قدیمی، نمادهای قدیمی از جمله چیزهایی هستند که می­توانند کارکنان سازمان را ترغیب کنند تا طبق عادت قبلی خود عمل کنند. جمع­‌آوری این قبیل اقلام از سازمان می­توانند یکی از جدی­ترین نشانه‌­های شروع پیاده­‌سازی فرآیند جدید باشد.

ترجمه و تنظیم: سیما قربانی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *