رونمایی از فرآیند جدید

در این مقاله به تعدادی از اقدامات مهم جهت پیاده‌سازی فرآیندهای طراحی یا بازطراحی شده در سازمان اشاره خواهد شد که سبب تسهیل در پیاده‌سازی و دستیابی به نتایج از پیش تعیین شده است.

رونمایی از فرآیند جدید

زمانی که شما آماده­‌ی پیاده­‌سازی فرآیند جدید هستید، می­‌بایست اقدامات زیر را انجام دهید:

  1. ارتباط برقرار کنید؛

    در خصوص فرآیندی که می­خواهید پیاده‌­سازی نمایید، به همگان اطلاع رسانی نمایید. به تمام افراد اعم از مدیران، کارکنان و تمام اشخاصی که درگیر فرآیند مورد نظر هستند بگویید که فرآیند چیست؟ چرا به این فرآیند جدید نیاز است؟ چه چیزهایی در این فرآیند تغییر کرده و بهتر شده است؟ چه کسانی در پروژه­‌ی بهبود این فرآیند درگیر بوده‌­اند؟ و اگر فرآیند جدید پیاده‌­سازی شود، چه اتفاقی در سازمان خواهد افتاد؟

  2. آموزش دهید و آشنا نمایید؛

    برای افراد درگیر در فرآیند، از طریق نقش بازی کردن، تمرین و شبیه­‌سازی فهم دقیق­‌تری در خصوص چگونگی کارکرد فرآیند جدید ایجاد نمایید. فراموش نکنید که شما در فاز ۳ نیز از تکنیک­‌های نامبرده شده جهت بازطراحی فرآیند استفاده نموده­‌اید، اکنون نیز برای تست و آزمایش فرآیند جدید نیز می­توانید از این تکنیک­ها استفاده نمایید. بطور مثال، اگر تصمیم گرفتید تا فرآیندی را تمرین نمایید، از افرادی که در فرآیند مورد نظر کار می­کنند بخواهید تا فرآیند جدید را تجربه کرده و مشکلات احتمالی موجود در فرآیند را بیان کنند. در طول تمرین به دقت به دنبال مشکلات باشید و تصمیم بگیرید که آن­ها را چگونه رفع نمایید.

  3. بصورت آزمایشی پیاده‌­سازی کنید؛

    اگر هنوز فکر می­کنید که احتمالا مشکلاتی در فرآیند جدید وجود دارد که می­بایست جهت رفع آن­ها کار کرد، ابتدا فرآیند جدید را بصورت آزمایشی پیاده­‌سازی نمایید. در طول پیاده­‌سازی آزمایشی شما قادر خواهید بود که فرآیند جدید را در یک محدوده­‌ی کوچک و تحت کنترل پیاده­سازی نمایید. بطور مثال، می­توانید فقط یک گروه خاص از مشتریان را در این فرآیند درگیر نمایید، یا فقط در یک یا چند منطقه­ی فروش مشخص، این فرآیند را پیاده­سازی نمایید، یا تنها برای یک دسته­ی مشخصی از محصولات خود این فرآیند را پیاده­سازی نمایید. ضمنا شما می­توانید زمان پیاده­سازی آزمایشی را نیز محدود نمایید. بطور مثال فقط برای یک ماه فرآیند جدید را پیاده­‌سازی نموده و میزان اثربخشی آن را بررسی نمایید. فراموش نکنید که پیاده­‌سازی آزماشی از آن­جا که با مشتریان، محصولات و خدمات واقعی شما سروکار دارد، نسبت به تکنیک­های نقش بازی کردن، تمرین و شبیه­‌سازی دارای ریسک بیشتری می­باشد. اما اگر شما پیاده‌­سازی آزمایشی را به دقت زیر نظر بگیرید، می­توانید به سرعت مشکلات پیش آمده در فرآیند را رفع نمایید. دیگر مزیت پیاده­‌سازی آزمایشی آنست که افرادی که در پیاده­‌سازی آزمایشی فرآیند جدید درگیر شده­‌اند می­توانند به دیگر افراد درگیر در فرآیند در هنگام پیاده‌­سازی اصلی کمک نموده و آن­ها را راهنمایی نمایند.

  4. پیاده­‌سازی نمایید؛

    بصورت عمومی بیان کنید که از این به بعد فرآیند مورد نظر منطبق با تغییرات جدید در سازمان پیاده­‌سازی خواهد شد. به محض پیاده‌­سازی فرآیند جدید، آماده باشید تا داده­‌های مورد نیاز جهت اندازه‌­گیری عملکرد فرآیند جدید را جمع‌­آوری نمایید. ضمنا در دسترس کارکنان سازمان باشید تا سوالات احتمالی آن­ها در خصوص تغییرات ایجاد شده در کارهای آن­ها را توضیح دهید. فراموش نکنید که یک منحنی یادگیری وجود دارد که افراد در طول زمان تغییرات را خواهند آموخت و باید به کارکنان سازمان زمان داد تا خود را با فرآیند جدید وفق دهند.

  5.  گذشته را فراموش نمایید؛

    تمام چیزهایی که به فرآیند قدیم مربوط می­باشد را از بین ببرید، زیرا این چیزها باعث می­شود که کارکنان سازمان با استفاده از آن­ها منطبق بر فرآیند قدیم رفتار نمایند. فرم­های قدیمی، تجهیزات قدیمی، نمادهای قدیمی از جمله چیزهایی هستند که می­توانند کارکنان سازمان را ترغیب کنند تا طبق عادت قبلی خود عمل کنند. جمع­‌آوری این قبیل اقلام از سازمان می­توانند یکی از جدی­ترین نشانه‌­های شروع پیاده­‌سازی فرآیند جدید باشد.

ترجمه و تنظیم: سیما قربانی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مطالب مرتبط

یادداشت‌های علمی
Afsaneh

پیاده سازی فرآیند های کسب و کار همواره یکی از چالش های اصلی و مورد توجه فعالین این حوزه و متولیان سیستم ها و روش
مطالعه بیشتر ...

ورود به سایت