فرآیندکاوی مناسب فرآیندهایی بر بستر IT است که در آن اثراتی از تصمیمات انسانی نیز دیده شود. در طیف خودکار سازی،‌ خودکار بودن صرف یا دستی بودن کامل مورد توجه فرآیندکاوی نیست. دلیل آن را در مقاله زیر بخوانید:

تمام دستی

فرآیندهایی که تماماً دستی هستند، فرآیندهایی هستند که هیچ حمایتی از IT دریافت نمی‌کنند. مثلاً فردی را در نظر بگیرید که:

• بر اساس یک رسید غذا،
• به سوپرمارکت می‌رود و خرید می‌کند،
• و در آخر شام درست می کند.

واضح است که این یک فرآیند دستی است. اما اگر شما خریدی را بر اساس مراحل زیر انجام دهید:

• کپی و پیست کردن مقدارهای مختلف در فایل‌های اکسل،
• ساختن سندی مبتنی همان فایل‌ها،
• ارسال سند به همکارتان از طریق ایمیل.

این مراحل نیز همچنان یک فرآیند دستی محسوب می‌شود. مشکل در فرآیندهای دستی این است که مجموعه‌ی داده ساخت‌یافته‌ای نداریم یا حداقل مجموعه‌ی داده‌ای که بتوان به سادگی برای فرآیندکاوی از آن استفاده کرد.

در این حالت، فرآیند را تنها می‌توان به مدت چند هفته مشاهده و دنبال کرد و به جمع آوری داده از این طریق ادامه داد. هرچند که این روش می‌تواند ارزشمند باشد، اما یکی از نقاط ضعف این روش (علاوه بر نیاز به فعالیت‌های بیشتر)، محدودیت در نمونه داده برای تحلیل است.

تمام خودکار

در سمت دیگر طیف، فرآیندهای تمام خودکار وجود دارد (ماشین‌هایی که با ماشین‌های دیگر مستقیم ارتباط دارند). یکی از مثالی‌هایی که می توان برای فرآیندهای تمام خودکار ارائه کرد به شرح ذیل است:

۲۰ سال پیش، اگر به فرودگاه می‌رفتید، باید به باجه مراجعه می‌کردید و بلیت کاغذی را به یک انسان دیگر تحویل می دادید. اما امروز شما به فرودگاه می‌روید و به دنبال یک دستگاه  هستید و ارائه کارت اعتباری تنها چند ثانیه زمان می‌برد تا بلیت و رسید و … برای سفر را      دریافت کنید. نکته جالب، اتفاق‌هایی است که در این چند ثانیه رخ می دهد.

اما از دیدگاه فرآیندکاوی، آن چند ثانیه چندان جذاب نیست. اگر فرآیندی بتواند تماماً خودکار شود، در نتیجه، عدم قطعیت زیادی در مورد اجرای دقیق فرآیند وجود ندارد.

قابل مشاهده بودن یا تمام خودکار

جذاب‌ترین فرآیند برای کاوش، فرآیندهایی است که در بستر IT انجام می‌شود اما انسان‌ها نیز در این فرآیند حضور دارند. معمولاً بخش‌هایی از فرآیند وجود دارد که خودکار است، اما بخش‌های دیگری نیز وجود دارد که فعالیت‌هایی واقعی توسط انسان‌ها در دنیای واقعی انجام می شود. آن‌ها تصمیم می گیرند، با بقیه مردم صحبت می‌کنند و فعالیت انجام می دهند.

انسان‌ها به فرآیندهای کسب و کار، متغیر بودن را اضافه می کنند، چون باید با پیچیدگی‌های دنیا روبرو شوند. امروزه، سیستم‌های IT فارغ از میزان خودکار بودن فرآیند، لایه‌های پنهان آن را، قابل مشاهده کرده‌اند.

قابل مشاهده بودن،‌به تعبیری یعنی اینکه مردم کارهایشان را به کمک سیستم‌های IT مدیریت کنند. تمام این سیستم‌ها، رویدادهای مشخصی را ذخیره می کنند،‌ مثل تأیید خرید، ثبت پیشنهاد مشتری و … تا فرآیند کار بین تعدادی از مردم تسهیل شود. در این حالت، سیستم‌های IT، اهدافی را در اجرای فرآیندهای قابل مشاهده، مشخص می‌کنند و داده‌هایی تولید می‌کنند(به عنوان محصول) که می‌توان آز آن‌ها در فرآیندکاوی استفاده کرد.

در نتیجه، نکته مثبت در فرآيندکاوی این است که تصویر و میزانی کامل و مبتنی بر واقعیت را از یک فرآیند واقعی با وجود تمام متغیرهایش، ارائه می دهد. معمولاً هیچ‌فردی، دید کاملی نسبت به اتفاق‌هایی که می‌افتد،‌ ندارد. فرآیندکاوی می‌تواند به شکل هدفمندی،‌ این دید کلی را در بین تعدادی از مردم، دپارتمان‌ها و حتی سازمان‌ها قرار دهد.

بنابراین، فرآیندکاوی مناسب فرآیندهایی است که بر اساس IT باشد و در آن تصمیمات انسان‌ها نیز دخیل باشد.

ترجمه و تنظیم: ادیب ضیایی