بیایید یک شرکت بیمه که یک تیم BPM را در هر بخش کسب‌وکار دارد در نظر بگیریم: خانه، موتور و بیمه تجاری. هر یک از این تیم‌ها ممکن است یک پروژه BPM را براساس نیازهای خدماتی خاص که مدیریت می‌کنند، ایجاد کنند. به عنوان مثال، ممکن است پروژه‌ای برای بهبود فرآیند مدیریت مطالبات بیمه خانگی وجود داشته باشد یا یک پروژه دیگر که بین بیمه موتور و تجاری به اشتراک گذاشته شود تا کیفیت فرآیند برای اعتبارسنجی سیاست‌های مشتری را بهبود بخشد. هنگام برخورد با پروژه‌های متعدد در یک زمان، برای اجتناب از دلایل شکست مورد بحث در مطلب موانع موفقیت BPM ، ما باید از کاربرد روش‌ها و ابزارهای عمومی فراتر برویم.
اول از همه ما باید از روش‌ها و ابزارهایی برای مدیریت پروژه‌های منفرد و مدیریت کل برنامه استفاده کنیم. این‌ها به طور خاص مربوط به BPM نیستند ولی می توان از شیوه‌های جاری مدیریت پروژه مانند PRINCE 2(پروژه‌ها در محیط‌های کنترل‌شده)، استاندارد ISO یا) PMBOK بدنه دانش مدیریت پروژه) از موسسه مدیریت پروژه استفاده کرد.
یک سازمان BPM بالغ باید از انواع روش‌ها و ابزارهای خاص BPM در مراحل مختلف چرخه عمر BPM استفاده کند که با استفاده از روش‌ها و ابزارها برای مدیریت پروژه و برنامه هماهنگ می‌شود. از این رو، روش‌ها و فناوری اطلاعات (IT) دو فاکتور مهم برای موفقیت یک برنامه BPM هستند. با این حال، ما همچنین باید عوامل دیگری را در نظر بگیریم که به همان اندازه برای موفقیت BPM مهم هستند. اول از همه، ما باید ساختار نظارتی داشته باشیم که پاسخگویی مربوط و شفاف، فرآیندهای تصمیم‌گیری و مکانیزم‌های کنترل کیفیت را ایجاد می‌کند؛ به عنوان مثال، تعریف مسئولیت نقش‌های مختلف درگیر در یک پروژه BPM، مانند مالک فرآیند یا تحلیل‌گر فرآیند و نیز تنظیم استانداردهای BPM که باید در هر مرحله از چرخه عمر مورد استفاده قرار گیرند.
همچنین یک شرکت باید برای اطمینان از هماهنگی استراتژیک در هر مرحله از چرخه عمر مفید باشد. این امر مستلزم تعریف واضح از نتایج فرآیند مطلوب و معیارهای عملکرد فرآیند است که KPIs نامیده می‌شود و بر اساس اهداف مشتریان فرآیند و ذینفعان است. چنین تعاریفی می‌تواند به عنوان یک راهنما در انتخاب روش و ابزارهای BPM استفاده شود. به عنوان مثال، اگر یک شرکت قصد دارد کیفیت فرآیند را بهبود بخشد، باید بر روی تحلیل ارزش افزوده متمرکز شود نه به روش مسیر بحرانی، همانطور که دومی برای تحلیل مسائل زمان مناسب است.
آخرین باری نیست که افراد و فرهنگ سازمانی برای موفقیت یک برنامه BPM بسیار مهم هستند. در مورد افراد، به توسعه مهارت‌های مناسب برای کارمندان سازمان، هم از نظر دانش BPM (روش‌ها و IT) توسط کسانی که انتظار می‌رود از آن استفاده کنند (مثلا مالکان فرآیند و تحلیل‌گران) و نیز از نظر دانش فرآیند (رویه‌ها و سیاست‌ها) توسط کسانی که در فرآیندها شرکت می‌کنند، فکر و توجه کنید. بدون مجموعه مهارت‌های مناسب، استفاده از روش‌ها و ابزارهای BPM موثر نخواهند بود. فرهنگ در این زمینه مجموعه‌ای از ارزش‌ها و باورهای سازمانی است که ممکن است در شکل دادن به تفکر فرآیند ذهنیت کارمندان نقش داشته باشد. این امر، به نوبه خود، مفاهیمی را بر روی میزان تمایل شرکت‌کنندگان فرآیند به طراحی فرآیند جدید و یا اینکه چگونه رهبران شرکت‌های بزرگ به BPM علاقمند خواهند بود، دارد.
با توجه به موارد فوق، ما می‌توانیم شش عامل متعارف که برای موفقیت یک برنامه BPM مهم هستند را شناسایی کنیم: 1- هماهنگی استراتژیک، 2- نظارت، 3- روش‌ها، 4- IT، 5- افراد و 6- فرهنگ.
این عوامل حیاتی موفقیت توسط Rosemann و De Bruin در مدل بلوغ BPM سازماندهی شده‌اند که در شکل ذیل نشان داده شده است.این مدل به عنوان ابزاری برای اندازه‌گیری بلوغ یک برنامه BPM در یک سازمان خاص طراحی شده است. فرضیه اصلی به شرح زیر است:
بلوغ BPM بیشتر در عملکرد فرآیند کسب‌وکار بالاتر منعکس خواهد شد. در مقابل، عملکرد بالاتر فرآیند کسب‌وکار منجر به افزایش عملکرد سازمانی خواهد شد. در بخش مطالب بعدی چگونگی استفاده از این مدل برای اندازه‌گیری بلوغ یک برنامه BPM در یک سازمان را خواهیم گفت. در حال حاضر، اجازه دهید روی شش فاکتور موفقیت تمرکز کنیم.
همانطور که در شکل نشان داده شده است، هر عامل دارای پنج حوزه قابلیت است. به عنوان مثال، هماهنگی استراتژیک شامل یک حوزه قابلیت برای برنامه ریزی پروژه BPM مبتنی بر استراتژی است، در حالی که نظارت شامل یک حوزه قابلیت برای تصمیم‌گیری BPM است. توجه داشته باشید که چگونه حوزه‌های قابلیت برای هر دو، روش و فناوری اطلاعات مربوط به مراحل مختلف چرخه عمر BPM هستند که با یک حوزه قابلیت برای مدیریت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های BPM برای هر یک از این عوامل در ارتباط هستند.
حال بیایید در نظر بگیریم که این عوامل چگونه با هم در تقابل هستند. به عنوان مثال، روش‌ها و IT میزان استفاده از روش‌های مختلف BPM و ابزارهای مرتبط را در چرخه عمر BPM اندازه‌گیری می‌کنند. به عنوان مثال،در چه روشی از کشف فرآیند، BPMN (به عنوان تکنیک مدلسازی فرآیند) مورد استفاده قرار می‌گیرد؟ آیا ما خود را محدود به ثبت توالی ساده و یا انجام آن می‌کنیم؟ علاوه بر این، ما چگونه فرایندهای کسب‌وکار را کشف می‌کنیم؟ آیا ما تنها به کارگاه‌های آموزشی تکیه می‌کنیم یا از تحلیل اسناد، مشاهدات و مصاحبه‌ها استفاده می‌کنیم؟ واضح است که مدل‌های پیچیده‌تر که ما در طول کشف فرآیند ایجاد می‌کنیم و روش‌هایی که ما با آن فرایندها را کشف می‌کنیم، بلوغ بالای ما در روش‌های کشف فرآیند خواهند بود.
افراد، دانشی را که کارمندان ما دارای چنین روش‌هایی هستند و بلوغ فعالیت‌های آموزشی BPM را اندازه‌گیری می‌کنند. به عنوان مثال، آیا کارکنان ما دانش قوی از BPMN کسب کرده‌اند یا آن‌ها به مشاوران بیرونی اتکا دارند؟ آیا آن‌ها از درون آموزش دیده‌اند یا از موسسات آموزشی خارجی استفاده کرده‌ایم؟
در مطالب بعدی به توضیحاتی راجع به چهار فاکتور موفقیت هماهنگی استراتژیک، حاکمیت، مردم و فرهنگ که کمتر مورد توجه قرار گرفته‌اند توضیحاتی ارائه مینماییم.
ترجمه و تنظیم: افسانه رویائی
بدون دیدگاه