چکیده متن

در این مطلب گام‌هایی از پروژه‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) شرح می‌گردد که با بکارگیری فناوری‌های نوین می‌توان آن‌ها را سریع‌تر، کم هزینه‌تر و با کیفیت‌تر انجام داد. این گام‌ها عبارتند از کشف فرآیند، تحلیل فرآیند، بازطراحی فرآیند، پیاده‌سازی فرآیند، نظارت بر فرآیند و پالایش فرآیند.

اشتراک گذاری

ارتباط “مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار” و “فرآیندکاوی”


مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار شاخه‌ای از مدیریت عملیات است که در آن سازمان‌ها سعی می‌کنند از طریق بهبود فرآیندهای کسب‌وکار عملکرد خود را بهبود بخشند. گام‌هایی از پروژه‌های BPM وجود دارد که با استفاده از بکارگیری فناوری‌های نوین می‌توان آن‌ها را سریع‌تر، کم هزینه‌تر و با کیفیت‌تر انجام داد. این گام‌ها عبارتند از :

  • کشف فرآیند
  • تحلیل فرآیند
  • بازطراحی فرآیند
  • پیاده‌سازی فرآیند
  • نظارت بر فرآیند
  • پالایش فرآیند

فرآیندکاوی یکی از فناوری‌های مذکور است که از طریق ایجاد شناخت دقیق بر فرآیندها باعث ارتقای کیفی پروژه‌های BPM و پیاده‌سازی راهکارهای فناوری اطلاعات می‌گردد.

۱- کشف فرآیند:

هر پروژه BPM با تعیین فرآیندهای موردنیاز جهت بهبود آغاز می‌گردد. پس از آن اولین گام چالشی در پروژه‌های BPM شناخت وضع موجود فرآیندها می‌باشد. در این فاز باید دقیقاً بدانیم که کارکردهای مختلف سازمانی در طول یک فرآیند چگونه و چه زمانی فعال می‌شوند تا بتوانیم بر بهبود آن‌ها تمرکز کنیم.

در پروژه‌های سنتی BPM آن چیزی که برای انجام این گام اتفاق می‌افتد این است که یا از فرد یا افرادی که فرآیند را طراحی نموده‌اند و یا از تک تک افرادی که روزانه با فرآیند درگیر هستند، در مورد نحوه‌ی فرآیند بپرسیم. این روش که در برخی از منابع به عنوان process mapping از آن یاد می‌کنند کاملاً غلط است. رسم نقشه‌ی فرآیند توسط افراد جهت ایجاد وضع موجود فرآیند شامل خطای انسانی، تأثیر ذهنیت شخصی هر فرد و نقص‌های غیرارادی است.

اما در مقابل روش دیگری برای شناخت وضع موجود فرآیندها در سازمان‌ها به کار می‌رود که با بهره‌گیری از ابزارهای فناورانه این اتفاق می‌افتد. آن ابزار فناورانه فرآیندکاوی است. تکنولوژی فرآیندکاوی وضع موجود فرآیند را با استفاده از footprint های عینی دیجیتال موجود در سیستم‌های IT فرآیند کشف می‌کند. به شناخت وضع موجود فرآیند از طریق فرآیندکاوی “process Discovery” می‌گویند.

تفاوت‌های Process Mapping و Process Discovery

۲- تحلیل فرآیند:

وقتی وضع موجود فرآیند بر مبنای داده‌ی معتبر کشف شد؛ زمان تجزیه و تحلیل فرآیند است.

این کار از طریق فرآیندکاوی به راحتی و در چند دقیقه صورت می‌گیرد. ولی در نگاه BPM سنتی تحلیل‌های فرآیندی بر مبنای مصاحبه‌های رودررو و بررسی مستندات از پیش طراحی شده انجام می‌گیرد، که گاهاً بسیار زمانبر بوده و حتی بعضی از اوقات فرآیند مذکور به دلایلی تغییر پیدا کرده ولی هنوز تحلیل فرآیند به طول انجامیده است. تحلیل فرآیند، فرصت‌های ایجاد بهبود در فرآیند را به طور شفافی مشخص می‌نماید. این گام باعث می‌شود تا تیم تحلیل‌گر شناختی دقیق از نقاط ضعف فرآیند و تأثیر آن‌ها روی سازمان به‌دست آورد تا خود را برای ورود به فاز بازطراحی فرآیند آماده نمایند.

۳- بازطراحی فرآیند:

در این مرحله وظایف انسانی وارد عمل می‌شوند!

بازطراحی فرآیند بخشی حساس در BPM است، که وابسته به فرهنگ شرکت، اهداف تجاری و بینش استراتژیک است. تیم بازطراحی سناریوهای اصلی بهبودهای جدید مورد بحث قرار می‌دهند و فرآیند جدیدی را طراحی می‌کنند.

۴- پیاده‌سازی فرآیند:

در این گام مدیریت تغییرات باید انجام شود.

پیاده سازی فرآیند جدید نیازمند رهبری قوی، ارتباطات واضح و درک عمیقی ار گام‌های قبلی BPM است. هنگامی که تصمیم بگیرید که آیا قصد دارید پیاده‌سازی سیستماتیک را با نرم‌افزار اعمال کنید یا رویکرد دستی، باید تمام یافته‌های فاز تجزیه و تحلیل را به کار گیرید.

در این گام لازم است راهبردها و KPI های فرآیند را با توجه بسیار دقیق به مفاد تاریخی تعریف کنید. اشتباهات را تکرار نکنید یا خرابی‌های “روش قدیمی” را به فرآیند جدید راه ندهید.

۵- نظارت فرآیند:

فرآیندکاوی و BPM چرخه‌ای هستند، یعنی هیچ‌گاه اتمام نمی‌یابند!

کمی ترسناک است نه؟

این طور به داستان نگاه کنید: فرآیندها هیچ‌گاه اتمام نمی‌یابند! پس  بهینه‌سازی فرآیندها هیچ‌گاه اتمام نمی‌یابد.

اگر گام‌ها تا اینجا صحیح انجام شوند و به طور مداوم نظارت شوند، فرآیندها همیشه در قله‌ی عملکرد خود می‌مانند. شاخص‌هایی مانند: طول زمان فرآیند، هزینه‌های مالی خرج شده در فرآیند، خطاهای کیفی و انحرافاتی که در تحویل به مشتری تأثیرگذارند.

۶- پالایش فرآیند:

جوهر حقیقی  بهبود فرآیند از طریق BPM یا فرآیندکاوی، “پالایش فرآیند” است.

تغییرات اجتناب ناپذیر ممکن است شامل:

  • ایجاد تغییراتی در وظایف کارمندان و مدیران
  • تغییراتی در قوانین حاکم بر سازمان
  • وضع مقررات مالی جدید
  • به روز رسانی قراردادهای تأمین‌کنندگان
  • تغییراتی در خدمت‌رسانی به مشتری

تهیه و تنظیم : نگین مداح

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *