چکیده متن

فرآیندهای سازمان اگر ناکارآمد و نامناسب باشند، بی‌شک هزینه‌های مختلفی به همراه خواهند داشت. در این مقاله به مرور ۴ هزینه اصلی که از مشکلات موجود در فرآیندها بر سازمان تحمیل خواهند شد صحبت خواهیم نمود. چهار هزینه شامل، هزینه در حوزه مالی، هزینه در حوزه زمان، هزینه در حوزه کیفیت و نهایتا هزینه در حوزه کارکنان می‌باشد که یک به یک بررسی و مورد تحلیل قرار خواهد گرفت.

اشتراک گذاری

«۴ هزینه‌ای که فرآیندهای ناکارآمد برای سازمان شما به همراه خواهند داشت»


۱- خسارت مادی

اولین و مهمترین هزینه ای که بر سازمان بر اثر ناکارآمدی فرآیندها تحمیل می‌شود، افزایش ۲۰ تا ۳۰ درصدی هزینه های شرکت در طول یک سال است. این درحالیست که اگر این هزینه اضافی در بخش ارتباط با مشتریان و یا تحقیق و توسعه سازمان شما مصرف شود، افزایش چشم‌گیر در جایگاه رقابتی و میزان رضایت مشتریان از سازمان شما را به همراه خواهد داشت که این مهم با اصلاح فرآیندهای ناکارآمد سازمان شما محقق می‌گردد. این خسارت مالی از مناظر مختلف تعریف می‌شود که منتج از فرآیندهای معیوب سازمان است. از جمله این موارد میتوان هزینه نیروی انسانی جهت اجرای اقداماتی با صرف زمان بیشتر از معمول، هزینه بهره‌گیری بیشتر از تکنولوژی، هزینه بهره‌گیری بیش از حد معمول از تجهیزات و ….

۲-  اتلاف زمان

هیچ راهی برای افزودن به زمان در طول روز (بیش از ساعت کاری تعریف شده در سازمان) وجود ندارد. اگر فرآیندهای سازمان زمانی بیش از حد مجاز خود، صرف کنند، مهر تاییدی بر ناکارآمدی آنها و ایجاد نارضایتی در مجریان فرآیند به شمار می‌آید. با اصلاح فرآیند مورد نظر، زمان اجرای آن به دقیقه و یا ساعت کاهش پیدا نمی‌کند اما با سنجش فرآیند از منظر زمان، اجرای آن در حداکثر مدت زمان استاندارد مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. این امر با سنجش پتانسیل فرآیند از نظر زمانی، محقق می‌گردد.

فرآیندها در سازمان، مستقیما با کارکنان در ارتباط هستند. سلامت فرآیندها، سلامت کارکنان و رضایت آنها را به همراه خواهد داشت. فرآیندهای ناکارآمد و غیرمتعارف، کارکنان را دلزده و ناراضی خواهد نمود. یکی از مصادیق بروز این مشکل در کارکنان، صرف زمان بیش از انتظار در خصوص اجرای یک موضوع (فرآیند) در سازمان است.

۳- کاهش کیفیت

متدولوژی‌های بهبود فرآیند، علاوه بر اصلاح ساختاری در فرآیندها، محتوا و کیفیت فرآیند را نیز مورد بررسی و بهبود قرار می‌دهند. بهبود کیفیت فرآیند مستقیما بر بهبود خروجی آن تاثیر گذار بوده که افزایش رضایت مشتریان فرآیند (مشتریان داخلی یا خارجی سازمان) را به ارمغان می‌آورد.

۴- نارضایتی کارکنان

اگر کارکنان سازمان شما که یکی از سرمایه‌های مجموعه هستند، زمان زیادی صرف وظایف خود، به ویژه اقدامات پیش پا افتاده کنند، شما منابع خود را به راحتی هدر داده‌اید که این کار سازمان شما را با سرعت بیشتری به خط پایان خود نزدیک می‌کند. انجام اقدامات تکراری، زمان‌بر و بدون ارزش افزوده، کارکنان را ناراضی و اشتباهات را در سازمان افزایش می‌دهد. طراحی/بازطراحی فرآیندهای کارامد و مناسب، اولین گام در تقویت روحیه کارکنان و هم‌سو سازی آنها با اهداف سازمان است.

 

نویسنده: سیما قربانی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *