یک فرآیند مجموعه ای از مراحل و تصمیماتی است که در نحوه تکمیل کار دخیل است. ما ممکن است متوجه آن نباشیم، اما فرآیندها در همه جا و در هر جنبه ای از اوقات فراغت و کار ما وجود دارد. چند نمونه از فرآیندها ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- آماده کردن صبحانه
- سفارش دادن
- تدوین بودجه
- تریاژ یک بیمار
- تمیز کردن یک اتاق
- تعویض روغن در ماشین
- سوختگیری هواپیما
هر یک از این فرایندها، از فعالیت هایی تشکیل شده اند که به هم مرتبط هستند. همچنین هر فرایند یک ورودی را به یک خروجی مورد نیاز ما تبدیل می کند. به عنوان مثال فرایند تمیز کردن اتاق، ورودی یک اتاق بهم ریخته و خروجی یک اتاق مرتب است.
در کسبوکار هم مفهوم فرایند وجود دارد مه به آن فرایند کسبوکار میگویند. پایه و اساس هر سازمانی فرایندهای آن است که در ادامه بیشتر در مورد آنها توضیح میدهیم.
فرآیند کسب و کار چیست؟
فرآیند کسبوکار مجموعهای از مراحل است که توسط گروهی از سهامداران برای دستیابی به یک هدف مشخص انجام میشود. هر مرحله در یک فرآیند کسبوکار، وظیفهای را نشان میدهد که به یک کارمند واگذار میشود. این ساختار اصلی چندین رویکرد مرتبط مانند مدیریت فرآیند کسبوکار، اتوماسیون فرآیند و غیره است.
در حالی که انبوهی از مطالب در مورد مدیریت فرآیند کسبوکار نوشته و گفته شده است، درک این که چرا آنها برای کسبوکار شما بسیار مهم هستند، ضروری است.
اهمیت فرآیندهای کسب و کار
نیاز و مزایای یک فرآیند کسبوکار در سازمانهای بزرگ کاملاً آشکار است. یک فرآیند خط حیاتی هر کسبوکاری را تشکیل میدهد و به آن کمک میکند تا فعالیتهای فردی را ساده کند و اطمینان حاصل کند که از منابع، بهینه و درست استفاده میشود.
دلایل کلیدی برای داشتن فرآیندهای کسب و کار در سازمان
- مشخص شدن وظایف مهم برای کسبوکار
- بهبود بهرهوری کلی سازمان
- ساده کردن ارتباط بین افراد و بخشهای مختلف
- تنظیم تأییدیههایی برای اطمینان از پاسخگویی و استفاده بهینه از منابع
- جلوگیری از ورود هرج و مرج به فعالیتهای روزمره سازمان
- استانداردسازی مجموعهای از رویهها را برای تکمیل وظایفی که واقعاً برای کسبوکار شما مهم هستند
نمونه ای از یک فرآیند کسب و کار
به عنوان مثال، بیایید فرآیند استخدام یک کارمند در بخش منابع انسانی را در نظر بگیریم. درست از ارسال فرصت شغلی تا پذیرش کارمند، مراحل متعددی در این فرآیند وجود دارد. اگرچه این فرایند میتواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد، یک گردش کار ساده ممکن است به شکل زیر باشد:
- مدیر منابع انسانی آگهی استخدام را پست میکند
- چندین نامزد در یک پورتال درخواست استخدام میدهند
- مدیر منابع انسانی نامزدها را غربال میکند و بهترینها را فیلتر میکند
- برگزیدگان جهت مراحل بعدی جذب فراخوان داده میشوند
- کاندیدای مناسب در آخرین مرحله استخدام انتخاب میشود
- مذاکرات حقوق و غیره انجام میشود
- پیشنهاد نامه ارسال میشود و کاندید آن را میپذیرد
7 مرحله چرخه حیات فرآیند کسب و کار
مرحله 1: اهداف خود را مشخص کنید
هدف از فرآیند چیست؟ چرا ایجاد شده است؟ چگونه متوجه خواهید شد که کارآمد است؟
مرحله 2: فرایند خود را برنامه ریزی و نقشه برداری کنید
برای رسیدن به اهداف چه راهکارهایی لازم است؟ این نقشه راه گسترده برای این فرآیند است.
مرحله 3: اقدامات را تنظیم کنید و سهامداران را تعیین کنید
وظایف فردی را که تیمها و ماشینهای شما برای اجرای طرح باید انجام دهند، شناسایی کنید.
مرحله 4: فرآیند را آزمایش کنید
فرآیند را در مقیاس کوچک اجرا کنید تا ببینید چگونه کار میکند. مشکلات را شناسایی کنید و اقدامات لازم برای بهبود و رفع آنها را انجام دهید.
مرحله 5: فرآیند را اجرا کنید
اجرای فرآیند را در محیط سازمان را شروع کنید، با ذینفعان ارتباط برقرار کنید و آنها را آموزش دهید.
مرحله 6: نتایج را زیر نظر بگیرید
فرآیند را مرور کنید و الگوهای آن را تحلیل کنید و تاریخچه فرآیند را مستند کنید.
مرحله 7: تکرار کنید
اگر فرآیند قادر به دستیابی به اهداف تعیین شده برای خود است، آن را برای فرآیندهای آینده تکرار کنید.
مزایای استفاده از نرم افزار فرآیند کسب و کار
راه حلهای BPM به طور منحصر به فرد برای افزایش کارایی فرآیندها در سراسر سازمانها طراحی شدهاند. اجرای آنها مزایای کسبوکار زیادی را به همراه دارد مانند:
کاهش خطرات
نرم افزار BPM به جلوگیری و رفع خطاها و گلوگاهها کمک میکند و در نتیجه خطرات را به حداقل میرساند.
حذف تعدیل کار
فرآیندهای نظارتی امکان شناسایی و حذف وظایف تکراری را فراهم میکند. پیادهسازی نرمافزار BPM همچنین تخصیص منابع را افزایش میدهد تا اطمینان حاصل شود که تلاشهای کارمندان فقط در وظایف مربوطه سرمایهگذاری میشود.
به حداقل رساندن هزینه ها
دید بهبود یافته در فرآیندها به کاهش هزینههای بیهوده کمک میکند. به این ترتیب هزینهها به حداقل میرسد و پس انداز سازمان افزایش مییابد.
بهبود همکاری
شفافیت ایجاد شده توسط نرم افزار BPM، همکاری بین تیمهای داخلی و همچنین فروشندگان و خریداران خارجی را تقویت میکند. همچنین همه از مسئولیتها و همچنین جدول زمانی و گلوگاهها آگاه میشو.
چابکی
فرآیندهای بهینه شده، چابکی بیشتری را در عملیات سازمانی امکان پذیر میکند. به حداقل رساندن خطاها، گلوگاهها، و تکراری شدن، زمان بازگشت سریعتر را تسهیل میکند.
بهبود عملکرد
هنگامی که فرآیندها مرتب هستند، تاییدیهها سریعتر و بازیابی اطلاعات آسانتر میشود. وظایف به صورت متوالی بدون دخالت انسان هدایت میشوند. این مزایا به طور قابل توجهی بهره وری تیمها را افزایش میدهد.
راندمان بالاتر
داشبوردهای جامع در نرمافزار BPM دیدی کلی از عملکرد فرآیند ارائه میدهند. این امر به مدیران کمک میکند تا اطمینان حاصل کنند که زمانهای برگشت کوتاه و سطح دقت بالا است.
انطباق بالاتر
با نرم افزار BPM، ایجاد مسیرهای حسابرسی و مطابقت با مقررات و استانداردهای صنعت، آسانتر و روشمندتر میشود.
ویژگی های اساسی یک فرآیند کسب و کار ایده آل چیست؟
4 ویژگی اساسی وجود دارد که فرآیند کسبوکار ایده آل را تشکیل میدهد:
1. محدود:
یک فرآیند کسبوکار خوب دارای یک نقطه شروع و نقطه پایان کاملاً مشخص است و همچنین شامل مراحل محدودی است.
2. قابل تکرار:
یک فرآیند کسبوکار خوب میتواند چندین بار اجرا شود.
3. ایجاد ارزش:
در نهایت هدف فرایند تبدیل خلق ارزش به وظایف اجرایی است. به عبارت دیگر، اگر هر مرحله از فرآیند ارزشی برای فرایند نداشته باشد، نباید در آن وجود داشته باشد.
4. انعطاف پذیری:
فرایند مناسب دارای ماهیتی درونی برای انعطاف پذیری در برابر تغییر است و سفت و سخت نیست. هنگامی که زمینهای برای بهبود شناسایی میشود، فرآیند اجازه میدهد تا آن تغییر در درون خود جذب شود، بدون این که از نظر عملیاتی بر ذینفعان آن تأثیر بگذارد.
برخی از اصطلاحات مربوط به فرآیند کسب و کار چیست؟
اتوماسیون فرآیند کسبوکار یک استراتژی مبتنی بر فناوری برای خودکارسازی یک فرآیند کسبوکار است. این کار به منظور انجام فرایند با حداقل هزینه و در زمان کوتاهتر است. برخی از مزیتهایی که استفاده از اتوماسیون فرآیند کسبوکار به ارمغان میآورد عبارتند از:
- دستیابی به کارایی بیشتر
- کاهش خطای انسانی
- انطباق با نیازهای در حال تغییر کسبوکار
- شفاف سازی نقشها و مسئولیتهای شغلی
مدیریت فرایند کسب و کار
مدیرت فرایند یک رویکرد سیستماتیک برای کارآمدتر و پویاتر کردن فرآیندهای سازمان به منظور پاسخگویی به نیازهای در حال تغییر کسبوکار است. بهبود مستمر یکی از اصلیترین فلسفههای BPM است و هدف آن قرار دادن آن در مرکز تمام ابتکارات BPM است. BPM یک رویکرد مداوم برای بهبود مستمر فرآیندهای کسبوکار است. چندین راه حل نرم افزاری ابری و داخلی برای پیاده سازی BPM برای سازمان در دسترس هستند.
مدل سازی فرآیند کسب و کار
مدلسازی فرآیند کسبوکار یک نمایش نموداری یا ساختاری از جریان فعالیتهای کسبوکار در یک سازمان یا عملکرد درون یک سازمان است. کاربرد اصلی آن مستندسازی و ترسیم پایه جریان فعلی فعالیتها به منظور شناسایی پیشرفتها برای انجام سریع وظایف است. این رویکرد معمولاً از استانداردی مانند BPMN پیروی میکنند که یک استاندارد پذیرفتهشده جهانی است. این رویکرد نقش چشمگیری در تحول دیجیتال سازمان دارد.
بهبود فرآیند کسب و کار
بهبود فرآیند کسبوکار یک ابتکار برنامه ریزی استراتژیک است که هدف آن تغییر شکل فرآیندهای کسبوکار بر اساس عملیات، سطوح پیچیدگی، مهارتهای کارکنان و غیره است تا کل فرآیند را شفافتر و کارآمدتر کند و به رشد کلی کسبوکار کمک کند. این یک راه نسبتاً شدید برای کشف مجدد راههای کارآمدتر برای اجرای یک فرآیند کسبوکار به جای برداشتن گامهای افزایشی کوچک است. بهبود فرایند معمولاً با نقشهبرداری فرآیند شروع میشود و هدف اصلی آن همسوسازی منابع فناوری اطلاعات با اهداف کسبوکار سازمانی است. ابزارهای زیادی برای بهبود فرآیند در بازار وجود دارد که به شما در این امر کمک میکند.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار
مهندسی مجدد فرآیند کسبوکار، طراحی مجدد کامل فرآیندهای کسبوکار پس از تجزیه و تحلیل کامل به منظور ایجاد تأثیر شدید است. این شامل شناسایی هسته ناکارآمدی، حذف وظایفی است که هیچ ارزشی اضافه نمیکنند و حتی اجرای یک تغییر از بالا به پایین در روش طراحی یک فرآیند به منظور ایجاد یک تحول کلی است.
نقشه برادری فرآیند کسب و کار
نقشه برادری فرآیند کسبوکار، رویهای برای مستندسازی، شفاف سازی و تجزیه توالی فرآیندها به مراحل منطقی است. نقشه برداری یا به صورت نوشتاری انجام میشود یا با استفاده از نمودارهای جریان به تصویر کشیده میشود. یک نرم افزار نقشه برداری فرآیند را انتخاب کنید که به کاربران کسبوکار این امکان را میدهد تا همه فرآیندها را بر اساس مراحل منطقی با یک رابط بصری ترسیم کنند.
تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار
تجزیه و تحلیل فرآیند کسبوکار، فرآیند شناسایی نیازمندیهای کسبوکار و تصمیم گیری در مورد راه حلهایی است که به بهترین نحو مشکلات کسبوکار را حل میکند. این امر میتواند شامل بهبود فرآیند، توسعه سیاست، تغییر سازمانی یا برنامهریزی استراتژیک باشد.
ابزار فرایندکاوی یکی از ابزارهای تجزیه و تحلیل فرآیند است که گلوگاهها و سایر ناکارآمدیهای فرایند مشخص میکند و سازمان میتواند اقدامات لازم برای از بین بردن و بهبود فرایند انجام دهند.
یکپارچه سازی فرآیند کسب و کار
یکپارچهسازی فرآیند کسبوکار توانایی تعریف یک مدل فرآیند است که توالی، سلسله مراتب، رویدادها و منطق اجرا و حرکت اطلاعات بین سیستمهای مستقر در یک شرکت را تعریف میکند.
شبیه سازی فرآیند کسب و کار
شبیهسازی فرآیند کسبوکار ابزاری برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسبوکار برای اندازهگیری عملکرد، طراحی فرآیند آزمایش، شناسایی گلوگاهها، آزمایش تغییرات و یافتن نحوه عملکرد یک فرآیند در شرایط محیطی مختلف با مجموعه دادههای مختلف است.
تحول فرآیند کسب و کار
تحول فرآیند کسبوکار اصطلاحی است که به معنای تغییر اساسی یک سری اقدامات لازم برای دستیابی به یک هدف خاص کسبوکاراست. هدف از این کار حصول اطمینان از همسو بودن کارکنان، اهداف، فرآیندها و فناوریهای یک شرکت با یکدیگر است.
جریان فرآیند کسب و کار
جریان فرآیند کسبوکار نمایشی از فرآیندی است که شما ایجاد میکنید. این رویکرد معمولاً شبیه یک نمودار یا نمودار جریان است. هر جریان فرآیند کسبوکار از مراحل مختلفی تشکیل شده است و در داخل هر مرحله، فیلدهایی برای تکمیل وجود دارد.
نظارت بر فرآیند کسب و کار
نظارت بر فرآیند کسبوکار، نظارت فعال بر فرآیندها و فعالیتها برای کمک به مدیریت برای کسب بینش در مورد معاملات و فرآیندهای مهم در یک سازمان است. این به مدیریت کمک میکند تا بفهمد فرآیندهایشان چگونه عمل میکنند و آیا با اهداف کسبوکار شرکت همسو هستند یا خیر.
در مورد خدمات بهفا در زمینه فرآیند کسب و کار بیشتر بدانید
زمان ایجاد فرآیندهای کسب و کار شماست
فرآیندهای کسبوکار که به خوبی طراحی شدهاند، تیم و سازمان شما را در مسیر موفقیت قرار میدهند. با یک فرایند کسبوکار، همه در مورد نقشها و مسئولیتهای خود آگاه هستند و با چشم اندازی روشن به سمت هدف سازمان حرکت میکنند.
میتوانید همین الان با تیم بهفا برای دریافت مشاوره رایگان و طراجی فرایندهای کسبوکار سازمان خود تماس بگیرید.
بدون دیدگاه