یکی از شرایطی که نشان می‌دهد سازمان شما مستعد استفاده از فرآیندکاوی است، پیچیده بودن فرآیندها است. فرآیندهای پیچیده که اصطلاحاً به آن‌ها فرآیندهای اسپاگتی نیز گفته می‌شود، قابل کشف ، مدلسازی و بهبود از طرق متداول نیستند. این فرآیندها دارای نشانه‌هایی هستند که باید به آن‌ها توجه شود. در ادامه 4 علامتی که نشان می‌دهد سازمان شما فرآیند پیچیده دارد بیان خواهد شد.
1. هنگام تحلیل فرآیند، شکاف شناسایی می‌شود
تحلیل فرآیند یکی از نقاط کلیدی برای شناسایی شکاف‌های فرآیند است. شناسایی شکاف زمانی اتفاق می‌افتد که در بخشی از فرآیند با عدم وجود مستندات مواجه شویم یا هرکسی فرد دیگری را مسئول بخش خاصی از فرآیند می‌داند. در این حالت ممکن است در بخشی از فرآیند با تکرار مواجه شویم که این موضوع می‌تواند ناشی از عدم وجود دستورالعمل، ارتباطات نامناسب میان تیم‌ها و عدم وجود رهبری باشد.
2.وقتی می‌پرسید: «چرا این کار را انجام می‌دهید؟» در پاسخ بشنوید: «ما همیشه همین کار را انجام می‌دهیم»
این موضوع نشان دهنده چندین شرایط موجود در فرآیند می‌باشد. زمانی که فرآیند از پیچیدگی بالایی برخوردار است، کاربران فرآیند به صورت خودجوش به بهبود فرآیند روی می‌آورند. در حالت دیگر نیز ممکن است به میزان کافی افراد درگیر در فرآیند را جهت تحلیل دخیل نکرده باشیم تا افراد فهم بهتری از فرآیند کسب کنند. چرا این مشکل بوجود می آید؟ وقتی یک نفر جدید وارد تیم می‌شود و مطالعه مستندات فرآیندی را شروع می‌کند چه اتفاقی می‌افتد؟ آن‌ها متوجه می‌شوند که فرآیند ترسیم شده با آنچه که در عمل اتفاق می‌افتد تفاوت دارد و افراد مختفلف در تیم، کارهای یکسان را به شیوه‌های متفاوتی انجام می‌دهند. این موضوع به خودی خود می‌تواند منجر به تأخیر در انجام فرآیند و یا ایجاد گلوگاه در فرآیند شود.
3.ایمیل، اتوماسیون و دیگر راه‌های ارتباطی به عنوان جریان کاری فرآیند بیان می‌شود
گاهی از اوقات که افراد اطلاعات دقیقی از فرآیند ندارند و نمی‌توانند آن را به خوبی توصیف کنند، به همین خاطر گردش اطلاعات و اسناد را به عنوان جریان فرآیند بیان می‌کنند. به عبارتی دیگر، هنگامی که فرآیند گام‌های زیادی دارد و به میزان کافی شفاف نیست، افراد ارتباطات خود را به عنوان گام های فرآیند بیان می‌کنند.
4.یک فرآیند غیرقابل مشاهده شناسایی می‌شود
یکی از شرایطی که در هنگام تحلیل فرآیندها رخ می‌دهد، این است که افراد ندانند ورودی فرآیندشان از کجا تأمین می‌شود. در این مواقع بخشی از نقشه فرآیندهای سازمان مغفول مانده است. این موقعیت همان چیزی است که نشان دهنده وجود یک یا چند فرآیند غیرقابل مشاهده در سازمان است.
ترجمه و تنظیم: نیلوفر شکیب
بدون دیدگاه