چکیده متن

شناسایی محدوده پروژه، یکی از مسائلی است که در پروژه‌های فرآیندکاوی باید به صورت ویژه مورد توجه قرار بگیرد. از آنجایی که نتایج پروژه به میزان زیادی به محدوده پروژه وابسته است، نیاز است که در این گام از اجرای متدولوژی فرآیندکاوی، به میزان کافی دقت و زمان صرف نمود. ۱٫ انتخاب فرآیند اولین موضوع […]

اشتراک گذاری

تعیین محدوده پروژه‌های فرآیندکاوی


شناسایی محدوده پروژه، یکی از مسائلی است که در پروژه‌های فرآیندکاوی باید به صورت ویژه مورد توجه قرار بگیرد. از آنجایی که نتایج پروژه به میزان زیادی به محدوده پروژه وابسته است، نیاز است که در این گام از اجرای متدولوژی فرآیندکاوی، به میزان کافی دقت و زمان صرف نمود.

۱٫ انتخاب فرآیند

اولین موضوع در انجام پروژه فرآیندکاوی، انتخاب فرآیندی است که باید مورد بررسی قرار بگیرد. فرآیندی که برای انجام فرآیندکاوی انتخاب می‌شود، باید شامل برخی از ویژگی‌های باشد و هر فرآیندی در سازمان مناسب انجام فرآیندکاوی نیست. بسیاری از مواقع در انتهای پروژه، سازمان در موقعیتی قرار می‌گیرد که مشاهده می‌کند توقعاتی که از پروژه داشته، منتج نشده است. در انتخاب فرآِند باید مسائل زیر را در نظر گرفت.

مشکلات فرآیند: پیچیدگی، تعدد واحدهای درگیر، تناقض در مباحث مطرح شده در جلسات، عدم شفافیت در فرآیند

ویژگی فرآیند: اهمیت بالای فرآیند (مانند نارضایتی مشتری، هزینه‌ بالای فرآیند، زمان زیاد فرآیند، مزیت رقابتی، سیاست‌های دستوری و…)، ثبت شدن داده مرتبط با فرآیند در سازمان

۲٫ تعیین محدوده داده

پس از تعیین فرآیند موردنظر، نوبت به تعیین محدوده داده می‌رسد. محدوده داده‌ی مربوط به فرآیند (در اینجا ویژگی‌های داده مناسب برای فرآیندکاوی ذکر شده است) باید از منظر زمانی، جغرافیایی و سیستمی تعیین شود. در این قسمت باتوجه به محدودیت‌ها و ملاحظات سازمان و اهداف پروژه، باید این محدوده را تعیین نمود. ضمناً باید توجه کرد که داده‌ها مربوط به بعد از آخرین تغییرات فرآیندی، سیستمی یا تغییرات مهم دیگر سازمان باشد تا بیشترین شباهت را به رفتار امروز فرآیند داشته باشد.

۳٫ هدف پروژه

اهداف پروژه‌های فرآیندکاوی شامل سه دسته است. هر سازمان باتوجه به اینکه چه نتیجه‌ای از پروژه انتظار دارد، یکی از این  اهداف را دنبال می‌کند.

  • اهداف داده محور:

    در این پروژه‌ها موضوع و مسئله‌ی خاصی وجود ندارد که سازمان بخواهد با استفاده از فرآیندکاوی به آن پاسخ دهد. این هدف، زمانی به کار برده می‌شود که در سازمان، داده‌ی فرآیندمحوری وجود دارد که مدیران می‌خواهند اطلاعات موجود در آن را برای رفع عدم شفافیت در سازمان، کشف کنند. این پروژه‌ها سخت‌ترین نوع پروژه‌های فرآیندکاوی هستند؛ زیرا باید تمام خروجی‌های ممکن فرآیندکاوی از داده موردنظر استخراج شود.

  • اهداف نتیجه محور:

    گاهی اوقات عملکرد نامناسب برخی از فرآیندها منتج به عوارض جدی در سازمان می‌شوند. در این مواقع بهبود فرآیند موردتوجه قرار می‌گیرد. درصورتی که فرآیندکاوی به عنوان ابزاری جهت بهبود فرآیند استفاده شود، باید تمرکز پروژه بر خروجی‌های از جنس عوارض فرآیندی باشد. این پروژه‌ها از شفافیت و سادگی بیشتری نسبت به دسته قبلی برخوردارند.

  • اهداف مسئله محور:

    این پروژه‌ها ساده‌ترین نوع پروژه‌های فرآیندکاوی است. وقتی که در رابطه با یک فرآیند سؤال خاصی مدنظر است، این پروژه‌ها در سازمان فعال می‌شوند. به عنوان مثال این فرآیند چقدر طول می‌کشد، گلوگاه‌های آن کجاست، جریان فرآیند به چه صورت است و… در این مواقع تنها جنبه‌های مرتبط با سؤال موردنظر، توسط فرآیندکاوی مورد توجه قرار می‌گیرد.

 

ترجمه و تنظیم: نیلوفر شکیب

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *