چکیده متن
تجزیه و تحلیل فرآیند شامل درک درستی از فرآیندهای کسب‌وکار که کارایی و اثربخشی فرآیندهای کسب‌وکار را شامل می­شود. در تجزیه و تحلیل فرآیندها این موارد بررسی می‌شود: فعالیت‌های مربوط به تحلیل فرآیندها، تکنیک‌های تجزیه و تحلیل به همراه نقش‌ها، محدوده، زمینه کسب‌وکار، قوانین و سنجه‌های عملکردی. در این مرحله تمرکز بر روی وضعیت فعلی [...]
اشتراک گذاری

تجزیه و تحلیل فرآیندها


تجزیه و تحلیل فرآیند شامل درک درستی از فرآیندهای کسب‌وکار که کارایی و اثربخشی فرآیندهای کسب‌وکار را شامل می­شود. در تجزیه و تحلیل فرآیندها این موارد بررسی می‌شود: فعالیت‌های مربوط به تحلیل فرآیندها، تکنیک‌های تجزیه و تحلیل به همراه نقش‌ها، محدوده، زمینه کسب‌وکار، قوانین و سنجه‌های عملکردی. در این مرحله تمرکز بر روی وضعیت فعلی فرآیندها به همراه نگاه به دست یافتن به بهبود در وضعیت آینده است. انواع مختلفی از نوع تجزیه و تحلیل، ابزارها و تکنیک‌های موجود در این منطقه دانش گنجانده شده است.

در مدیریت فرآیند کسب‌وکار پس از شناخت فرآیندها و ترسیم وضعیت موجود، وارد مرحله بهبود می‌شویم. اما سوالی که در این‌ مرحله مطرح می‌شود این است که کدام بخش از فرآیندها باید بهبود داده شوند؟ برای پاسخ به این سوال، مفهومی با عنوان تجزیه و تحلیل فرآیندها معرفی می‌شود. هدف از تجزیه و تحلیل فرآیندها شناسایی فعالیت‌هایی است که نیاز به بهبود دارند.

نقش‌های درگیر در تجزیه‌و‌تحلیل فرآیندها

در تجزیه و تحلیل فرآیندها سه نقش مختلف دخالت دارند. اولی تحلیل گر است. فردی که با زبان مدیریت فرآیند آشناست، درک صحیحی از فرآیند داشته و دارای تجربه در این زمینه است. اما برای انجام این کار، تنها تحلیلگر کافی نیست، بلکه متخصصان موضوع فرآیند هم باید در کار دخالت داده‌شوند.

روش‌های تجزیه و تحلیل فرآیند

با توجه به این‌که تحلیل فرآیندهای کسب و کار هم علم و هم هنر است، روش‌های انجام این‌کار به دو دسته تقسیم می‌شوند. روش‌های کیفی، برای پوشش بخش هنر و روش‌های کمی برای پوشش بخش علمی. در مطلب، به طور گذرا درمورد این روش‌ها توضیح داده‌ می‌شود. در مطالب بعد، این روش‌ها به طور مفصل و جداگانه توضیح داده‌خواهند شد.

روش‌های کیفی

همانطور که ذکر شد، تحلیل کیفی، بخش هنری مدیریت فرآیند کسب و کار را پوشش میدهد. لذا نمیتوان برای انجام این تحلیل، روش های منحصر به فرد ارائه کرد. اما می توان سه رویکرد غالب در این تجزیه و تحلیل را معرفی کرد. این سه رویکرد عبارت اند از:  «تحلیل ارزش افزوده» ، «تحلیل دلایل ریشه‌ای» و «مستندسازی مشکلات و ارزیابی آثار». جهت توضیحات بیشتر درمورد روش‌های کیفی تحلیل فرآیند مطلب روش‌های کیفی تحلیل فرآیندها را بخوانید.

  • تحلیل ارزش افزوده: در این تحلیل این موضوع بررسی می‌شود که آیا فعالیت‌های فرآیند دارای ارزش افزوده برای مشتری است یا نه؟ در مرحله اول فعالیت‌ها به سه دسته با ارزش برای مشتری، با ارزش برای کسب و کار و بدون ارزش تقسیم می‌شوند. در مرحله دوم به بحث و بررسی درمورد حذف فعالیت‌های زائد (فعالیت‌های بی‌ارزش) پرداخته شده وروش‌هایی برای حذف آن‌ها پیشنهاد می‌شود.
  • تحلیل دلایل ریشه‌ای: در این تحلیل، تحلیل‌گر با کمک خبرگان برای هرکدام از مشکلات موجود در کسب و کار که باعث افزایش هزینه، زمان انجام کار، وجود خطا در انجام کار و عدم انعطاف می‌شود، دلایلی پیدا کرده و ریشه این دلایل را بررسی می‌کنند. در این روش تلاش می‌شود پس از شناسایی دلایل ریشه‌ای مشکلات، به حل آن پرداخته شود. دو ابزار مهم برای این نوع تحلیل نمودار درختی (یا نمودار Why-Why) و نمودار استخوان ماهی است.
  • مستندسازی مشکلات و ارزیابی آثار: این تحلیل معمولا پس از دو تحلیل فوق انجام می‌شوند. پس از شناسایی دلایل مشکلات و ارزش افزوده، تمام نتایج به دست آمده در قالب نمودار پارتو، یا نمودار PICK دسته‌بندی شده و بر اساس آن درمورد حل مشکلات تصمیم‌گیری می‌شود.

باید توجه داشت که تحلیل‌ها را باید با همکاری ذی‌نفعان و خبرگان آن صنعت انجام داد. انجام تحلیل با همکاری آنان علاوه بر کاهش خطاهای ادراکی از وضعیت کسب و کار، باعث افزایش انگیزه این افراد برای حل مشکلات می‌شود.

روش‌های کمی

در روش‌های کمی، هدف این است که با تغییر فرآیندها به طور واضح به بهبود عملکرد فرآیندها در چهار زمینه هزینه، زمان، کیفیت و انعطاف‌پذیری برسیم. یعنی پس از انجام تحلیل‌های کمی به طور واضح می‌توانیم بگوییم که با حذف یا تغییر یک بخش از فرآیند، چه مقدار از هزینه‌های شرکت کاهش می‌یابد. برای روش های کمی می توان سه روش غالب تحلیل جریان، تحلیل صف و شبیه سازی را معرفی کرد. که به طور اجمالی به توضیح هر کدام پرداخته خواهد شد.

  • تحلیل جریان: در این نوع تحلیل که بسیاری از مراحل آن شبیه مراحل انجام تحلیل‌های کمی بر روی کنترل پروژه است، ابتدا با شناسایی زمان انجام هر فعالیت، زمان سیکل انجام فرآیند به دست می‌آید. سپس با توجه به داده‌های موجود از کارکرد سیستم، بررسی می‌کنیم که آیا می‌توان با کاهش مدت انتظار سرعت فرآیند را افزایش داد یا خیر؟ و درنهایت به ارائه پیشنهاد برای این کار و ارزیابی آن‌ها پرداخته خواهد شد.
  • تحلیل صف: نظریه صف مجموعه‌ای از تکنیک‌های ریاضی است که به بررسی وضعیت منابع سیستم می‌پردازد. در صورتی که در یک سیستم فاصله زمانی بین اضافه شدن افراد از مدت زمان پاسخگویی کمتر باشد، صف ایجاد می‌شود. در این تحلیل، به بررسی ایجاد صف در فرآیند کسب‌وکار پرداخته می‌شود.
  • شبیه‌سازی: در این روش، فرآیند را در سیستم کامپیوتری طراحی کرده و کامپیوتر به طور مداوم فرآیند را اجرا می‌کند. در شبیه‌سازی پس از اجرای چندین باره فرآیند، به عنوان خروجی، ثبت اطلاعات انجام فعالیت‌ها، زمان سیکل و اطلاعات مشابه نمایش داده می‌شود. تحلیل‌گر به کمک این اطلاعات می‌تواند فرآیند را ارزیابی کرده و درمورد آن تصمیم‌گیری نماید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *