فرآیند پیش از تکنولوژی

هنگام تلاش برای پیاده‌سازی یا ارتقاء یک تکنولوژی، مقدار زمان تلف شده به علت فرآیندهای نامشخص فوق‌العاده چشمگیر است. تجزیه و تحلیل اولیه یک فرآیند فعلی برای موفقیت در پیاده‌سازی تکنولوژی مذکور نقش مهمی دارد. “بدون این که ابتدا نقاط گلوه‌گاه فرآیند فعلی را بررسی کنیم، قادر نخواهیم بود یک تکنولوژی را ارتقا و یا تغییر دهیم.”

اندازه یک پروژه نباید این حقیقت را تغییر دهد که “نقشه‌برداری فرآیندها یک نیاز کلیدی است”. در برخی موارد فرآیندها به طور دقیق تعریف نمی‌شوند، هر شخصی فرآیند خود را پیش می‌برد، اما همه خروجی‌های مشابهی را ارائه می‌دهند. قبل از معرفی یک تغییر در تکنولوژی، پیروی همه کاربران از یک فرآیند مشابه، یک مزیت خواهد بود.

یک طراح نوآورانه‌ی راه‌حل (Innovative Solution Designer)، ترجیح می‌دهد فرآیند فعلی اجرای وظایف را با پرسیدن سوال‌های زیر از متولیان فرآیند بررسی کند؛ این کار باعث ترغیب آن‌ها به تفکری گسترده‌تر خواهد شد. سوالاتی مانند:

• چرا کاری به نحوی خاص انجام می‌شود؟
• چه کسی از خروجی‌ها سود می‌برد؟
• آیا آنها به عنوان کاربر روش بهتری برای اجرا می‌شناسند؟
• اگر آنها بتوانند فرآیند را با توجه به نیازهای خود تغییر دهند، چه تغییری خواهند داد و چرا؟

با وجود این که این پرسش‌ها ساده‌اند، متولیان آن‌ها را به سختی پاسخ می‌دهند.

“چرا کاری را به نحوی خاص انجام می‌دهند”: در اغلب موارد، این به این دلیل است که این تنها روشی است که آموزش دیده‌اند، و یا فرآیند برای مدت زمان زیادی مورد بررسی قرار نگرفته است و به همان شیوه دیرینه شده. یکی دیگر از صحبت‌هایی که در پیاده‌سازی‌ها زیاد شنیده‌ شده است، این است که “هیچ کس تاکنون واقعا نپرسیده که چرا این کار را این طور انجام می‌دهیم” یا “هرگز از ما پرسیده نشده که چطور می‌توان کاری بهتر یا متفاوت انجام داد.”

این سفری است که مداخله‌ی متولی در آن الزامی است، به دلیل این که او کاربر کلیدی نامیده می‌شود و لازم است که تغییرات ایجاد شده نیازهای وی را برآورده سازد. کمک به این که متولی فرآیند خود را از آغاز به طور کامل درک کند، او را برای رسیدن به خروجی نهایی ترغیب می‌کند. هنگام مرور فرآیندهای فعلی، اکثر کاربران (متولیان) راهی سریع‌تر برای انجام کارهای‌شان خواهند داشت، ایده‌ای که تحویلی ساده‌تر و سازگارتر را پشتیبانی خواهد کرد.

لازم به ذکر است که پس از این مرحله نیاز است کاربر را توانمند سازید تا تغییر را در طول فرآیند خود پیش ببرد، و برای انتخاب یک راه حل مناسب برای تکنولوژی جهت برآورد نیازهای خود با او تعامل داشته باشید.

ترجمه و تنظیم: نگین مداح