تغییرات سریع محیط کسب‌وکار، کوتاه شدن چرخه عمر محصولات و خدمات و ضرورت ورود فناوری به همه سطوح صنعت از جمله عوامل مهم نیاز به فرآیندگرا شدن در سازمان‌ها است. بنابراین لزوم ایجاد ساختار سازمانی بر اساس فرآیندها قویا حس می‌شود. ساختار سازمانی یکی از مهم‌ترین بسترها جهت تسهیل اجرای فرآیندها می‌باشد. در سازمان‌های فرآیندگرا ساختارسازمانی برای پشتیبانی از اجرای فرآیندها طراحی می‌شود و به عبارتی، فرآیندها مبنای طراحی ساختار قرار می‌گیرند.
ساختار سازمانی در هرسازمان نقش مهمی را ایفا می‌کند و چارچوب کاری برای کارکنان را معین می‌کند. بعضی از شرکت‌ها بعنوان یک بخش فرعی در ساختار سازمانی، واحد فرآیندی را اضافه می‌کنند تا از مزایای آن در سازمان استفاده کنند. بدیهی است که قرار دادن واحد فرآیند در فرع یک سازمان فرآيندمحور، بدون تغییرات جدی در کل ساختار سازمانی و تعاریف، نمی‌تواند سازمان را به اهداف خود برساند. حال آن‌که می‌توان از یک ساختار چندبعدی استفاده کرد که بعد غالب و کلیدی در آن بعد فرآیند است و بر بقیه ابعاد تسلط دارد. برای تدوین چنین ساختاری به دو نکته کلیدی بایستی توجه کرد: اول آن‌که سطح اول واحدهای سازمانی (معاونت‌ها) حول فرآیندهای اصلی تشکیل می‌شوند و دوم، باقی فرآیندها به این واحدها اضافه می‌شوند تا هماهنگی بین واحدها و زمان اتلاف‌شده حداقل و استقلال و سرعت هر واحد حداکثر شود.
طراحی سازمان مبتنی بر فرآیندها نتایجی را در سازمان به دنبال دارد که شامل موارد زیر است:
- بنگاه های فرآیندمحور که که به جای تقسیم کار بین کارمندان و پست‌ها (مثل بنگاه‌های وظیفه محور) به تجمیع فعالیت‌ها و تمرکز بر نتیجه می‌پردازند موفق‌ترند. پیاده سازی روش چندکارکردی یکی از حیاتی‌ترین عوامل موفقیت برای تکامل یک سازمان فرآیندمحور است. در این رویکرد، افراد به گروه‌های مختلفی تقسیم می‌شوند که هر گروه مبتنی بر یک فرآیند است و این گروه‌ها مسئولیت‌پذیری، قدرت تصمیم‌گیری و انعطاف‌پذیری بیشتری نسبت به گروه ها در سازمان های ستنی ارائه می‌دهند. همچنین هر یک از افراد در گروه‌ها ، همچون گذشته صرفا به انجام یک فعالیت روتین و تکراری نمی‌پردازد، بلکه کار او به تناسب نیاز خروجی مورد نیاز در هرروز ممکن است کمی متفاوت شده و درجه پیچیدگی آن بیشتر می‌شود.
- تیم‌های فرآیندی می‌توانند سازمان‌دهی فرآیند را بهبود بخشند چرا که نسبت به قبل استقلال بیشتری دارند؛ لذا می‌توانند سرعت خود را به سرعت تغییرات در بازار نزدیک کنند. این بدین معنی است که تیم های فرآيندی با گذشت زمان به مراکز یادگیری تبدیل می‌شوند و پیوسته در حال ارتقای خود و در نتیجه ارتقای سازمان هستند.
- صاحبان فرآیند و مدیران، نفرات اصلی شرکت‌های فرآیند محورند. آن‌ها نزدیک‌ترین افراد به تیم‌های فرآیندی و مشتریان هستند. بهترین رقبا را می‌شناسند و از فناوری های برتردر صنعت خود آگاه هستند. اگر نظارت و کنترل روی این مدیران بیش از اندازه باشد آن‌ها از نقش عملیاتی و مفید خود دور می‌شوند.
رفتن از سمت یک سازمان ساختارمحور به سوی سازمان فرآیندمحور مستلزم تغییراتی در سطح مدیران میانی و بالاتر است. در سازمان‌های فرآيندمحور، استراتژی و ساختارسازمانی در هم تنیده شده‌اند و نقش لایه های مختلف مدیریت در آن‌ها فقط با استفاده از یک شبکه یکپارچه می‌تواند به اندازه کافی تجسم یابد. و این میسر نمی‌شود جز با در نظر گرفتن چشم انداز و برنامه‌های بلند مدت سازمان.
طراحی مجدد یک سازمان جهت رفتن به سوی فرآیندگرایی، به این معنا است که ابتدا معماری فرآیندهای سازمان را تهیه کرده، سپس گردش کار هر یک را مشخص نمود. شناسایی زنجیره ارزش سازمان در این گام می‌تواند تسهیلگر خوبی به شمار رود. سپس تشکیل ماتریس نوع حالت-کارکرد ذیل حلقات زنجیره ارزش و سپس تعیین معماری فرآیندها، انجام خواهد شد. در طراحی تاپ چارت باید در نظر گرفت که درصورتی که از چپ به راست به واحدهای چارت نگاه کنیم، باید به میزان زیادی زنجیره ارزش سازمان مشاهده شود. به عبارتی دیگر، هریک از حلقات زنجیره، یک معاونت را در چارت تشکیل خواهد داد. سپس واحدهای زیرمجموعه‌ی هر معاونت نیز طوری طراحی می‌شود که حداکثر پوشش هر فرآیند در یک واحد سازمانی ایجاد گردد. دغدغه اصلی طراحی ساختارسازمانی فرآیندگرا، ایجاد یک رابط بین واحدهای تجاری و واحد پشتیبانی بوده تا اطمینان حاصل شود که فرایندها در صورت امکان از هم جدا شده و واحدها می‌توانند مستقل از یکدیگر کار کنند. برخلاف ساختارهای وظیفه‌گرا، توجه ساختارهای فرآیندگرا تنها به فعالیت‌های انجام شده توسط کارکنان معطوف نیست، بلکه علاوه برآن به نحوه جریان فعالیت‌ها نیز می‌پردازد.
نیلوفر شکیب
بدون دیدگاه