چکیده متن
زمانی که نقطه شروع و پایان را مشخص کردید، باید به این فکر کرد که برای فرآیند شما، ٬تمام شده٬ یا ٬کامل شده٬ دقیقاً به چه معنی است. تفاسیر مختلفی می‌توان انجام داد که تفاوت آن‌ها نیز نامحسوس باشد، اما شما نیاز خواهید داشت که از فیلترهای متفاوتی براساس مفهومی که می‌خواهید به کار ببندید، [...]
اشتراک گذاری

معانی متفاوت ٬تمام شده٬


زمانی که نقطه شروع و پایان را مشخص کردید، باید به این فکر کرد که برای فرآیند شما، ٬تمام شده٬ یا ٬کامل شده٬ دقیقاً به چه معنی است.

تفاسیر مختلفی می‌توان انجام داد که تفاوت آن‌ها نیز نامحسوس باشد، اما شما نیاز خواهید داشت که از فیلترهای متفاوتی براساس مفهومی که می‌خواهید به کار ببندید، استفاده کنید. نتایج متفاوت خواهد بود و لازم است فکرتان در مورد اینکه چه معنایی برای مجموعه داده شما مناسب است، واضح باشد.

در ادامه، ۴ مثال از اینکه چطور می‌توان نمونه‌های غیرکامل را فیلتر کرد، آورده شده است. هیچ کدام از مثال‌ها بهتر از بقیه یا در حالت کلی مناسب‌تر از بقیه نیستند. بلکه بستگی دارد به فرآیندهای شما و مفهومی که برای حالت ٬تمام شده٬ انتخاب می کنید.

پایان یافته٬ در فعالیت:

شاید رایج‌ترین معنی برای ٬تمام شده٬ این باشد که ببینیم کدام فعالیت‌‌ها به عنوان آخرین فعالیت (نقطه پایان) انجام شده‌اند یا بررسی کنیم که کدام فعالیت‌ها به عنوان فعالیت اول (نقطه شروع) در نمونه، وجود دارند.

این مفهوم مطابقت دارد با خط‌چین هایی که در نقشه فرآیند مشاهده می‌کنید و می‌توانید از فیلتر نقطه‌های پایان در حالت حذف نمونه‌ها استفاده کنید تا تمام نمونه‌هایی که با یک مجموعه مشخص از فعالیت‌ها شروع یا پایان می‌یابند، فیلتر شوند.

زمانی که شما این فیلتر را اضافه می کنید، فقط فعالیت‌هایی که به عنوان اولین رخداد در هر نمونه انجام شده اند، در سمت چپ تحت عنوان ٬مقادیر شروع رخداد٬ (Start event values) نمایش داده می‌شوند و فقط فعالیت‌هایی که به عنوان آخرین رخداد در هر یک از نمونه‌ها انجام می شوند، در سمت راست و تحت عنوان ٬مقادیر پایان رخداد٬ (End event values) نشان داده می شوند.

سپس شما می‌توانید یکی از فعالیت‌های شروع و پایان منظم شده را که در مرحله قبل شناسایی کرده‌اید، انتخاب کنید تا بر روی نمونه‌های کامل شده تمرکز کنید. برای مثال، اگر فقط فعالیت ٬سفارش کامل شده٬ (Order completed) را به عنوان یک نقطه پایان منظم شده برای فرآیند بازپرداخت، انتخاب کنیم. سپس تنها مجموعه داده باقی‌مانده شامل ۳۳۳ نمونه خواهد بود که در‌واقع با ٬Order completed ٬ تمام شده اند. اگر از میانبر ٬فیلتر برای این فعالیت شروع/پایان٬ (Filter for this start/end) استفاده کنید، بعد از کلیک کردن روی خط‌چین در نقشه فرآیند، نرم‌افزار دیسکو به صورت خودکار فیلتر  نقطه پایانی که از قبل تنظیم شده است را به مجموعه داده اضافه می کند.

برای استفاده از مجموعه داده فیلتر شده به عنوان مرجع جدید برای تحلیل‌های بیشتر، می‌توانید گزینه ٬اعمال دائمی فیلترها٬ (Apply filters permanently) را بعد از انتخاب دکمه ٬کپی و فیلتر٬ (Copy and filter)، فعال کنید. خروجی بعد از اعمال فیلتر، مشابه خواهد بود (۳۳۳ نمونه باقی خواهد ماند)، اما فیلتر اعمال شده با مجموعه داده جدید تلفیق خواهد شد،‌سپس تحلیل‌های بعدی، از این خطوط اصلی جدید به عنوان مجموعه کامل از نمونه‌ها استفاده خواهد کرد.

دست یافتن به نماد:

گاهی اوقات، برای تشخیص اینکه آیا یک نمونه کامل شده است یا نه، بررسی آخرین فعالیت در نمونه،‌ بهترین روش نیست.

برای مثال، بعد از کامل کردن یک ترتیب، احتمال دارد  که فعالیت‌‌های پشت صحنه،‌ مثل آرشیو کردن یا مراحل دیگر مستندسازی که بعداً انجام می شوند، وجود داشته باشد. در این حالت، ٬سفارش کامل شده٬ (Order  completed) آخرین مرحله در فرآیند نخواهد بود.(پس استفاده از فیلتر نقطه پایان،‌ نمونه را انتخاب نخواهد کرد)

اگر توجه اصلی شما بر این موضوع است که تعداد یک  یا بیشتری از فعالیت‌‌های نماد،‌که بیان کننده کامل شدن فرآیند است، اتفاق افتاده است یا خیر،‌ می‌توانید از فیلتر ٬ویژگی٬ (Attribute) در حالت ٬الزام آور٬ (Mandatory) استفاده کنید. با این روش، شما تمام نمونه‌هایی را که هر یک از فعالیت‌های انتخاب شده در آن انجام شده‌اند را مشخص می کنید،‌ اما این موضوع که آیا این فعالیت‌ها آخرین مرحله در فرآیند هستند یا فعالیت‌های دیگری نیز بعد از آن،‌ثبت شده‌اند برای شما اهمیتی نخواهد داشت.

به جای اعمال فیلتر به صورت دستی، می‌توانید از میانبر ٬این فعالیت را فیلتر کن٬ (Filter this activity) استفاده کنید … برای این کار باید در نقشه فرآیند روی فعالیت کلیک کنید. نرم‌افزار دیسکو، به صورت خودکار،‌ فیلتر ویژگی از پیش تنظیم شده‌ای را در حالت الزام آور،‌ همراه با فعالیتی که انتخاب شده، به مجموعه داده اضافه می کند.

اگر ما این مفهوم ٬تمام شده٬ را بر اساس فعالیت ٬سفارش کامل شده٬ نماد، بر روی فرآیند بازپرداخت اعمال کنیم، در مقایسه با فیلتر نقطه پایان، خروجی تقریباً متفاوتی می گیریم. همانطور که در شکل پایین نشان داده شده است،‌ به جای ۳۳۳ نمونه،‌ بعد از اعمال فیلتر، ۳۳۴ نمونه باقی می‌ماند و می‌توانیم در نمونه پایین ببینیم که یک نمونه اضافی،‌ با فعالیت ٬انبار٬ (Warehouse) تمام می شود.

حال اگر ما بر روی خط‌چین که از فعالیت ٬انبار٬ می آید، کلیک کنیم و از میانبر برای بررسی دقیقتر این نمونه استفاده کنیم،‌ می‌توانیم در تاریخچه نمونه ببینیم که در واقع،‌ فعالیت ٬سفارش کامل شده٬ انجام شده است. هرچند که این فعالیت،‌ در وسط فرآیند و بعد از  آنکه سفارش،‌ در ابتدای کار، رد می شود، اتفاق افتاده است. سپس این نمونه دوباره برداشته می‌شود و بازپرداخت صورت می گیرد.

قطع کردن:

در یک سناریو دیگر،‌ شما می‌توانید فرآیند بازپرداخت را از دید مشتری،‌ تجزیه و تحلیل کنید. در این حالت، این فرآیندی است که مشتریان یک کارخانه الکترونیکی،‌ کارهایی را بعد از آنکه محصولی که خریداری کرده بودند،‌ خراب می‌شود انجام می‌دهند و می‌خواهند تا پولشان را پس بگیرند. پس، از نظر مشتری،‌ زمانی که پولشان را پس بگیرند،‌ فرآیند ٬تمام شده٬ است.

برای تجزیه و تحلیل داده از این دید،‌ می‌توانیم بر روی سه فعالیت پرداخت تمرکز کنیم: ٬پرداخت انجام شده٬ (Payment issued)،  ٬بازپرداخت انجام شده٬ (Refund  issued) و ٬بازپرداخت مخصوص انجام شده٬ ـ(Special refund issued) (شکل پایین را نگاه کنید)

اگر ما این فعالیت‌ها را در نقشه فرآیند، جستجو کنیم، خواهیم دید که چندین فعالیت دیگر وجود دارند که بعد از آن‌ها انجام می شوند. گاهی اوقات،‌ تأخیر در بخش پشت صحنه فرآیند می‌تواند تقریباً طولانی بشود ( برای مثال،‌ بعد از مرحله ٬پرداخت انجام شده٬ ۷ روز و نیم به صورت میانگین زمان ببرد)،‌ اما این تأخیر به مشتری مرتبط نیست.

پس برای تمرکز تجزیه و تحلیل بر بخشی از فرآیند که به مشتری مرتبط است، می‌توانیم از فیلتر نقطه پایان در حالت ٬کوتاه‌ترین طول٬ (Trim longest) استفاده کنیم.

زمانی که حالت فیلتر نقطه پایان را از ٬حذف نمونه‌ها٬  (Discard cases) به٬کوتاه‌ترین مسیر٬ (Trim longest) تغییر می‌دهیم، تمام فعالیت‌ها به عنوان ٬مقادیر شروع رخداد٬ (Start event values) در سمت چپ و ٬مقادیر  پایان رخداد٬ (End event values) در سمت راست، در دسترس خواهند بود. حالا می‌توانیم فقط سه فعالیت مربوط به پرداخت را به عنوان نقطه پایان مشتری در فرآیند،‌ انتخاب کنیم.

در نتیجه، هر اتفاقی که بعد از هر یک از این سه فعالیت مربوط به پرداخت،‌ رخ دهد،‌ قطع و جدا می شود. در شکل زیر می‌توانید مشاهده کنید که پرداخت‌های مشتری،‌ به عنوان نقطه پایان در نقشه فرآیند نشان داده می شود.

نمونه‌های باقی‌مانده بعد از اعمال فیلتر در مجموعه داده،  مشابه نمونه‌هایی هستند که که اگر از فیلتر ٬ویژگی٬ در حالت ٬الزام آور٬ استفاده می کردیم،‌ به دست می آوردیم. اما قطع شدن تمام فعالیت‌های بعد از ٬پرداخت‌ها٬، ما را قادر می‌سازد تا تجزیه و تحلیل فرآیند را بر بخشی از فرآیند که از دیدگاه مشتری،‌ به او مرتبط هستند، متمرکز کنیم.

  • نقشه فرآیند، فعالیت‌های پشت صحنه را بعد از پرداخت،‌ نمایش نمی دهد، پس تجزیه و تحلیل گلوگاه‌، به ما نقاط درست و مناسبی را در نقشه نشان می‌دهد که باید روی آن‌ها تمرکز کنیم.
  • مدت زمان نمونه در آمار،‌ فقط زمان بین ایجاد درخواست بازپرداخت تا زمانی که مشتری پولش را پس می‌گیرد، نشان می دهد.
  • در این حالت،‌ متغیرها فقط سناریوهای فرآیند را از زمانی که سفارش ایجاد می‌شود تا زمانی که فعالیت‌های پرداختی انجام می شود، به ما نشان می‌دهد، در نتیجه این روش، برای تحلیل از دیدگاه مشتری،‌ بسیار با معناتر خواهد بود.

باز ماندن نمونه برای مدت زمانی بیشتر از X:

ممکن است در فرآیند،‌ فعالیت‌هایی باشد که اگر بعد از آن‌ها برای مدت زمان مشخصی، فعالیت دیگری رخ ندهد، آن‌ فعالیت‌ها را نقطه پایان در نظر بگیریم. برای مثال، ممکن است از یک مشتری درخواست کنیم تا اطلاعاتی که نیاز داریم(مانند رسید)، تحویل دهد تا بازپرداخت انجام شود،‌ اما احتمال دارد که مشتری دیگر سراغ ما نیاید.

اگر بخواهیم تمرکز کنیم بر نمونه‌هایی که فعالیت ٬درخواست مدارک ناموجود٬ (Missing documents requested)، آخرین مرحله در فرآیند آن‌ها است و برای مدت یک ماه،‌ هیچ اتفاق دیگری نیفتاده است، می‌توانیم از ترکیبی از فیلترها استفاده کنیم که در ادامه توضیح داده خواهد شد.

در ابتدا،‌ فیلتر نقطه پایان را اضافه می کنیم. (شکل پایین را ببینید)

سپس، فیلتر دیگری را با کلیک کردن بر دکمه ٬click to add filter٬  اعمال می‌کنیم و فیلتر بازه‌زمانی (Timeframe filter) را بر روی آن اضافه می کنیم. (شکل پایین را ببینید)

با تطبیق دادن بازه‌زمانی انتخاب شده به شکلی که ماه گذشته را شامل نشود، می‌توانیم فقط نمونه‌هایی را نگه داریم که با ٬درخواست مدارک ناموجود٬ (Missing documents requested)، پایان یافته‌اند و آخرین مرحله حداقل، یک ماه پیش انجام شده است.

ترجمه و تنظیم: ادیب ضیایی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *