پس از بهبود فرآیندهای کسب و کار، مسئله ای که مطرح می‌شود آزمودن ایده‌های بهبود و بررسی شدنی بودن اجرای آن است که در این مقاله به بررسی آن پرداخته شده و گام های اجرایی آن عنوان خواهد شد.
افراد تیم بهبود ممکن است چندین فرآیند شدنی که وضع فعلی را بهبود می‌دهد، ترسیم نموده باشند. پس از جمع‌آوری تمامی ایده‌های ممکن، فرآیندهای پیشنهادی را بیازمایید تا بهترین آن‌ها را انتخاب نمایید. مکانیزم‌های آزمودن زیر را در نظر بگیرید:
-
نقش بازی کردن
اعضای تیم بهبود می‌بایست با نقش بازی کردن در فرآیند پیشنهادی بهبود یافته، نحوه‌ی چگونگی کارکرد آن فرآیند را درک کنند. لذا افراد تیم باید نقش‌های مشتری فرآیند، ارائه دهنده‌ی خدمت و …. را به عهده بگیرند. سفارش‌ها، درخواست‌ها یا قراردادهایی مصنوعی (اما واقعی) را ایجاد نمایید و از تمام افراد بخواهید که نقش‌های خود را بازی کرده تا فرآیند اجرایی گردد. به دقت نگاه کنید که کارها چگونه پیش می‌روند؛ به دنبال آن باشید تا گلوگاه‌ها، مشکلات هماهنگی و دیگر نارسایی‌های درون فرآیند که به کیفیت و عملکرد فرآیند صدمه می‌زنند را بیابید. بطور مثال، در انجام این گام (نقش بازی کردن) در تیم بهبود فرآیند جو، یکی از افراد نقش مشتری ای را بازی کرد که جهت دریافت وام، فرم‌های مربوطه را تکمیل می‌نمود. سپس فرد دیگری به عنوان “کارمند بخش وام” فرم درخواست را بصورت دستی بررسی نموده و اطلاعات اضافی مورد نیاز، جهت اعتبارسنجی و صحت سنجی درخواست وام را روی فرم یادداشت می‌نمود. پس از آن فرم درخواست به واحد اعتبارات ارسال می‌گردید.
-
تمرین کردن
با چند ورودی واقعی (مثل سفارش‌ها، درخواست‌ها و قراردادها) فرآیند را شروع نموده و از افراد درگیر در فرآیند بخواهید تا تلاش نمایند منطبق بر فرآیند بهبود یافته‌ی پیشنهادی، ورودی‌ها را به خروجی تبدیل نمایند. این بار نیز شما به دنبال مشکلات و نارسایی‌هایی باشید که باعث کاهش کیفیت و سرعت در اجرای فرآیند بهبود یافته می‌باشند.
-
شبیه‌سازی کامپیوتری
بسیاری از شرکت‌های توسعه دهنده‌ی نرم‌افزار، برنامه‌های کاربردی مشخصی ارائه کرده‌اند که می‌توانند فرآیندهای پیشنهادی را در سناریو‌های مختلف بیازمایند. این مهم به مدیران کمک می‌کند تا مدیران بتوانند گلوگاه‌ها و دیگر مشکلات فرآیند را شناسایی نمایند. اگر شما به چنین نرم‌افزارهایی دسترسی دارید، حتما از آن‌ها برای ارزیابی پیشنهادهای تیم بهبود فرآیندها استفاده نمایید.
آزمودن ایده‌ها در این گام، به شما کمک می‌کند که فرآیندها را در حین گام طراحی (که انجام تغییر شدنی و کم هزینه است) اصلاح نمایید. ضمنا ممکن است از این طریق برخی نارسایی‌هایی که پیش تر از این از آن‌ها غافل بوده‌اید نیز کشف گردد. بطور مثال، در حین انجام “نقش بازی کردن” در تیم بهبود فرآیندهای جو، کارمند بخش وام از مشتری خواست تا مستندات خود را ارائه دهد. در پاسخ مشتری بیان داشت: “چه مستنداتی؟ من تنها یک فرم درخواست برای شما آورده‌ام.” همان لحظه به ذهن جو خطور کرد که ایجاد یک چک لیست که مشخص نماید، مشتری در هر گام چه مستنداتی را باید به چه کسی ارائه نماید، کمک شایانی به افزایش سرعت فرآیند و افزایش رضایتندی مشتری خواهد نمود.
در نظر گرفتن پیامدهای طرح بهبود یافته‌ی بالقوه
در این گام می‌بایست جهت اطمینان از شدنی بودن فرآیند پیشنهادی شما، در خصوص عواقبی که اجرایی شدن آن در سازمان شما دارد نیز، فکر کرد. در خصوص اینکه فرآیند بهبود یافته چه تأثیری روی ساختار، کارکنان، مشتریان و سیستم‌های سازمان شما دارد، باید بطور جدی و مفصل فکر نمود. جدول 1 نشان دهنده‌ی برخی از عواقب سازمانی است که در طی اجرایی شدن یک فرآیند بازطراحی شده ممکن است به سازمان شما تحمیل گردد.
جدول 1- بررسی عواقب سازمانی یک بازطراحی فرآیند
با توجه به عواقب سازمانی که اجرایی شدن یک فرآیند بازطراحی شده در سازمان شما خواهد داشت، ممکن است نیاز باشد شما تغییراتی در پیشنهاد تیم بهبود ایجاد نمایید. بطور مثال، جو به این نتیجه رسیده بود که اضافه کردن شغل “مسئول هماهنگی امور وام” ممکن باعث شود که کارکنان بخش وام با دقت کمتری وظایف خود را انجام دهند. بنابراین او تصمیم گرفت تا شاخصی ایجاد نماید که از طریق آن بتواند حجم کاری کارکنان بخش وام را به تفکیک سنجش نماید و آن را به عنوان بخشی از قواعد ارزیابی عملکرد کارکنانش در نظر بگیرد.
مستندسازی طرح بهبود یافته
در این گام باید آخرین ویرایش فرآیند اصلاح و بازطراحی شده را مستندسازی نمود. در این گام تمام جزئیات را نیازی نیست که مستندسازی نمایید و فقط جریان کار را در قالب یک فلوچارت مستند نمایید. در این گام نیاز دارید یک طرح نسبتا ساده‌ای از فرآیند را ذینفعان مختلف نمایش دهید تا آن‌ها بتوانند بر مبنای آن به شما بازخوردهایی ارائه دهند.
پالایش طرح جدید
فلوچارت فرآیند بازطراحی شده را به همراه اطلاعاتی در خصوص چگونگی رسیدن به ایده‌های بهبود جهت ایجاد فرآیندهای جدید، اختیار ذینفعان کلیدی فرآیندها قرار دهید. این دسته از ذینفعان شامل مدیران تمام واحدهایی از سازمان می‌شود که تغییر در فرآیند مورد مطالعه تأثیری روی کارهای آن‌ها خواهد گذاشت. پیشنهاد می‌گردد سوالات زیر را از آن‌ها بپرسید:
- آیا فرآیند بازطراحی شده، مشکلاتی که حل آن‌ها هدف این پروژه بوده است را کاهش می‌دهد؟
- آیا فرآیند بازطراحی شده، زیرساخت بهره‌مندی از تمام فرصت‌های مهم را ایجاد نموده است؟
- شما فکر می‌کنید در کدام بخش از فرآیند بازطراحی شده ممکن است مشکلاتی بوجود بیاید؟
- شما چه پیشنهادات دیگری جهت افزایش اثربخشی فرآیند دارید؟
- به نظر شما آیا در تحلیل‌های ما چیزی مغفول مانده است؟ اگر اینطور هست، آن چیست؟
از طریق دعوت از ذینفعان کلیدی جهت ارائه‌ی نظرات خود، شما به طور غیرمستقیم حمایت آن‌ها از فرآیند بازطراحی شده را کسب نموده‌اید. زمانی که فردی ایده‌ای برای تغییر در یک فرآیند ارائه می‌دهد، آن شخص تعهد بیشتری به آن فرآیند خواهد داشت. در انتهای این گام باید بررسی کنید که آیا فرآیند بازطراحی شده بر مبنای بازخوردهای دریافتی نیاز به تغییر دارد یا خیر؟
ترجمه و تنظیم : سیما قربانی
بدون دیدگاه