چکیده متن
در مطلب "شش فاکتور موفقیت بلوغ BPM" را معرفی کردیم و در ادامه "فاکتور هماهنگی استراتژیک در موفقیت بلوغ" به تشریح هماهنگی استراتژیک پرداختیم. در این پست قصد داریم یکی دیگر از فاکتورها را به صورت جزیی‌تر مورد بررسی قرار دهیم. حاکمیت BPM به تعریف پاسخگویی مناسب و شفاف از نظر نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای [...]
اشتراک گذاری

فاکتور حاکمیت در موفقیت بلوغ BPM


در مطلب “شش فاکتور موفقیت بلوغ BPM” را معرفی کردیم و در ادامه “فاکتور هماهنگی استراتژیک در موفقیت بلوغ” به تشریح هماهنگی استراتژیک پرداختیم. در این پست قصد داریم یکی دیگر از فاکتورها را به صورت جزیی‌تر مورد بررسی قرار دهیم.

حاکمیت BPM به تعریف پاسخگویی مناسب و شفاف از نظر نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای سطوح مختلف  BPM (برنامه، پروژه و عملیات) اختصاص‌داده شده‌است. علاوه بر این، موظف به طراحی فرآیندهای تصمیم‌گیری و پاداش برای هدایت اقدامات مربوط به فرآیند است. ما می‌توانیم حاکمیت BPM را مطابق با حوزه‌های قابلیت زیر بیان کنیم:

۱. تصمیم‌گیریBPM :چه تصمیمات BPM را می‌توان اتخاذ کرد و چه زمانی برای رسیدگی به هر دو شرایط مورد انتظار و غیر منتظره مناسب است؟

۲. نقش‌ها و مسئولیت‌هایBPM :آیا تعریفی روشن از نقش BPM و مسئولیت‌های مرتبط وجود دارد؟

۳. سیستم اندازه‌گیری عملکرد فرآیند: چه مکانیزم‌هایی برای اندازه‌گیری عملکرد فرآیند و چگونگی تناسب این مکانیزم‌ها بر مبنای معیارهای عملکرد انتخاب‌شده وجود دارد؟

۴. استانداردهای BPM ، قراردادها و دستورالعمل‌ها: چگونه استانداردهای BPM ، کنوانسیون‌ها و دستورالعمل‌ها به خوبی تعریف شده‌اند؟

۵. کنترل کیفیت BPM : چه اقدامات کنترلی برای بازبینی و تضمین کیفیت در تمام مراحل یک پروژه BPM انجام می‌شود؟

اولین حوزه، قابلیت تصمیم‌گیری BPM است. چالش مهم برای حاکمیت BPM تعریف واضح و اجرای مداوم فرآیندهای تصمیم‌گیری BPM است که اقدامات را در هر دو شرایط مورد انتظار و غیر منتظره هدایت می‌کند. برای مثال، چه کسی می‌تواند تصمیم بگیرد یک پروژه BPM را شروع یا متوقف نماید؟ علاوه بر این که چه کسی می‌تواند تصمیم‌گیری کند، مهم است که سرعت مورد نیاز تصمیم‌گیری و سطح اعتبارسنجی را تعیین کند تا بر تخصیص منابع و واکنش‌های سازمانی به تغییر فرآیند تاثیر بگذارد. این امر نیازمند همسویی با فرآیندهای حاکمیت مرتبط مانند مدیریت تغییر فن‌آوری اطلاعات و مدیریت تداوم کسب‌وکار است. در تصمیم‌گیری BPM، ما کل رویکرد به BPM ، چه تصمیمی برای اتخاذ و چه زمانی (به عنوان مثال، چرخه عمر BPM و تصمیمات مرتبط: زمان شروع هر فاز، زمان شروع کل پروژه) را تعیین می‌کنیم، در حالی که در برنامه‌ریزی پروژه BPM ما از هماهنگی در هر مرحله از چرخه عمر اطمینان حاصل می‌کنیم.

یکی دیگر از حوزه‌های قابلیت حاکمیت BPM ، نقش و مسئولیت BPM است. این امر کل دامنه نقش‌های مربوط به BPM را پوشش می‌دهد، از تحلیل گران فرآیند که به طور مثال روش‌های BPM و فن‌آوری اطلاعات را تحت راهنمایی متخصصان BPM اجرا می‌کنند یا از طریق مالکان فرآیند که پروژه‌های BPM را مدیریت می‌کنند. در سازمان‌های بزرگ با مرکز برتری BPM، این نیز شامل نقش اختصاص‌داده‌شده مدیر برنامه BPM است که همچنین مدیر اجرای فرآیند (CPO) یا مدیر فرآیند و نوآوری (CPIO) نامیده می‌شود. این نقش مدیریتی تمام ابتکار عمل BPM را در برمی‌گیرد و در نهایت پاسخگوی نتایج آن است. برای مثال، این کمیته راهبری BPM است که از تیم مدیریت BPM تشکیل شده ‌است و جهت کلی توسعه برنامه BPM را فراهم می‌کند و هیئت مشورتی BPM که مشاوره‌های بیرونی ارائه می‌دهد و کیفیت برنامه BPM را کنترل می‌کند. این قابلیت نیاز به تعیین روشن وظایف و مسئولیت‌های هر نقش و نیز ساختار گزارش‌دهی آن‌ها دارد.

یک سیستم اندازه‌گیری عملکرد فرآیند برای اندازه‌گیری کارآمد عملکرد فرآیند مورد نیاز است. در حالی که تعریف واقعی معیارهای عملکرد فرآیند بخشی از عامل هماهنگی استراتژیک است. این حوزه قابلیت تعیین می‌کند که چه کسی مسئول ارزیابی عملکرد فرآیند است و باید برای انجام اندازه‌گیری‌ها پیگیر باشد و چه ابزار حمایتی باید مورد استفاده قرار گیرد. معمولا فرد مسئول اندازه‌گیری عملکرد فرآیند، مالک فرآیند است در حالی که تعریف فرآیندهای اندازه‌گیری واقعی توسط تحلیل گران فرآیند در مشورت با متخصصان BPM انجام می‌شود.

استانداردهایBPM، کنوانسیون‌ها و دستورالعمل‌ها باید به روشنی تعریف و مستندسازی شود تا از ثبات در پروژه‌های  BPM  و پایداری برنامه کلی BPM اطمینان حاصل شود. استانداردهای BPM تعریف می‌کنند که کدام روش‌ها و ابزارهای نرم‌افزاری در طول چرخه عمر BPM استفاده می‌شوند. آن‌ها همچنین شامل استانداردسازی روش‌های مدیریت پروژه و برنامه و ابزار برای اطمینان از هماهنگی موثر پروژه‌های مختلف در برنامه BPM هستند. دستورالعمل‌ها و کنوانسیون‌ها استفاده از چنین روش‌ها و ابزارها را محدود می‌کند. به عنوان مثال، در شناسایی فرآیند می توان از آن‌ها برای تعیین دامنه فرایندهای کسب‌وکار یا سطوح سلسله مراتبی معماری فرآیند استفاده کرد. در تحلیل فرآیند می توان از آن‌ها برای پیکربندی محتوای یک ثبت موضوع استفاده کرد. در بازطراحی فرآیند می‌توان از آن‌ها برای محدود کردن تعداد و نوع اکتشافی استفاده کرد. در حالیکه قراردادها موانع سخت هستند، دستورالعمل‌ها توصیه می‌شوند اما اجباری نیستند. این نقش متخصصین BPM برای تعیین استانداردها، دستورالعمل‌ها و قراردادها و حفظ این استانداردها به روز و مرتبط است.

در نهایت، کنترل کیفیت BPM چرخه‌های بازبینی منظم در پروژه‌های BPM ثبت می‌کند (به عنوان مثال، استفاده مجدد فرآیند باید بر توسعه فرآیند غلبه کند یا اتوماسیون فرآیند تنها باید در یک فرآیند بازطراحی شده اعمال شود). همچنین همانطور که در حوزه قابلیت قبلی و نیز با سیاست‌های سازمانی مربوطه تعریف شده ‌است، شامل مکانیزم‌هایی برای نظارت بر انطباق با استانداردها و دستورالعمل‌های BPM است.

ترجمه و تنظیم : افسانه رویایی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *