چکیده متن

یکی از اقدامات حائز اهمیت در اجرای پروژه های بهبود در سازمان‌ها تیم‌سازی و شناسایی نفرات مورد نیاز و نقش‎های آن‌ها در پروژه و اقدامات اجرایی است. این نقش‌ها شامل مدیر پروژه، مالک فرآیند، کاربران یا مجریان فرآیند و … هستند که هریک مسئولیت‌هایی را برعهده دارند. در این مقاله به بررسی هریک از نقش‌های […]

اشتراک گذاری

تشکیل تیم بهبود فرآیندهای کسب و کار


یکی از اقدامات حائز اهمیت در اجرای پروژه های بهبود در سازمان‌ها تیم‌سازی و شناسایی نفرات مورد نیاز و نقش‎های آن‌ها در پروژه و اقدامات اجرایی است. این نقش‌ها شامل مدیر پروژه، مالک فرآیند، کاربران یا مجریان فرآیند و … هستند که هریک مسئولیت‌هایی را برعهده دارند. در این مقاله به بررسی هریک از نقش‌های موجود در تیم بهبود فرآیندها پرداخته خواهد شد.

یکی از اقدامات حائز اهمیت در اجرای پروژه های بهبود در سازمان‌ها تیم‌سازی و شناسایی نفرات مورد نیاز و نقش‎های آن‌ها در پروژه و اقدامات اجرایی است. در این گام باید مشخص گردد که چه کسانی از این پس مسئول راهبری پروژه‌ی بهبود فرآیند در سازمان هستند. تیم بهبود فرآیند در سازمان باید شامل افراد زیر باشد:

  • مدیر پروژه

    یک نفر را باید انتخاب کنید تا مدیریت پروژه به عهده‌ی او باشد (این شخص می‌تواند نفر اول سازمان یا یک فرد دیگری باشد). مدیر پروژه باید تجربه‌ی انجام کارهای گروهی را داشته باشد. به معنی دقیق “مدیر پروژه” او مسئول تحویل پروژه در زمان معین، تحلیل نمودن تمام مسائل مورد نظر و رسیدن به اهداف پروژه می‌باشد. به عبارت دیگر مدیر پروژه در قبال زمان، محدوده و اهداف پروژه پاسخگو خواهد بود.

  • مالک فرآیند 

    از زمانی که اتمام پروژه‌ی بهبود کیفیت، مالک فرآیند مسئول ایجاد بهبود مستمر در فرآیند خواهد بود. مجددا مالک فرآیند نیز می‌تواند شخص اول سازمان معرفی گردد. مالک فرآیند می‌بایست با تمام جزئیات فرآیند بازطراحی شده آشنا باشد، برای ایجاد تغییرات جدید در فرآیند آماده باشد و بتواند دیگران را برای ایجاد تغییر در فرآیند متقاعد نماید. ضمنا لازم است مالک فرآیند اصول طراحی یک فرآیند کارا را بداند، بتواند عملکرد فرآیند بر اساس شاخص‌های عملکردی را پایش نماید و همچنین مستندات مربوط به فرآیند مانند فلوچارت‌ها، روش‌های اجرایی و چک‌لیست ها را نگهداری و بایگانی نماید.

  • کاربران فرآیند

    افرادی که مستقیما با فرآیند درگیر بوده و ذیل آن کارهایی انجام می‌دهند را، کاربران فرآیند گویند. باید از هر بخش درگیر در فرآیند یک نفر را انتخاب نمایید. فراموش نکنید که اگر فقط افرادی را که به بهترین نحو ممکن کارهای خود را انجام می‌دهند، انتخاب نمایید، یک اشتباه کلیدی انجام داده‌اید.

  • افراد بدبین

    پیشنهاد می‌گردد در تیم بهبود فرآیند حتما از افراد بدبین سازمان به امور بهبود فرآیندها بهره بگیرید که بتوانند در این پروژه بحث‌های چالشی به راه بیندازند.

  • تسهیل‌گران

    اگر پروژه‌ی بهبود فرآیندها در سازمان شما یک پروژه‌ی وسیع و بزرگ می‌باشد، حتما از تسهیل‌گران جهت تشکیل جلسات کارشناسی استفاده نمایید. البته اغلب اوقات مدیر پروژه این نقش را نیز ایفا می‌نماید.

  • متخصصان فناوری

    فناوری نقش مهمی در اغلب فرآیندها بازی می‌نماید. لذا حضور یک متخصص حوزه‌ی فناوری (بطور مثال، مدیر وب‌سایت سازمان) در تیم بهبود فرآیند می‌تواند کاملا ارزشمند باشد.

درگیر نمودن تمام افراد تیم

در این گام باید قواعد و قوانینی تدوین شود که اعضای تیم بهبود فرآیند بطور مسئولانه با همدیگر همکاری نمایند. بطور مثال، جلسات بررسی پیشرفت پروژه و ارائه‌ی راهکارهای حل مشکلات در چه بازه‌های زمانی باید تشکیل گردد؟ چه کسی مسئول و پاسخگو در قبال انجام هر کدام از کارهای تیم است؟ چگونه اعضای تیم تسهیم اطلاعات نموده و اختلافات را حل نمایند؟

در صورت ضرورت نیز، باید مشارکت مدیران سازمان را از طریق بیان مزایای پیاده سازی این پروژه در سازمان جلب نمایید. در نهایت نیز باید مشخص گردد که چه زمانی و از چه طریقی تیم بهبود فرآیند باید به ارائه‌ی گزارش‌های پیشرفت پروژه بپردازد.

ترجمه و تنظیم: سیما قربانی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *