پس ازشناسایی محدوده پروژه و ایجاد درک نسبت به کسب‌وکار در تیم اجرایی پروژه، نوبت به درک داده مرتبط با پروژه می‌رسد.داده موردنیاز برای انجام فرآیندکاوی باید از ویژگی‌هایی برخوردار باشد که تیم اجرایی را به اهداف خود از انجام پروژه برساند.

شناسایی محل ذخیره سازی داده

اولین گام در اجرای این فاز، شناسایی محل ذخیره سازی داده موردنیاز است. باید در نظر گرفت که رویدادهای قابل انجام در فرآیند باید تماماً به صورت دیجیتالی انجام شوند و در سیستم‌های اطلاعاتی سازمان قابل دستیابی باشند. معمولا در سازمان‌ها سیستم‌های اطلاعاتی متعددی وجود دارد که منجر به فعالیت جزیره‌ای و عدم متمرکز بودن اطلاعات می‌شوند. در این فاز باید از طریق جلسات برگزار شده با حضور خبرگان فرآیند و متخصصین فناوری اطلاعات در سازمان، محل ذخیره سازی هریک از گام‌های فرآیند را شناسایی کرد. هم چنین شناسایی امکان دستیابی به داده موردنظر نیز باید در این مرحله مورد بررسی قرار بگیرد. داده‌ موردنیاز فرآیندکاوی شامل موارد زیر می‌باشد. پرونده‌هایی که روی آن‌ها فرآیند اجرا شده است هرکدام دارای یک شناسه واحد می‌باشد. به عنوان مثال در فرآیند پذیرش بیمار شماره پرونده بیمار، در فرآیند اعطا تسهیلات شماره درخواست مشتری، در فرآیند خرید کالا شماره سفارش و در فرآیند فارغ التحصیلی شماره دانشجویی می‌تواند به عنوان Case ID تلقی شوند.

• Resource: کاربر انجام دهنده آن فعالیت است که در سیستم اطلاعاتی به عنوان مجری آن فعالیت ثبت شده است.
• Time: زمان انجام فعالیت موردنظر برای Case مورد نظر است که می‌تواند از دقت‌های مختلفی برخوردار باشد.
• Location: این آیتم زمانی کاربرد دارد که موضوع جغرافیایی در فرآیند موردنظر مطرح است. به عنوان مثال اگر سازمان دارای شعب و مراکز مختلف باشد، محل ثبت داده می‌تواند تحلیل‌های خوبی را ارائه دهد.
• Motivation: دلیل انجام فعالیت موردنظر است.
• Activity: نام فعالیت انجام شده است.

موضوعی که باید در این فاز موردتوجه قرار بگیرد این است که تمام آیتم‌های فوق برای انجام فرآیندکاوی ضروری نیست. سه مورد Case ID، Activity و Time ضروری هستند اما موارد دیگر بسته به نوع فرآیند و هدف از انجام پروژه می‌تواند در محدوده داده قرار بگیرد یا خیر.

استخراج داده

موضوع بعدی استخراج داده از منابع موردنظر است. همانطور که گفته شد معمولا بخش‌های مختلف فرآیند در سیستم‌های اطلاعاتی متفاوتی انجام می‌شوند. در این فاز باید موضوع چگونگی استخراج این داده از این سیستم‌ها بررسی شود و هم‌چنین مسئله ارتباط این داده‌ها به یکدیگر نیز مورد بحث قرار گیرد. [Nooijen 2012] یکی از منابعی است که یک روش تحلیل فرآیند را ارائه کرده است که نشان می‌دهد چگونه می‌توان اطلاعات بخش‌های مختلفی از یک فرآیند را با یکدیگر ترکیب کرد.

ترجمه و تنظیم: نیلوفر شکیب