چالش‌های پیاده سازی BPMS در سازمان

با وجود مزایای متعددی که استفاده از BPMS در سازمان‌ها به دنبال دارد که در اینجا  به آن‌ها اشاره شد، پیاده‌سازی BPMS با چالش‌هایی نیز مواجه است. از آنجایی که هرگونه تغییر در سیستم‌های اطلاعاتی هر سازمان نیازمند وجود زیرساخت‌های مناسب است، استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار نیز نیازمند بستر مناسب است که ایجاد این بستر می‌تواند با دشواری‌های خاص خود نیز مواجه شود. در این پست به بیان این چالش‌ها از دو منظر فنی و سازمانی خواهیم پرداخت.

چالش‌های فنی

شاید بتوان یکی از مهم‌ترین مزایای بهره‌گیری از BPMS را به عنوان اولین چالش آن نیز بیان کرد. BPMS قابلیت این را دارد که انواع متعددی از سیستم‌های اطلاعاتی را جهت پشتیبانی از یک فرآیند، یکپارچه نماید. چالش اصلی این بخش این است که هنگام توسعه بسیاری از این نرم‌افزارها، زیرساخت‌های موردنیاز جهت ایجاد این یکپارچگی در نظر گرفته نشده است. به عنوان مثال، نرم‌افزارهای مورد استفاده در حوزه بانک و بیمه، در این زمینه بسیار ضعیف هستند. با وجود اینکه اکثر این نرم‌افزارها دارای مستندات زیادی در زمینه اطلاعات فنی و ساختار نرم‌افزارها هستند، اما اغلب به دلیل اینکه هیچ فردی از تیم برنامه‌نویسی آن‌ها در دسترس نیست، در سازمان دانش دقیقی از نحوه ساختاربندی این نرم‌افزارها وجود ندارد. یکی از نتایج حاصل از این موضوع این است که نمی‌توان مشخص کرد که BPMS چگونه باید این نرم‌افزارها را برای پشتیبانی از فعالیت‌های مختلف در طول فرآیند و تبادل اطلاعات با BPMS فعال نماید.

یکی از تکنیک‌هایی که جهت ایجاد اتصال و تبادل داده و اطلاعات میان سیستم‌های قدیمی سازمان و BPMS استفاده می‌شود، Screen Scraping است. تعاملات میان BPMS و نرم‌افزارهای اصلی سازمان در سطح UI انجام می‌شود. این موضوع بدان معنی است که کاربر از طریق امکانات موجود بر صفحه نمایش BPMS، سیگنال موردنظر خود را به نرم‌افزار موردنظر ارسال نموده و نتیجه درخواست خود را نیز روی صفحه نمایش BPMS مشاهده و دریافت می‌نماید. از آنجایی که نرم‌افزارهای قدیمی سازمان‌ها معمولا از سطح پایین انعطاف‌پذیری برخوردارند و تجمیع آن‌ها در یک نرم‌افزار واحد از سختی بالایی برخوردار است، یکپارچه نمودن آن‌ها با BPMS نیز یکی از چالش‌های فنی پیش روی سازمان‌ها است. این در حالی است که سیستم‌های امروزی که از تکنولوژی خودکارسازی رباتیک فرآیند استفاده می‌کنند، از انعطاف‌پذیری بالایی در زمینه یکپارچگی با دیگر سیستم‌ها برخوردارند.

یکی دیگر از مشکلات مهم در یکپارچه سازی نرم‌افزارهای موجود سازمان با BPMS، موضوع آگاهی سیستم‌ها نسبت به فرآیند است. در یک سیستم آگاه به فرآیند، فعالیت‌های مرتبط با پرونده‌های جدا از هم، به صورت جداگانه مدیریت می‌شوند. به عبارت دیگر این سیستم‌ها به صورت پرونده به پرونده یا همان case by case اقدام می‌نمایند. از آنجایی که بسیاری از سیستم‌های سنتی، آگاه به فرآیند نبوده و از این قابلیت برخوردار نیستند، مدیریت آن‌ها در BPMS نیز با دشواری مواجه است؛ زیرا در BPMS نیاز است تا فعالیت‌های هر فرآیند برمبنای پرونده مربوط به آن‌ها تخصیص یافته و قابلیت ردیابی فرآیند نیز برمبنای پرونده‌ها وجود داشته باشد. به همین خاطر درصورتی که نرم‌افزارهای کاربردی سازمان دارای ساختارهای قدیمی و سنتی باشند، متصل نمودن آن‌ها با BPMS با پیچیدگی زیادی مواجه شده و گاهاً حتی غیرممکن خواهد شد. اما امروزه این سیستم‌های قدیمی جای خود را به سیستم‌های بازی داده‌اند که از رابط کاربری شفافی برخوردار هستند. هم چنین بوجود آمدن تکنولوژی‌های جدید از قبیل میان‌افزارها و ابزارهای یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای سازمانی (Enterprise Application Integration) به میزان قابل توجهی ارتباطات نرم‌افزارهای مختلف و تبادل داده میان آن‌ها را با سهولت بیشتری مواجه کرده است. نرم افزار BizTalk Server شرکت مایکروسافت  و WebSphere شرکت IBM دو نمونه از نرم‌افزارهایی هستند که در این زمینه مورد استفاده قرار می‌گیرند. در این زمینه تکنولوژی‌های متن باز نیز مورد توجه قرار گرفته‌اند و از قابلیت‌های مناسبی برخوردار هستند. هم‌چنین نرم‌افزارهای تحت وبی که جایگزین سیستم‌های اطلاعاتی متعدد شده‌اند، مانند BPMS می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد.

با توسعه سیستم‌های اطلاعاتی و نرم‌افزارهای سازمانی در سال‌های اخیر، مشکلات مطرح شده تا حدودی مرتفع شده است. پیش بینی می‌شود که در سال‌های پیش رو با تغییراتی که در سیستم‌های اطلاعاتی ایجاد می‌شود، این چالش‌ها به میزان قابل توجهی موضوعیت خود را از دست دهند.

چالش‌های سازمانی

 معرفی BPMS در سازمان به عنوان یک سیستم نرم‌افزاری جدیدی که بسیاری از عملیات‌ها را با تغییرات جدی مواجه می‌کند، روی بخش گسترده‌ای از سازمان تأثیرگذار است. این امر مؤکد آن است که معرفی BPMS  از منظر سازمانی موضوع چالش برانگیزی است. ذینفعان مختلف با علایق متفاوت و بعضاً متناقض نیاز به هماهنگ شدن دارند؛ ولی از آنجایی که اهداف عملکردی آن‌ها متفاوت بوده و در جهت دستیابی به منابع مختلف سازمانی رقیب یکدیگر محسوب می‌شوند، هماهنگی آن‌ها با یکدیگر در بسیاری از اوقات به یک مسئله چالشی و مانعی بر سر راه پیاده سازی موفق BPMS تبدیل می‌گردد. شناسایی و شفاف سازی وضع موجود فرآیندها و چگونگی اجرای آن‌ها، معمولا به خودی خود یک چالش بزرگ در سازمان‌ها به شمار می‌رود و ممکن‌ است حتی ماه‌ها به طول بیانجامد. علت بروز این امر این است که افراد تمایلی به شفاف شدن کارهایی که انجام می‌دهند و نحوه انجام آن کارها را ندارند و به همین خاطر نیز هنگامی که نقش خود را در یک فرآیند تشریح می‌کنند، ممکن است اطلاعات ناقص و حتی غلط را در اختیار تحلیلگر قرار دهند.

عامل دیگری که به پیچیدگی این موضوع افزوده می‌کند این است که سازمان‌ها به مانند یک موجود پویا هستند. این موضوع بسیار متداول است که در طول فرآیند پیاده‌سازی BPMS در سازمان که ممکن است ماه‌ها به طول بیانجامد، قواعد سازمانی تغییر می‌کنند، واحدهای سازمانی جدید اضافه شده یا واحدها با هم ادغام می‌شوند، مسئولیت‌های افراد تغییر می‌کند، محصولات جدیدی به سازمان اضافه می‌شود یا بازار هدف دیگری برای سازمان در نظر گرفته می‌شود. این رویدادها موضوعاتی هستند که باید در هنگام پیاده‌سازی BPMS به آن‌ها توجه شود. به همین خاطر تجربه نشان داده است که پیاده سازی تدریجی BPMS احتمال موفقیت بیشتری نسبت به پیاده سازی سریع که به آن استراتژی بیگ بنگ نیز می‌گویند، دارد.

موضوع «کارکنان» در پیاده سازی BPMS موضوعی است که باید به آن توجه ویژه‌ای شود؛ چون معرفی این سیستم نرم افزاری، سازمان را با تغییرات گسترده و قابل اهمیتی مواجه می‌کند که می‌تواند از منظر مباحث مدیریت تغییر مورد بررسی قرار بگیرد. از آنجایی که BPMS تمام اقدامات مرتبط با فرآیندها را ضبط و نگهداری کرده و قابلیت ردیابی رویدادها را برای مدیران ایجاد می‌کنند، ممکن است کارکنان قدری در این زمینه نگران باشند و احساس کنند زیر ذره‌بین مدیران خود قرار خواهند گرفت. پیش از آنکه BPMS به طور کامل پیاده سازی شود و افراد مجبور به استفاده از آن شود، باید این امکان را فراهم کرد تا آن‌ها کار کردن با این سیستم را تجربه کرده و قدری با آن مأنوس شوند.