یکی از موضوعات اساسی در بهره گیری سازمان‌ها از سیستم‌های اطلاعاتی موضوع چگونگی پیاده سازی این سیستم‌ها است. امروزه در بسیاری از سازمان‌ها سیستم‌های اطلاعاتی متعددی وجود دارد که تصمیم‌گیری جهت ورود یک سیستم جدید را با دشواری و پیچیدگی مواجه می‌کند. در بسیاری از اوقات، پس از اخذ تصمیم جهت استفاده از BPMS در سازمان توسط مدیران، این سؤال مطرح می‌شود که گام‌های اجرایی جهت پیاده‌سازی آن چیست؟ چه اقداماتی موردنیاز است؟ پاسخ این سؤالات می‌تواند در برنامه‌ریزی سازمان جهت تخصیص منابع نیز تأثیرگذار باشد. در این مقاله سعی شده است تا به صورت عمومی، گام‌های اجرایی جهت پیاده سازی BPMS در یک سازمان مورد بررسی قرار بگیرد.
متدولوژی پیاده سازی BPMS در شکل زیر مشاهده می‌شود. لازم به ذکر است که گام‌های اول تا سوم این متدولوژی باید تنها یک بار در هر سازمان به انجام رسد. اما از گام چهارم تا هفتم، به ازای هر فرآیند باید اجرا شود. به عبارت دیگر، پس از تشکیل تیم‌ها و تعیین تقش‌ها، برای هر فرآیند توسط تیم‌های تشکیل شده گام‌های چهارم تا هفتم انجام خواهد شد.
گام اول: انتخاب فروشنده
اولین موضوع در پیاده سازی هر سیستم نرم افزاری، انتخاب فروشنده محصول موردنظر است. در این گام باید برمبنای تحقیقات انجام شده در رابطه با هریک از فروشندگان، قابلیت‌ها و خدمات قابل ارائه توسط هریک از نرم‌افزارها و قیمت آن‌ها، محصول موردنظر انتخاب و خریداری شود. در این گام باید معیارهای انتخاب برمبنای اهداف سازمان از خرید BPMS، شرایط و محدودیت‌های سازمانی، قابلیت‌های موردنیاز تعیین شده و سپس فروشندگان برمبنای آن‌ها اولویت بندی شوند. استفاده از گزارشات معتبری که در آن‌ها نرم‌افزارهای مختلف رتبه بندی شده‌اند نیز اجرای این گام را با سهولت بیشتری مواجه می‌کند. یکی از تصمیمات قابل اتخاذ در این گام، استفاده از محصولات متن باز و یا محصولات تجاری است.
گام دوم: اولویت بندی فرآیندها
پس از خرید و نصب نرم افزار BPMS، نوبت به اولویت بندی فرآیندها می‌رسد. از آنجایی که پیاده سازی فرآیندها در BPMS منجر به تغییرات زیادی در سازمان می‌شود، نمی‌توان به یک باره تمام فرآیندها را وارد فاز پیاده سازی در BPMS کرد. زیرا این امر سازمان را با ریسک زیادی مواجه می‌کند و مقاومت بدنه سازمان در برابر این حجم از تغییر ممکن است پیاده سازی سیستم را با شکست مواجه کند. به همین خاطر لازم است تا ابتدا فرآیندها اولویت بندی شده تا برمبنای اولویت وارد فاز پیاده سازی شوند. این اولویت بندی برمبنای معیارهای متفاوتی از جمله سهولت تغییر، همکاری مجریان فرآیند، هزینه تغییر فرآیند، آماده بودن مستندات و موارد مشابه انجام می‌گردد. در این گام می‌توان اولویت بندی را برمبنای گروه‌های فرآِیندی انجام داد و به ترتیب اولویت، گروه‌ها را وارد فاز اجرایی کنند.
گام سوم: تعیین نقش‌ها و تشکیل تیم
همانطوز که در گام پیشین گفته شد یکی از ملاحظات مهم در پیاده سازی نرم افزارهای جدید در سازمان و به ویژه BPMS، موضوع مدیریت تغییر است. از طرفی دیگر نیز به علت تخصصی بودن فرآیندها و نیاز به دانش تخصصی خبرگان، نیازمند حضور افراد خبره حوزه در فرآیند پیاده سازی است. هم چنین در این گام از آنجایی که BPMS یک سیستم نرم افزاری نیازمند کدنویسی اندک است، در تیم‌های پیاده سازی باید کارشناس آشنا با برنامه نویسی حضور داشته باشد. با این اوصاف، باید تیم‌های متشکل از متخصصین مدیریت تغییر و فرهنگ سازی و آموزش، خبرگان حوزه و کارشناسان برنامه نویسی تشکیل شود. هم چنین نقش هریک از افراد در تیم و شرح وظایف آن‌ها باید به صورت شفاف و دقیق مشخص شود. درصورتی که اولویت بندی برمبنای گروه‌های فرآیندی انجام شده باشد، تیم‌ها نیز به ازای گروه فرآیندها تشکیل خواهند شد.
گام چهارم: شناسایی جریان کار، جریان داده، مستندات پشتیبان، قوانین و شاخص‌های فرآیندی
شاید بتوان گفت این گام مهم‌ترین گام اجرایی پیاده سازی BPMS است. ورودی‌های سیستم در این گام تعیین خواهد شد. شناسایی گردش کار و تدوین مدل فرآیند اولین اقدامی است که در این گام به اجرا می‌رسد. درصورتی که فرآیندهای موردنظر پیش‌تر مستند شده باشند، در این گام تنها صحت و به روز بودن اطلاعات مندرج در مستندات بررسی خواهد شد. هم‌چنین گردش داده و اطلاعات نیز در کنار گردش کار باید تدوین شود. درصورتی که اجرای فرآیند نیازمند فرم الکترونیک باشد، فرم مربوطه نیز در همین گام طراحی می‌گردد. جریان داده مدلسازی شده و هم چنین قوانین، آیین نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و دیگر مقررات مرتبط با فرآیند تعیین و گردآوری خواهد شد.
گام پنجم: پیاده‌سازی فرآیند در BPMS
پس از تدوین و طراحی تمامی ابعاد فرآیند، نوبت به پیاده سازی فرآیند در نرم افزار خریداری شده می‌رسد. همانطور که پیش‌تر گفته شد، پیاده سازی فرآیند در BPMS نیازمند اندکی کدنویسی در نرم افزار است. به عبارتی دیگر، BPMS ها را Low Code Solution می‌گویند. این گام می‌تواند در قالب خدمات خریداری شده در کنار خرید پکیج نرم افزار، توسط فروشنده نرم افزار به اجرا برسد. هم چنین کارکنانی از سازمان که دانش برنامه نویسی داشته باشند نیز می‌توانند پس از آموزش دیدن توسط فروشنده نرم افزار، پیاده سازی فرآیند را به اجرا برسانند.
گام ششم: اجرای آزمایشی و تست نتایج
پس از پیاده سازی فرآیند در BPMS نوبت به اجرای فرآیند می‌رسد. لازم است تا در این گام ابتدا یک دوره زمانی جهت اجرای آزمایشی مشخص شود تا در این دوره مشکلات احتمالی شناسایی گردد. پایش اجرای فرآیند در این گام توسط مسئول تیم پیاده سازی انجام خواهد شد. دریافت نظرات و پیشنهادات مجریان فرآیند نیز کمک شایانی به انجام اصلاحات احتمالی می‌کند. در این فاز نواقص در دو دسته نواقص مربوط به طراحی و نواقص مربوط به پیاده سازی تقسیم می‌شوند. نواقص مربوط به طراحی باید به خبرگان حوزه و نواقص مربوط به پیاده سازی باید به برنامه نویس ارجاع گردد.
گام هفتم: اصلاح
آخرین گام پیاده سازی فرآیند در سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، اصلاح نواقص و ایرادات کشف شده در فاز اجرای آزمایشی است. این نواقص باید توسط تیم‌های تشکیل شده برای فرآیندها مورد بررسی قرار گرفته و راهکارهای اصلاح آن‌ها پیشنهاد گردد. سپس تغییرات موردنیاز در سیستم اعمال شود. پس از انجام این امر، فرآیند وارد فاز اجرا بر روی BPMS می‌شود.
بدون دیدگاه