چکیده متن

با در نظر گرفتن منابعی که در دسترس هستند و فرآیندی که مجددا طراحی و آزمایش شده است، اکنون شما در وضعیتی هستید که آماده­‌ی پیاده­‌سازی فرآیند بازطراحی شده می­‌باشید. یعنی شما از این پس می­‌بایست از فرآیند جدید و بازطراحی شده در سازمان خود استفاده نمایید. بسیاری از متخصصان این حوزه بر این باورند […]

اشتراک گذاری

مشکلات و موانع پیاده‌سازی فرآیندهای کسب و کار


با در نظر گرفتن منابعی که در دسترس هستند و فرآیندی که مجددا طراحی و آزمایش شده است، اکنون شما در وضعیتی هستید که آماده­‌ی پیاده­‌سازی فرآیند بازطراحی شده می­‌باشید. یعنی شما از این پس می­‌بایست از فرآیند جدید و بازطراحی شده در سازمان خود استفاده نمایید.

بسیاری از متخصصان این حوزه بر این باورند که پیچیده‌­ترین فاز پروژه­‌های بهبود فرآیندهای کسب و کار، فاز پیاده­‌سازی می­باشد. لذا پیشنهاد می­‌گردد جهت افزایش شانس خود برای پیاده­‌سازی فرآیند بازطراحی شده، فاز پیاده­‌سازی رد در قالب دو گام زیر در نظر بگیرید:

  • فهم مشکلات و موانع پیاده­‌سازی
  • رونمایی از فرآیند جدید

فهم مشکلات و موانع پیاده‌­سازی

پیش از پیاده­‌سازی فرآیند بازطراحی شده، شناخت مشکلات و موانع عمومی در پیاده­‌سازی فرآیندها امری اجتناب ناپذیر است. ضمنا باید از خود و تیم خود این سوال را بپرسید که «آیا برای مقابله با این مشکلات و موانع کاری مشخصی انجام داده‌­اید؟». جدول زیر با عنوان «مشکلات و موانع عمومی در پیاده­‌سازی» مثال­‌هایی را نشان داده است.

از بسیاری از این مشکلات و موانع می­توان با انجام مجموعه­‌ای از اقدامات پیشگیری نمود. بطور مثال، شما می‌بایست اهمیت موضوع تغییر در فرآیندها را به اطلاع مدیران و کارکنان سازمان خود رسانده و آن­ها را در بازطراحی فرآیندها درگیر نمایید. در نظر داشته باشید که هر چه آن­ها در فاز بازطراحی بیشتر درگیر شوند، ارزش بازطراحی را بیشتر درک کرده و ضمنا در هنگام پیاده­‌سازی نیز پشتیبانی بیشتری می‌­نمایند. بطور مثال، درگیر کردن کارکنان سازمان در گام تست و آزمایش فرآیند جدید، باعث خواهد شد که آن­‌ها شدنی بودن فرآیند بازطراحی شده را درک نموده و آن­ها موافق پیاده­‌سازی گردند.

عنوان مشکل و مانعتوضیح و مثالراهکارهای پیشگیری
مقاومت کارمندانهر تغییری که در فرآیند ایجاد می‌نمایید بطور ضمنی این معنا را در بر دارد که کارکنان سازمان در گذشته به نحو اشتباهی کار خود را انجام می‌دادند. لذا شما باید منتظر مقاومت افراد در ایجاد تغییر باشید، مخصوصا زمانیکه مزایای این تغییر را به طور شفاف به آن‌ها بیان نشده باشد. احترام گذاشتن به دغدغه‌ی کارکنان از طریق نشان دادن این موضوع که فرآیند جدید چگونه مشکلات کارکنان در فرآیند قدیم را رفع می‌نماید. ضمنا باید به کارکنان نشان دهید که عمل کردن منطبق بر فرآیند جدید چه مزایایی را برای آن‌ها به همراه خواهد داشت. فراموش نکنید که می‌بایست حجم کاری کارکنان در فرآیند جدید را به‌صورت شفاف به آن‌ها بیان کنید.
مقاومت مدیراناگر فرآیند بازطراحی شده در واحدها و بخش‌های مختلف سازمان در حال گردش می‌باشد، در زمان پیاده‌سازی اختلافات بین واحدها نیز بالا خواهد گرفت. ممکن است مدیران بعضی از واحدها تمایلی به ایجاد تغییر در روند کارهایی که انجام می‌دهند نداشته باشند.این موضوع می‌بایست پیش از رسیدن به فاز پیاده‌سازی (در هنگام توسعه و تست فرآیند جدید) مورد بررسی قرار گیرد. مدیران باید متوجه شوند که با بکارگیری فرآیند جدید کار آن‌ها را ساده‌تر کرده و یا بهره‌وری را در واحد آن‌ها افزایش می‌دهد.
برای جلب پشتیبانی مدیران می‌بایست، مشکلاتی که به دلیل فرآیند فعلی وجود دارد را به آن‌ها گوشزد نمود. ضمنا می‌بایست به آن‌ها نشان داد که با بکارگیری فرآیند جدید واحد شما قادر خواهد بود تا با بهره‌وری بالاتری امور محوله را انجام دهد.
عدم وجود یک قهرمان برای الزامی ساختن تغییراتهر تغییری در فرآیندها نیاز به یک قهرمان دارد. قهرمان شخصی است که از پروژه‌ی تغییر در فرآیندها پشتیبانی اجرایی بعمل می‌آورد. در شرایطی که تغییرات فرآیندها گسترده است، شخص اول سازمان یا یکی از مدیران سطح بالای سازمان باید نقش قهرمان را بازی نماید.
قهرمان اختیارات و مسئولیت‌های مورد نیاز کارکنان جهت اجرایی شدن فرآیند جدید را به آن‌ها اعطا می‌نماید.
اگر یک پروژه‌ی بهبود فرآیند هرگز یک قهرمان نداشته باشد، اصلا آن پروژه نباید از ابتدا شروع بشود. ضمنا اگر در طول پروژه، قهرمان پروژه تغییر کرد و یا انگیزه‌های خود را از دست داد، حتما شما باید تمام ارزش‌هایی که برای آن کسب و کار از طریق پروژه‌ی بهبود فرآیندها ایجاد می‌شود را، به او یاداوری کنید.
ضمنا مطمئن شوید که قهرمان پروژه‌ی شما، پشتیبانی خود از پروژه را به طور علنی و واضح به اطلاع دیگر مدیران و کارکنان سازمان رسانده است. بدانید که ارسال یک ایمیل یا یادداشت کفایت نخواهد کرد. کارکنان باید ببینند که قهرمان شخصا درگیر پروژه شده است و برای اینکه پروژه به اهداف خود برسی تصمیماتی را شخصا اتخاذ می‌نماید.

منبع: کتاب Improving Business Process

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *