در مقاله حاضر به شناخت ممیزی فرآیندها و دلایل اهمیت آن پرداخته شده است. از سویی دیگر، لزوم اجرا و نتایجی که از پیاده سازی ممیزی فرآیندها در سازمان حاصل می‌شود، عنوان شده است.
ممیزی فرآیندها موضوعی پیچیده و بسیار مورد توجه است؛ چرا که گزارشی جامع از وضعیت سازمان از منظر فرآیندها به مدیران ارشد و میانی ارائه میکند. این اقدام از وضعیت کارائی و اثربخشی عملکرد سازمان حکایت داشته که مستقیماً بر ارزش و خروجی سازمان اثر گذار است.
ممیزی فرآیند کسب و کار روشی رسمی و فنی جهت ارزیابی این است که آیا فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان مدیریت می‌‌شوند یا خیر. با توجه به شرایط اقتصادی حاکم بر کشور، مدیران همه سطوح با تصمیمات سختی برای کاهش هزینه‌ها روبرو هستند اما کاهش هزینه‌ها در محل نادرست، می‌تواند به توانایی سازمان جهت ادامه تحقق انتظارات مشتریان، لطمه وارد کند و با کاهش احتمالی آن‌ها، به ضعف در نتایج کسب و کار منجر شود. بنابراین، هدف این است که در حالی که سازمان‌ها همچنان به ارائه خدمات عالی به مشتری می‌پردازند، کیفیت خدمات و محصولات خود را حفظ کنند و پاسخ در مدیریت فرآیند کسب و کار است. اما این کار نیز می‌تواند وقت گیر و هزینه بر باشد، بنابراین هنگامی‌که یک پروژه بهبود فرآیند کسب و کار آغاز می‌شود باید دانست کدام نقاط در اولویت بالاتری برای پیاده سازی و تمرکز قرار دارند. بعلاوه بایستی اطمینان کسب کرد فعالیت‌های بهبود یافته بازده سرمایه گذاری را چگونه فراهم مي‌کند. بنابراین از ممیزی فرآیندها استفاده می‌کنیم و ممیزان با شناسایی نقاطی که نتوانسته‌اند کارایی و اثربخشی مورد انتظار را فراهم آورند راه حل ارائه می‌کنند.
اجرای ممیزی فرآیندها اثرات مثبت فراوانی برای سازمان به همراه دارد که در ادامه بدان پرداخته خواهد شد.
- تجزیه و تحلیل ریسک و احتمال وقوع آن
- افزایش شفافیت فرآیندی در سازمان‌ها
- بررسی نقاط کنترلی در فرآیندها و روش‌های اجرایی اقدامات
- بررسی دوره‌ای فرآیندها و روش‌های اجرایی اقدامات
- دریافت اطلاعات لازم جهت تصمیم گیری در خصوص تغییرات برای فرآیند ها
ممیزی فرآیندهای کسب و کار به عنوان پشتیبانی برای تصمیم گیری مدیران سازمان‌ها تلقی می‌شود؛ چراکه اطلاعات درست و کاملی در خصوص عملکرد سازمان ارائه می‌دهد. به همین سبب توصیه می‌شود ممیزی فرآیندها به طور مداوم و یا حداقل در بازه زمانی مشخص در سازمان‌ها به اجرا در آید. این مسئله امری است که نمی‌توان آن را نادیده گرفت. ممیزی فرآیندها روشی استاندارد و تکنیکی برای آگاهی از وضعیت فرآیندی سازمان با در نظرگیری استراتژی‌های سازمان و اهداف سازمان می‌باشد؛ چرا که ممیزی فرآیندها از عملکرد فرآیند بر طبق استانداردهای تدوین شده با در نظرگیری استراتژی سازمان، گزارشی ارائه میکند. همچنین به کمک خروجی‌ها و نتایج بدست آمده از ممیزی فرآیند ها، نیازمندی به اجرای اقدامات اصلاحی تعیین می‌شود. از سویی دیگر نتایج ممیزی فرآیندها اگر مبنی بر تأیید اجرای اقدام یا فرآیندی در سازمان باشد به عنوان ضمانت اجرای درستی آن نیز شناخته می‌شود که تضمین کننده ایجاد ارزش برای مشتریان فرآیند است.
با اجرای ممیزی فرآیندها سازمان از ناهنجاری‌های موجود و میزان اجرای بهبود مستمر در سازمان مطلع شده و امکان تعریف پروژه‌های بهبودی، کنترل ریسک، فرهنگ سازی اجرا و بهبود فرآیندها، افزایش شفافیت در سازمان، آموزش کارکنان و تصمیم سازی برای مدیران فراهم می‌شود. اجرای ممیزی فرآیند ها به کمک مدل های مختلف همچون APQC در سازمان‌ها به اجرا در می‌‌‌‌‌‌‌آید که در مقالات بعدی بدان پرداخته خواهد شد.
سیما قربانی
بدون دیدگاه