پیاده سازی فرآیند های کسب و کار

پیاده سازی فرآیند های کسب و کار همواره یکی از چالش های اصلی و مورد توجه فعالین این حوزه و متولیان سیستم ها و روش ها در سازمان هاست. اما گام های اجرایی پیاده سازی فرآیند ها چگونه است؟ صرفا با خرید BPMS  این مسئله در سازمان امکان پذیر خواهد شد؟ خرید BPMS  جهت پیاده سازی فرآیند ها کافی است؟

این سوالات، تعداد کمی از سوالاتی است که سازمان در زمان پیاده سازی فرآیند با آن روبرو هستند. این پرسش های متداول و پر اهمیت سبب شده، در این مقاله سعی شده است با بهره گیری از چند منبع معتبر در خصوص پیاده سازی فرآیند ها، مطلبی جامع و کاربردی در خصوص این گام از چرخه مدیریت فرآیند های کسب و کار تدوین و در اختیار کاربران قرار گیرد.

این مقاله سعی خواهد کرد در خصوص پیاده سازی فرآیند ها و بهره گیری از BPMS ها در سازمان مطالبی را عنوان کند.

یکی از گام های انتهایی در بهره گیری از چرخه مدیریت فرآیند های کسب و کار، پیاده سازی فرآیند هاست. هماهنطور که در تصویر زیر قابل مشاهده است، در هر دور پیاده سازی چرخه مدیریت فرآیند های کسب و کار، پیاده سازی فرآیند ها آخرین مرحله می باشد، چرا که نیازمند این مهم، شناسایی ، مستند سازی ، تحلیل و بهبود فرآیند ها می باشد.این مسئله از جمله گام های اصلی و پر اهمیت در بهره گیری از مدیریت فرآیند های کسب و کار می باشد. سوالات و ابهامات مختلفی در این خصوص برای سازمان ها مطرح می باشد که از جمله آن می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• پیاده سازی فرایند های کسب و کار چگونه است؟
• صرفا با بهره گیری از BPMS ها این مسئله امکان پذیر است؟
• امکان پیاده سازی دستی فرآیند ها وجود ندارد؟

و بسیاری سوالات دیگر از این دست.

در این مقاله سعی شده است به برخی از پرسش های این چنینی که راهکاری کلی و جامع برای تمامی سازمان ها، فارغ از نوع سیستم خریداری شده و فرآیند های موجود، پاسخ داده شود.

راهکارهای مختلفی جهت پیاده سازی فرآیند ها در سازمان ها وجود دارد که یک دسته ‌بندی کلی در این خصوص، پیاده سازی دستی و دیگری پیاده سازی مکانیزه فرآیند ها می باشد. اما آنچه از اهمیت بالایی برخورددار است گام های ابتدایی تا رسیدن به پیاده سازی دستی یا مکانیزه فرآیند ها می باشد.

چند گام اساسی در این مهم وجود دارد که باید مورد توجه قرارگیرد.

• ابتدا فرآیند طراحی/ باز طراحی شده باید تصویب شده و از طریق مقام‌ های ارشد سازمان به بدنه کارشناسی و به ویژه ذی نفعان آن فرآیند ابلاغ می‌شود.
• فرآیند طراحی/ بازطراحی شده باید به تمامی ذی نفعان آن آموزش داده شود تا تمامی گام های اجرایی فرآیند شفاف گردد.
• گام انتهایی پیاده سازی دستی یا مکانیزه فرآیند است. منظور از پیاده سازی دستی فرآیند ها، تدوین اسناد پشتیبان فرآیند ها همچون دستورالعمل، روش اجرایی، فرم‌ ها و … است. با جاری سازی این اسناد، به ویژه فرم ها که گام های اجرایی فرآیند ها را پشتیبانی می‌کنند، اجرای یکپارچه و یکسان فرآیند در سازمان نهادینه خواهد شد. از جمله فرم های طراحی و بکارگرفته شده در سازمان ها، فرم مرخصی، فرم‌ ماموریت، فرم دستور خرید و فرم روکش صورت وضعیت و … است. اما رویکرد دیگر در پیاده سازی فرآیند ها، بهره‌گیری از BPMS  ها است.

گام های مختلفی جهت پیاده سازی فرآیند ها به کمک BPMS   باید طی شود تا موفقیت در این زمینه حاصل گردد. در این مقاله برخی از این گام‌ ها که اهمیت بالایی دارند را با یکدیگر مرور خواهیم نمود.

گام اول : در این مهم، نخستین مسئله، انتخاب فرآیند جهت پیاده سازی است. در این مرحله نباید بلند پروازانه عمل کرد و به فکر پیاده سازی تمام یا بخش وسیعی از فرآیند ها در سامانه‌ های اطلاعاتی بود چرا که ریسک شکست و عدم دستیابی به نتیجه مد نظر را افزایش خواهد داد. حتی برخی صاحب نظران حوزه مدیریت فرآیند های کسب و کار بر این باورند که گاها امکان پیاده سازی تمام گام های فرآیند منتخب در BPMS  موجود در سازمان فراهم نبوده و می‌توان این اقدام را در خصوص یک فرآیند، مرحله به مرحله حداکثر طی 90 روز به اجرا در آورد. این مرحله بهره‌گیری از BPMS ها طی پیاده سازی پایلوت یک فرآیند در سازمان است.

گام دوم : پس از پیاده سازی فرآیند به صورت آزمایشی منتظر تغییرات پیشنهادی از سوی کاربران، اشکالات احتمالی موجود و … باشید چرا که این مرحله اجتناب ناپذیر بوده و سبب جاری سازی هر چه بهتر فرآیند ها و رفع مشکلات موجود در آن ها خواهد شد.

گام سوم : معیار اندازه‌گیری عملکرد فرآیند را در BPMS  تعریف کرده و در بازه‌ های زمانی مشخص اندازه‌گیری کنید؛ علاوه بر این SIPOC هر فرآیند را نیز تعریف کرده و در اختیار ذی نفعان قرار دهید. نتایج حاصل از اندازه‌گیری عملکرد دوره‌ای فرآیند ها را با نتایج مورد انتظار مقایسه کرده و تحلیل کنید و نتایج و تحلیل آن را در اختیار مجریان و ذی نفعان فرآیندی به ویژه مالک فرآیند قرار دهید.

گام چهارم : برای تحلیل وضعیت فرآیند و اصلاح و بهبود آن برنامه ریزی کنید. به طور دوره‌ای در بازه زمانی مشخص نتایج حاصل از شاخص ‌های اندازه‌گیری عملکرد فرآیند را تحلیل کنید. در صورت نیاز تغییرات لازم بر اساس نتایج تحلیل را با ذی نفعان فرآیندی مورد بررسی قرار دهید و شرایط لازم جهت پیاده سازی آن را مد نظر قرار دهید. بازه زمانی ‌های مقرر با ذی نفعان فرآیند به ویژه مالک فرآیند دیدار کرده و نظرات ایشان در خصوص فرآیند ها، پیاده سازی آن ها و اسناد پشتیبان فرآیندی و … دریافت و بررسی کنید. این یکی از ورودی‌های اصلی جهت بهبود فرآیند ها می باشد.

گام پنجم : بهره ‌گیری از سامانه و اسناد فرآیندی را به مجریان فرآیندی، مالکان فرآیندی و تمامی افراد درگیر در فرآیند آموزش دهید. تغییرات فرآیندی و سامانه‌ای را به خاطر هزینه بالای آموزش و پشتیبانی،  کوتاه نکنید؛ چرا که با صرفه جویی حاصل از بهبود فرآیند، این هزینه تحمیل شده جبران خواهد شد.

گام ششم : بهترین فرآیند ها نیز قابلیت رد شدن از سوی کاربران را دارند؛ چرا که اولین واکنش افراد به فرآیند ها، فارغ از محتوا و ماهیت آن ها، ظاهر فرآیند، سادگی اجرا و … است. لذا از اشکال و طرح ‌های مختلف جهت اجرای فرآیند استفاده کنید که کاریر بداند با اجرای فعالیت خود در کدام گام اجرایی از فرآیند قرار دارد. علاوه بر این راهنمای کاربری در خصوص فرآیند و سامانه را به راحتی در اختیار کاربر قرار دهید.

گام هفتم و آخر : صرفا برای شرایط حال طراحی نکنید، تغییرات احتمالی آینده را در نظر بگیرید که چه نوع تغییری ممکن است در آینده رخ دهد.