معمولا در سازمان‌های ارائه‌دهنده خدمات IT، گلوگاه‌هایی که بیشترین عوارض را ایجاد می‌کنند، پنهان هستند. ممکن است شما در سازمان خود احساس کنید که میزان بهره‌وری پایین است، اما بدونِ استفاده از داده، نمی‌توانید فرض خود را اثبات کنید. در این مواقع تکنولوژی‌های فرآیندکاوی به کمک شما می‌آیند تا بتوانید نقاط ناکارآمد را شناسایی کرده و آن‌ها را بهبود دهید. به عنوان مثال فرض کنید حجم تیکت‌های ورودی زیاد شود و شما تصمیم بگیرید فرآیند مربوط به آن را بهبود دهید. در چنین موقعیتی فرآیندکاوی به کمک شما می‌آید تا محل‌هایی از فرآیند که زمان زیادی را تلف می‌کند را شناسایی کرده تا بتوانید استراتژی‌های بهبود را طراحی کنید. هم‌چنین فرآیندکاوی داده‌ای را در اختیار شما می‌گذارد که بتوانید به کمک آن‌ها سؤالات مهمی را در ارتباط با کسب‌وکار سازمان پاسخ دهید. به عنوان مثال:
- چه ناکارآمدی‌هایی وجود دارد و چگونه می‌توان آن‌ها را بهبود داد؟
- چه حوادثی را باید بلافاصله پس از وقوع تشخیص داد و نسبت به رفع آن‌ها اقدام نمود؟
- توجه به چه فعالیت‌هایی جهت بهبود فرآیند در اولویت هستند؟
- کدامیک از فعالیت‌ها منجر به کاهش شفافیت و اتخاذ تصمیمات غلط و اتلاف هزینه می‌گردد؟
پاسخ دادن به این سؤالات نیازمند اطلاعات دقیقی از فرآیند است که در اختیار داشتن آن‌ها می‌تواند وضعیت کسب‌وکار سازمان را با تحول مواجه کند. تغییراتی که از طریق فرآیندکاوی در سازمان‌های ارائه دهنده خدمات IT ایجاد می‌شود به شرح زیر است:
- کاهش هزینه:
تکنولوژی فرآیندکاوی به شما کمک می‌کند تا ناکارآمدی‌ها، گلوگاه‌ها و نقاط مستعد خودکارسازی را شناسایی کرده و از طریق آن‌ها هزینه فرآیند را کاهش دهید.
- سهولت ایجاد Shift Left:
در سازمان‌هایی که از فرآیندکاوی استفاده می‌کنند، به علت افزایش رزولوشن فرآیند، افراد در زمان کمتری راه حل مسائل را کشف می‌کنند و shift left کردن با سهولت بیشتری انجام می‌شود. به عبارت دیگر، در افراد بینشی ایجاد می‌شود که بوسیله آن مناسبترین محل برای shift left را شناسایی خواهند کرد.
- کسب نیازمندی‌های SLA:
گاهی از اوقات در سازمان با شرایطی مواجه می‌شوید که انبوهی از تیکت‌ها دریافت شده و منابع محدودی در بخش میز خدمت در اختیار است. در این شرایط فرآیندکاوی به شما کمک می‌کند تا با استفاده از سریع‌ترین مسیر فرآیند، بتوانید پاسخگوی SLA باشید.
- کاهش تعداد Multi-Hop:
Multi-hop ها منجر به ایجاد ناکارآمدی در فرآیند شده و بهره‌وری را کاهش می‌دهند. تکنولوژی فرآیندکاوی سازمان‌ها را در شناسایی و به حداقل رساندن توانمند می‌سازد.
- افزایش شفافیت
یکی از موضوعات چالش برانگیز سازمان‌ها، عدم شفافیت وضعیت فعالیت‌ها در طول فرآیند است. دستیابی به شفافیت بسیار زیاد در میز خدمت و در پی آن جذب مشتریان مناسب و موردنظر با حداقل هزینه، از طریق فرآیندکاوی حاصل خواهد شد.
نیلوفر شکیب
بدون دیدگاه