در این مقاله به تعدادی از اقدامات مهم جهت پیادهسازی فرآیندهای طراحی یا بازطراحی شده در سازمان اشاره خواهد شد که سبب تسهیل در پیادهسازی و دستیابی به نتایج از پیش تعیین شده است.
رونمایی از فرآیند جدید
زمانی که شما آمادهی پیادهسازی فرآیند جدید هستید، میبایست اقدامات زیر را انجام دهید:
-
ارتباط برقرار کنید؛
در خصوص فرآیندی که میخواهید پیادهسازی نمایید، به همگان اطلاع رسانی نمایید. به تمام افراد اعم از مدیران، کارکنان و تمام اشخاصی که درگیر فرآیند مورد نظر هستند بگویید که فرآیند چیست؟ چرا به این فرآیند جدید نیاز است؟ چه چیزهایی در این فرآیند تغییر کرده و بهتر شده است؟ چه کسانی در پروژهی بهبود این فرآیند درگیر بودهاند؟ و اگر فرآیند جدید پیادهسازی شود، چه اتفاقی در سازمان خواهد افتاد؟
-
آموزش دهید و آشنا نمایید؛
برای افراد درگیر در فرآیند، از طریق نقش بازی کردن، تمرین و شبیهسازی فهم دقیقتری در خصوص چگونگی کارکرد فرآیند جدید ایجاد نمایید. فراموش نکنید که شما در فاز 3 نیز از تکنیکهای نامبرده شده جهت بازطراحی فرآیند استفاده نمودهاید، اکنون نیز برای تست و آزمایش فرآیند جدید نیز میتوانید از این تکنیکها استفاده نمایید. بطور مثال، اگر تصمیم گرفتید تا فرآیندی را تمرین نمایید، از افرادی که در فرآیند مورد نظر کار میکنند بخواهید تا فرآیند جدید را تجربه کرده و مشکلات احتمالی موجود در فرآیند را بیان کنند. در طول تمرین به دقت به دنبال مشکلات باشید و تصمیم بگیرید که آنها را چگونه رفع نمایید.
-
بصورت آزمایشی پیادهسازی کنید؛
اگر هنوز فکر میکنید که احتمالا مشکلاتی در فرآیند جدید وجود دارد که میبایست جهت رفع آنها کار کرد، ابتدا فرآیند جدید را بصورت آزمایشی پیادهسازی نمایید. در طول پیادهسازی آزمایشی شما قادر خواهید بود که فرآیند جدید را در یک محدودهی کوچک و تحت کنترل پیادهسازی نمایید. بطور مثال، میتوانید فقط یک گروه خاص از مشتریان را در این فرآیند درگیر نمایید، یا فقط در یک یا چند منطقهی فروش مشخص، این فرآیند را پیادهسازی نمایید، یا تنها برای یک دستهی مشخصی از محصولات خود این فرآیند را پیادهسازی نمایید. ضمنا شما میتوانید زمان پیادهسازی آزمایشی را نیز محدود نمایید. بطور مثال فقط برای یک ماه فرآیند جدید را پیادهسازی نموده و میزان اثربخشی آن را بررسی نمایید. فراموش نکنید که پیادهسازی آزماشی از آنجا که با مشتریان، محصولات و خدمات واقعی شما سروکار دارد، نسبت به تکنیکهای نقش بازی کردن، تمرین و شبیهسازی دارای ریسک بیشتری میباشد. اما اگر شما پیادهسازی آزمایشی را به دقت زیر نظر بگیرید، میتوانید به سرعت مشکلات پیش آمده در فرآیند را رفع نمایید. دیگر مزیت پیادهسازی آزمایشی آنست که افرادی که در پیادهسازی آزمایشی فرآیند جدید درگیر شدهاند میتوانند به دیگر افراد درگیر در فرآیند در هنگام پیادهسازی اصلی کمک نموده و آنها را راهنمایی نمایند.
-
پیادهسازی نمایید؛
بصورت عمومی بیان کنید که از این به بعد فرآیند مورد نظر منطبق با تغییرات جدید در سازمان پیادهسازی خواهد شد. به محض پیادهسازی فرآیند جدید، آماده باشید تا دادههای مورد نیاز جهت اندازهگیری عملکرد فرآیند جدید را جمعآوری نمایید. ضمنا در دسترس کارکنان سازمان باشید تا سوالات احتمالی آنها در خصوص تغییرات ایجاد شده در کارهای آنها را توضیح دهید. فراموش نکنید که یک منحنی یادگیری وجود دارد که افراد در طول زمان تغییرات را خواهند آموخت و باید به کارکنان سازمان زمان داد تا خود را با فرآیند جدید وفق دهند.
-
گذشته را فراموش نمایید؛
تمام چیزهایی که به فرآیند قدیم مربوط میباشد را از بین ببرید، زیرا این چیزها باعث میشود که کارکنان سازمان با استفاده از آنها منطبق بر فرآیند قدیم رفتار نمایند. فرمهای قدیمی، تجهیزات قدیمی، نمادهای قدیمی از جمله چیزهایی هستند که میتوانند کارکنان سازمان را ترغیب کنند تا طبق عادت قبلی خود عمل کنند. جمعآوری این قبیل اقلام از سازمان میتوانند یکی از جدیترین نشانههای شروع پیادهسازی فرآیند جدید باشد.
ترجمه و تنظیم: سیما قربانی
بدون دیدگاه